Документи Google не має захаращеної стрічки, переповненої функціями, які ви знайдете в Microsoft Office, але у неї є чимало корисних прийомів. Ви можете ніколи не знайти ці функції, якщо не підете їх шукати.
Google веб-офісний пакет дозріла протягом багатьох років і тепер пропонує все, починаючи від офлайн-доступу та закінчуючи підтримкою сторонніх надбудов. Це все ще простий у використанні офісний пакет, який працює скрізь із чудовими функціями спільної роботи в режимі реального часу.
Увімкнути автономний доступ
Документи Google можуть робота в автономному режимі . Це дозволяє створювати нові документи, продовжувати роботу з поточними документами та навіть просто переглядати документи, коли у вас немає з’єднання з Інтернетом. Коли ви знову під’єднаєтесь до Інтернету, ваші зміни будуть синхронізовані в Інтернеті.
Для цієї функції потрібен Google Chrome, тому він працює на Windows, Linux, Mac OS X та Chromebook. Щоб налаштувати це, відкрийте веб-сайт Google Drive , натисніть кнопку шестірні у верхньому правому куті сайту та натисніть Налаштування. На панелі «Загальне» переконайтеся, що параметр «Синхронізувати свою роботу з цим комп’ютером, щоб можна було редагувати в автономному режимі», натисніть кнопку Готово. Щоб користуватися Документами Google у режимі офлайн, просто поверніться на веб-сайт Google Drive у Chrome, коли у вас немає з’єднання з Інтернетом.
Співпрацюйте в режимі реального часу
ПОВ'ЯЗАНІ: Як співпрацювати над документами через Інтернет
Документи Google мають краще функції співпраці ніж настільна версія Microsoft Office. Ви можете співпрацювати в режимі реального часу, і всі, хто має доступ до документа, зможуть відразу редагувати його. Ви побачите в документі курсори інших людей і зможете спостерігати, як вони друкують у режимі реального часу.
Клацніть Файл> Поділитися, щоб розпочати спільний доступ до документа. Ви можете запросити окремих людей за їх електронними адресами або дозволити будь-кому, хто має спеціальне посилання на документ, редагувати його.
Спільний доступ стосується не лише редагування - функція Спільний доступ може дозволити вам поділитися документом з одним або кількома людьми, щоб вони могли його переглянути. Вони завжди матимуть останню копію, тож це може бути зручніше, ніж надсилати файл електронною поштою. Ви також можете дати людям можливість залишати коментарі до документа, щоб ви могли отримати їхні введення, не дозволяючи їм змінювати ваш документ.
Опублікуйте документ
Документи Google дозволяють швидко опублікувати документ в Інтернеті. Просто натисніть Файл> Опублікувати в Інтернеті та натисніть кнопку Почати публікацію. Ви отримаєте загальнодоступне посилання на документ в опублікованій формі, щоб ви могли поділитися ним з іншими людьми, і вони зможуть його переглянути. Вам не потрібно десь розміщувати документ на власних серверах.
Ця функція відокремлена від функції спільного доступу. Коли документ опубліковано, кожен, хто має посилання, може його переглянути. Коли ним ділиться, ним можна ділитися лише з кількома людьми. Коли люди отримують доступ до спільного документа, вони бачать редактор Документів Google. Коли вони отримують доступ до опублікованого документа, вони бачитимуть його як типову веб-сторінку.
Перейдіть до Наступна помилка / Попередня помилка
Для швидкого виправлення помилок використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + ‘, щоб перейти до наступної друкарської помилки в поточному документі та Ctrl +; щоб перейти до попередньої друкарської помилки. Це дозволяє швидко виправляти помилки, не прокручуючи поточний документ і не шукаючи тих червоних підкреслення.
Документи Google також нещодавно отримали функцію перевірки правопису, яка дозволяє швидко переглядати проблеми в поточному документі - функції, якої вона довго не мала - просто натисніть Інструменти> Перевірка орфографії, щоб скористатися нею.
Шукати та вставляти посилання
Документи Google включають потужність пошуку Google, щоб допомогти вам легко вставляти посилання у ваш поточний документ. Замість того, щоб відкривати нову вкладку браузера та шукати сторінку, на яку потрібно посилатись, ви можете шукати безпосередньо з діалогового вікна посилання. Для цього натисніть Вставити> Посилання. Введіть пошук у діалоговому вікні, і Google відобразить сторінки, які відповідають вашому пошуку - натисніть одну, щоб створити посилання на вибрану адресу.
Налаштуйте стилі тексту
Замість того, щоб вручну форматувати кожен біт тексту у документі, вам слід відформатувати текст із використанням стилів. Це означає, що замість того, щоб встановлювати для всіх ваших заголовків певний розмір шрифту та жирний текст, слід просто клацнути поле стилю та встановити для них “Заголовок 1.”
Ви також можете легко редагувати налаштування шрифту, що використовуються для різних стилів. По-перше, відформатуйте текст, щоб використати той тип форматування, який ви хочете використовувати для стилю. Виділіть цей текст, клацніть поле стилю у верхній частині екрана та клацніть стрілку праворуч від стилю, який потрібно змінити. Клацніть на опцію «Оновити назву назви стилю», щоб цей стиль використовував вибраний тип форматування.
Щоб зберегти ці персоналізовані стилі та використовувати їх в інших документах, натисніть меню «Параметри» внизу списку і виберіть «Зберегти як мої стилі за замовчуванням».
Керуйте своїм особистим словником
Якщо Документи Google вважають, що слово є друкарською помилкою, але ви знаєте, що воно правильне, клацніть правою кнопкою миші підкреслене слово та виберіть Додати до особистого словника. Потім можна натиснути Інструменти> Особистий словник і відредагувати список слів у своєму особистому словнику. Якщо ви випадково додасте до цього списку неправильно написане слово, вам доведеться видалити його звідси, перш ніж Google знову попередить вас про це.
Цей параметр є досить недавньою функцією - раніше Документи Google не дозволяли видаляти слова, додані до цього списку. Можливо, ви захочете поглянути на список і переконатися, що раніше не випадково додавали до нього неправильні слова.
Скопіюйте та вставте за допомогою веб-буфера обміну
Документи Google мають функцію веб-буфера обміну, якою вона ділиться в Документах Google, Таблицях і Презентаціях. Цей буфер обміну пов’язаний з вашим обліковим записом Google, тому він буде стежити за вами на всіх комп’ютерах, якими ви користуєтесь. На відміну від звичайного буфера обміну операційною системою, веб-буфер обміну може містити кілька елементів. Буфер обміну підтримує текст, зображення, малюнки та інші фрагменти даних із документів Google.
Щоб скористатися цією функцією, виділіть текст, натисніть Редагувати, скористайтеся меню Веб-буфер обміну. Це найкращий спосіб копіювати деякі типи даних, наприклад, креслення, між різними типами документів Google. Елементи, які ви зберігаєте у своєму веб-буфері, буде очищено через 30 днів, якщо ви не взаємодієте з ними.
Використовуйте інструмент дослідження
Документи Google містять бічну панель, призначену для дослідження - відкрийте її, натиснувши Інструменти> Дослідження. Ця бічна панель дозволяє шукати зображення, цитати та веб-результати, щоб ви могли легко вставити їх у документ. Це також полегшує пошук академічних досліджень та швидке вставлення відповідних виносок або посилань для форматів цитування MLA, APA чи Чикаго. Ви також можете швидко вставити цитати до веб-результатів - це може бути простий спосіб створити бібліографію для шкільної роботи.
Встановіть доповнення
Додатки - досить нова функція. Це сторонні біти програмного забезпечення, створені за допомогою Google Apps Script. Ви можете встановити їх, натиснувши Інструменти> Керування доповненнями. Потім їх можна використовувати з меню Додатки.
Наприклад, ви можете встановити надбудову «Тезаурус», яка дозволяє виділити будь-яке слово та натиснути Додатки> Тезаурус> Знайти синоніми для Вибраного слова, щоб переглянути синоніми під час написання документа. Інші доповнення включають простий творець бібліографії, інструмент діаграмування та генератор змісту.
Документи Google також мають більше хитрощів. Меню Файл> Завантажити як особливо корисне, що дозволяє завантажувати ваш документ у багатьох різних форматах. Ви можете завантажити його у форматі PDF або як документ Microsoft Office, якщо вам потрібно надіслати документ або надіслати його електронною поштою у певному форматі файлу.
