Você não precisa ser um escritor especialista para compor um email. No entanto, há muitas coisas a considerar ao escrever e -mails, especialmente para comunicações comerciais . Aqui estão várias regras de etiqueta por e -mail a serem lembradas para suas mensagens profissionais.
Os campos de e -mail
Verifique duas vezes os endereços dos destinatários
Digite uma linha de assunto concisa
Inclua CC e BCC quando garantido
O corpo da mensagem
Adicione uma saudação
Use uma fonte fácil de ler
Inclua uma assinatura
Tom e profissionalismo
Ter cuidado com bonés e formatação
Mantenha o humor e o emoji ao mínimo
Adicione os anexos necessários
Comunicações cortês
Considere mensagens concisas para celular
Programa de envio durante o horário comercial
Encurtar URLs longos
Os campos de e -mail
Pode parecer simples preencher os campos para o seu e -mail, mas essas dicas podem economizar alguma vergonha e ajudar seus destinatários ao mesmo tempo.
Verifique duas vezes os endereços dos destinatários
Se você já enviou um email para a pessoa errada porque confiou nas sugestões "inteligentes" do seu aplicativo de email, sabe o quão embaraçoso pode ser.
Demora apenas um minuto para verificar o nome e o endereço de e-mail do destinatário. Se você possui um aplicativo que converte o endereço de email no nome do destinatário para fins de exibição, basta clicar nessa seta ou passar o cursor sobre o nome para uma revisão rápida.
Digite uma linha de assunto concisa
A linha de assunto que você inclui no seu email deve ser sucinta e significativa. Isso permite que seu destinatário veja exatamente o que se trata o e -mail de relance. Eles podem até ler seus e -mails em ordem de importância do conteúdo, que é onde a linha de assunto entra.
Tente manter a linha de assunto curto, mas significativo. Faça um resumo conciso do que sua mensagem inclui.
Inclua CC e BCC quando garantido
Nem todo destinatário da sua mensagem pode pertencer à linha. Você pode usar o Campo CC Copiar outras pessoas que precisam do email como referência ou do campo BCC para copiá -las, mas mantenha seus endereços de e -mail privados.
Reserve o campo para aqueles que você está direcionando a mensagem e quaisquer ações necessárias deles. Para outros que simplesmente precisam estar cientes da mensagem, estejam escondendo os endereços de e -mail deles ou não, Use as linhas CC e BCC em vez de.
O corpo da mensagem
Obviamente, o corpo do email é onde você inclui sua mensagem. Mas existem algumas dicas para lembrar que podem fazer ou quebrar essa mensagem.
Adicione uma saudação
Especialmente crucial ao compor um e -mail comercial, está adicionando uma saudação. Comece sua mensagem adequadamente com "Dear", "Hello", ou algo semelhante, seguido pelo nome do destinatário.
Não há nada que diga "estou com muita pressa de me preocupar" do que um e -mail sem uma saudação.
Use uma fonte fácil de ler
Embora seja tentador mude sua fonte de mensagem Para algo diferente ou único, nem sempre é a melhor opção para a pessoa que realmente está lendo o email.
Use uma fonte padrão fácil de ler como Arial ou Times New Roman. Não são apenas essas fontes clássicas para a maioria dos clientes de email, mas também são mais simples de ler do que um script e mais profissionais do que um opção excessivamente casual .
Inclua uma assinatura
Semelhante a eliminar uma saudação, não assinando seu e -mail pode parecer pouco profissional. E com esse fechamento, você deve incluir os detalhes básicos que seu destinatário precisaria.
Assinaturas por e -mail Vary, mas pode incluir seu nome completo, empresa, título, número de telefone, site e links para as mídias sociais. Se você tem todos esses detalhes em sua assinatura ou simplesmente seu nome, adicione -o ao final da sua mensagem.
Tom e profissionalismo
Juntamente com o básico de preencher os campos de e -mail e compor o corpo da sua mensagem, considere suas palavras. Você quer usar todas as tampas para enfatizar um ponto? Você deve incluir um pouco de humor sarcástico? Vamos fazer um mergulho mais profundo.
Ter cuidado com bonés e formatação
Pode ser tentador para Use todas as tampas , texto em negrito, ou um sublinhado para enfatizar suas palavras. Mas muito deles em uma mensagem derrota o objetivo e pode transmitir uma mensagem agressiva.
Tente evitar todas as tampas. Você não quer que seu destinatário sinta como se estivesse gritando com eles. E use formatação de fontes como negrito, itálico e sublinhado com moderação e somente quando necessário.
Mantenha o humor e o emoji ao mínimo
Enquanto a maioria das pessoas desfruta de um pouco de humor de vez em quando, nem sempre tem um lugar em um email. Razão é que o destinatário não pode ver sua linguagem corporal ou ouvir sua ripadinha. Nas comunicações escritas, o humor pode parecer inapropriado ou até ofensivo às vezes, mesmo quando você não quer dizer dessa maneira.
Junto com a eliminação do humor, tente não usar demais emoji em seu e -mail . Embora um sorriso ou polegar para cima possa ser benéfico em uma mensagem de bate -papo ou texto, eles podem transmitir um tom não profissional em e -mails de negócios.
Adicione os anexos necessários
Todos nós já fizemos isso pelo menos uma vez. Dizemos ao destinatário que estamos enviando um arquivo a eles e depois esquecemos de anexá -lo. Reserve um momento antes de acertar o Send para garantir que você tenha incluído os anexos necessários.
Além disso, alguns serviços de email como Gmail e Microsoft Outlook oferecem recursos para lembrá -lo de anexos esquecidos . Aproveite essas ferramentas úteis para que você não precise acompanhar seu e -mail com outra mensagem que contém o arquivo e um pedido de desculpas.
Comunicações cortês
Algumas regras de etiqueta por e -mail não são definidas em pedra, mas podem simplesmente ser cortês, atenciosas e úteis.
Considere mensagens concisas para celular
Com mais e mais e -mails sendo vistos em dispositivos móveis, leve isso em consideração ao compor o seu. Elimine palavras desnecessárias e siga direto ao ponto. Não há nada pior do que abrir um e -mail cheio de texto no seu telefone celular que requer rolagem contínua.
Programa de envio durante o horário comercial
Se você usar o prático programação por e -mail Apresente muitos clientes de e -mail, considere quando você agendar essa entrega. Enviar um e -mail logo no final do dia de trabalho ou mesmo à meia -noite simplesmente não é bom.
Tente agende os e -mails por um dia de trabalho e durante o horário comercial, a menos que você tenha um motivo convincente para não fazê -lo.
Encurtar URLs longos
Uma dica final para ser cortês é sobre os links que você inclui em seus e -mails. Semelhante à composição de mensagens mais curtas para visualizadores móveis, você pode fazer o mesmo ao incluir links. Considerar Usando um encurtador de URL como Bitly ou vincular o texto.
Em vez de um link que ocupe muito espaço em sua mensagem, você pode reduzir o tamanho e ainda obter o link para o seu destinatário.
Espero que algumas dessas regras de etiqueta por e -mail sejam aquelas que você planeja usar para suas próprias mensagens comerciais no futuro. E se você enviar uma mensagem que gostaria de receber de volta, verifique como Lembre -se de um e -mail no Outlook ou como Deslire uma mensagem no Gmail .
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