Вам не нужно быть опытным писателем, чтобы составить электронное письмо. Тем не менее, есть много вещей, которые следует учитывать при написании электронных писем, особенно Для бизнес -коммуникаций Анкет Вот несколько правил этикета электронной почты, которые должны помнить о ваших профессиональных сообщениях.
Поля электронной почты
Дважды проверьте адреса ваших получателей
Введите краткую строку темы
Включите CC и BCC, когда оправдано
Тело сообщения
Добавьте приветствие
Используйте простой для чтения шрифт
Включите подпись
Тон и профессионализм
Быть осторожным с кепками и форматированием
Держать юмор и смайлики к минимуму
Добавьте необходимые вложения
Вежливые сообщения
Рассмотрим краткие сообщения для мобильных
Расписание отправки в рабочее время
Сократить длинные URL
Поля электронной почты
Может показаться простым заполнить поля для вашего электронного письма, но эти советы могут сэкономить вам некоторое смущение и одновременно помочь получателям.
Дважды проверить адреса ваших получателей
Если вы когда -либо отправляли электронное письмо не тому человеку, потому что вы полагались на «умные» предложения из своего приложения по электронной почте, то вы знаете, насколько это может быть неловко.
Требуется всего минуту, чтобы дважды проверить имя и адрес электронной почты получателя. Если у вас есть приложение, которое преобразует адрес электронной почты на имя получателя в целях отображения, просто нажмите на эту стрелку или наведите курсор над именем для быстрого просмотра.
Введите краткую строку темы
Строка темы, которую вы включаете в свою электронную почту, должна быть краткой и значимой. Это позволяет вашему получателю точно увидеть, о чем представляет собой электронное письмо с первого взгляда. Они могут даже прочитать свои электронные письма в порядке важности контента, где поступает линия темы.
Постарайтесь сохранить Тема Короткий, но значительный. Сделайте это кратким изложением того, что включает ваше сообщение.
Включите CC и BCC, когда оправдано
Не каждый получатель вашего сообщения может принадлежать к линии. Вы можете использовать CC Field скопировать других, которые нуждаются в электронной почте в качестве ссылки или поле BCC, чтобы копировать их, но сохраните их адреса электронной почты.
Зарезервируйте поле для тех, кому вы направляете сообщение, и любые действия, которые вам требуются от них. Для тех, кто просто должен знать о сообщении, скрываете ли вы их адреса электронной почты или нет, Используйте линии CC и BCC вместо.
Тело сообщения
Очевидно, тело электронной почты - это то, где вы включаете свое сообщение. Но есть несколько советов, которые можно помнить, которые могут сделать или сломать это сообщение.
Добавьте приветствие
Особенно важно при составлении бизнес -электронной почты, добавляется приветствие. Начните свое сообщение соответствующим образом с «Дорогой», «Привет» или чего -то подобного, за которым следует имя получателя.
Нет ничего, что говорит: «Я слишком спешу беспокоиться», чем электронное письмо без приветствия.
Используйте простой для чтения шрифт
Пока заманчиво Переключить шрифт сообщения Для чего -то другого или уникального, это не всегда лучший вариант для человека, который фактически читает электронное письмо.
Используйте шрифт по умолчанию, который легко читать как Arial или Times New Roman. Эти классические шрифты не только для большинства почтовых клиентов, но и проще читать, чем сценарий и более профессиональный, чем чрезмерно случайный вариант Анкет
Включите подпись
Похоже на устранение приветствия, Не подписывает свою электронную почту может показаться непрофессиональным. И с этим закрытием вы должны включить основные детали, которые нуждаются в вашему получателю.
Подписи электронной почты Разливаться, но может включить ваше полное имя, компанию, заголовок, номер телефона, веб -сайт и ссылки на социальные сети. Если у вас есть все эти детали в вашей подписи или просто ваше имя, обязательно добавьте их к концу вашего сообщения.
Тон и профессионализм
Наряду с основами заполнения полей электронной почты и сочинения тела вашего сообщения, рассмотрите свои слова. Вы хотите использовать все крышки, чтобы подчеркнуть точку зрения? Вы должны включить немного саркастического юмора? Давайте более глубоким погружением.
Быть осторожным с кепками и форматированием
Это может быть заманчиво Используйте все крышки Жирный текст или подчеркивание подчеркнуть ваши слова. Но слишком много из них в сообщении побеждает цель и может передать агрессивное сообщение.
Старайтесь избегать всех крышек. Вы не хотите, чтобы ваш получатель чувствовал, как будто вы кричите на них. И используйте форматирование шрифтов, например, жирный шрифт, курсив и экономно и только при необходимости подчеркивает.
Держать юмор и смайлики к минимуму
В то время как большинство людей время от времени наслаждаются юмором, у него не всегда есть место в электронном письме. Причина, получатель не может видеть ваш язык тела или услышать ваш схищен. В письменных коммуникациях юмор может показаться неуместным или даже оскорбительным, даже если вы не имеете в виду это так.
Наряду с устранением юмора, постарайтесь не чрезмерно использовать эмодзи в вашем электронном письме Анкет В то время как смайлик или большие пальцы могут быть полезны в чате или текстовом сообщении, они могут передать непрофессиональный тон в бизнес -электронных письмах.
Добавьте необходимые вложения
Мы все сделали это хотя бы один раз. Мы говорим получателю, что отправляем им файл, а затем забываем прикрепить его. Потратьте минутку перед тем, как нажать отправку, чтобы убедиться, что вы включили любые необходимые вложения.
Кроме того, некоторые услуги по электронной почте, такие как Gmail и Microsoft Outlook, предлагают функции Напомните вам о забытых вложениях Анкет Воспользуйтесь этими полезными инструментами, чтобы вам не пришлось проследить по электронной почте с другим сообщением, содержащим файл, и извинения.
Вежливые сообщения
Некоторые правила этикета электронной почты не установлены в камне, но могут быть просто вежливыми, внимательными и полезными.
Рассмотрим краткие сообщения для мобильных
С учетом того, что все больше и больше электронных писем просматриваются на мобильных устройствах, примите это во внимание при составлении ваших. Устраните ненужные слова и поднимитесь прямо к делу. Нет ничего хуже, чем открыть электронное письмо, полное текста на вашем мобильном телефоне, который требует непрерывной прокрутки.
Расписание отправки в рабочее время
Если вы используете удобное расписание электронной почты Предполагайте многие почтовые клиенты, которые предлагают, будьте внимательны, когда вы планируете эту доставку. Отправить электронное письмо прямо в конце рабочего дня или даже в полночь просто не хороша.
Попробуй Запланируйте электронные письма В течение рабочего дня и в рабочее время, если у вас нет веской причины не делать этого.
Сократить длинные URL
Последний совет для вежливости - это ссылки, которые вы включаете в свои электронные письма. Подобно составлению более коротких сообщений для мобильных зрителей, вы можете сделать то же самое при включении ссылок. Учитывать Использование укорочения URL -адреса нравиться Много или ссылка на текст.
Вместо того, чтобы ссылка, которая занимает слишком много места в вашем сообщении, вы можете уменьшить его размер и при этом получить ссылку на своего получателя.
Надеемся, что некоторые из этих правил этикета электронной почты - это те, которые вы планируете использовать для своих собственных бизнес -сообщений, продвигающихся вперед. И если вы отправите сообщение, которое вы хотите вернуть, посмотрите, как это Вспомните электронное письмо в Outlook или как Усинуть сообщение в Gmail Анкет
- › Какая информация вы должны поместить подпись по электронной почте?
- › Уайз падает, это не только ты
- › Как заблокировать или разблокировать кого -то на Tiktok
- › OnePlus 11 здесь, но с грубым стартом
- › Microsoft превращает Bing в поисковую систему ИИ
- › Microsoft Edge получает чат с искусственным интеллектом и новый образ на Windows
- › Лучшие наушники для поклонников iPhone просто достигли самой низкой цены
