Du behöver inte vara en expertförfattare för att komponera ett e -postmeddelande. Det finns dock många saker att tänka på när du skriver e -post, särskilt för affärskommunikation . Här är flera regler för e -postetikett för att komma ihåg för dina professionella meddelanden.
E -postfälten
Kontrollera dina mottagares adresser
Ange en kortfattad ämnesrad
Inkludera CC och BCC när det är motiverat
Meddelandekroppen
Lägg till en hälsning
Använd ett lättläst teckensnitt
Inkludera en signatur
Ton och professionalism
Vara försiktig med mössor och formatering
Håll humor och emoji till ett minimum
Lägg till nödvändiga bilagor
Artig kommunikation
Överväg kortfattade meddelanden för mobil
Schema sändning under öppettider
Förkorta långa webbadresser
E -postfälten
Det kan verka enkelt att fylla i fälten för din e -post, men dessa tips kan spara lite förlägenhet och hjälpa dina mottagare samtidigt.
Kontrollera dina mottagares adresser
Om du någonsin har skickat ett e -postmeddelande till fel person eftersom du förlitade dig på de "smarta" förslagen från din e -postapplikation, vet du hur pinsamt det kan vara.
Det tar bara en minut att dubbelkontrollera mottagarens namn och e-postadress. Om du har en applikation som konverterar e -postadressen till mottagarens namn för visningsändamål klickar du bara på den pilen eller svävar din markör över namnet för en snabb recension.
Ange en kortfattad ämnesrad
Ämnesraden du inkluderar med din e -post bör vara kortfattad och meningsfull. Detta gör att din mottagare kan se exakt vad e -postmeddelandet handlar om med en överblick. De kan till och med läsa sina e -postmeddelanden för innehållets betydelse, där ämnesraden kommer in.
Försök att behålla ämnesraden kort men betydande. Gör det till en kortfattad sammanfattning av vad ditt meddelande innehåller.
Inkludera CC och BCC när det är motiverat
Inte alla mottagare av ditt meddelande kan tillhöra till linjen. Du kan använda CC -fält För att kopiera andra som behöver e -postmeddelandet som referens eller BCC -fältet för att kopiera dem men behålla deras e -postadresser privata.
Boka fältet till de du riktar meddelandet till och alla åtgärder du behöver av dem. För andra som helt enkelt behöver vara medvetna om meddelandet, oavsett om du döljer deras e -postadresser eller inte, Använd CC- och BCC -linjerna istället.
Meddelandekroppen
Uppenbarligen är kroppen på e -postmeddelandet där du inkluderar ditt meddelande. Men det finns några tips att komma ihåg som kan göra eller bryta det meddelandet.
Lägg till en hälsning
Speciellt avgörande när du komponerar ett företags -e -postmeddelande är att lägga till en hälsning. Börja ditt meddelande på lämpligt sätt med "Kära", "Hej" eller något liknande, följt av mottagarens namn.
Det finns inget som säger "Jag har för mycket bråttom att oroa sig" än ett e -postmeddelande utan hälsning.
Använd ett lättläst teckensnitt
Medan det är frestande att Byt ditt meddelandesteckensnitt För något annat eller unikt är det inte alltid det bästa alternativet för personen som faktiskt läser e -postmeddelandet.
Använd ett standardteckensnitt som är lätt att läsa som Arial eller Times New Roman. Inte bara är dessa klassiska teckensnittsstandard för de flesta e -postklienter, utan de är också enklare att läsa än ett skript och mer professionellt än en alltför tillfälligt alternativ .
Inkludera en signatur
Liknande att eliminera en hälsning, Undertecknar inte din e -post kan komma över som oprofessionellt. Och med den stängningen bör du inkludera de grundläggande detaljerna som din mottagare skulle behöva.
E -postsignaturer Variera, men kan inkludera ditt fullständiga namn, företag, titel, telefonnummer, webbplats och länkar till sociala medier. Oavsett om du har alla dessa detaljer i din signatur eller helt enkelt ditt namn, se till att lägga till det i slutet av ditt meddelande.
Ton och professionalism
Tillsammans med grunderna för att fylla i e -postfälten och komponera kroppen på ditt meddelande, överväg dina ord. Vill du använda alla kepsar för att stressa en punkt? Ska du inkludera lite sarkastisk humor? Låt oss ta ett djupare dyk.
Vara försiktig med mössor och formatering
Det kan vara frestande att Använd alla kepsar , djärvt text, eller en understrykning för att betona dina ord. Men för mycket av dessa i ett meddelande besegrar syftet och kan förmedla ett aggressivt meddelande.
Försök att undvika alla mössor. Du vill inte att din mottagare ska känna dig som om du skriker på dem. Och använd teckensnittsformatering som djärv, kursiv och understryker sparsamt och endast när det är nödvändigt.
Håll humor och emoji till ett minimum
Medan de flesta tycker om lite humor då och då, har det inte alltid en plats i ett e -postmeddelande. Anledningen är att mottagaren inte kan se ditt kroppsspråk eller höra din snicker. I skriftlig kommunikation kan humor komma över som olämpligt eller till och med stötande ibland, även när du inte menar det på det sättet.
Tillsammans med att eliminera humor, försök att inte överanvända emoji i din e -post . Medan en smiley eller tummen upp kan vara fördelaktigt i ett chatt eller textmeddelande, kan de förmedla en oprofessionell ton i affärsmeddelanden.
Lägg till nödvändiga bilagor
Vi har alla gjort det minst en gång. Vi berättar för mottagaren att vi skickar dem en fil och sedan glömmer att bifoga den. Ta ett ögonblick innan du träffar Skicka för att vara säker på att du har inkluderat nödvändiga bilagor.
Dessutom erbjuder vissa e -posttjänster som Gmail och Microsoft Outlook funktioner till Påminn dig om glömda bilagor . Utnyttja dessa användbara verktyg så att du inte behöver följa upp din e -post med ett annat meddelande som innehåller filen och en ursäkt.
Artig kommunikation
Vissa e -postetikettregler är inte i sten, men kan helt enkelt vara artiga, omtänksamma och hjälpsamma.
Överväg kortfattade meddelanden för mobil
Med fler och fler e -postmeddelanden som visas på mobila enheter, ta hänsyn till detta när du komponerar din. Eliminera onödiga ord och komma direkt till punkten. Det finns inget värre än att öppna ett e -postmeddelande fullt av text på din mobiltelefon som kräver kontinuerlig rullning.
Schema sändning under öppettider
Om du använder det praktiska e -postplanering har många e -postklienter som erbjuder, beaktas när du schemalägg den leveransen. Att skicka ett e -postmeddelande i slutet av arbetsdagen eller till och med vid midnatt är helt enkelt inte trevligt.
Försöka Planera e -postmeddelandena för en arbetsdag och under arbetstid, såvida du inte har ett tvingande skäl att inte göra det.
Förkorta långa webbadresser
Ett sista tips för att vara artig handlar om länkar du inkluderar i dina e -postmeddelanden. I likhet med att komponera kortare meddelanden för mobila tittare kan du göra detsamma när du inkluderar länkar. Överväga Använda en URL -förkortare tycka om Tistat eller länk till text.
I stället för en länk som tar för mycket utrymme i ditt meddelande kan du minska dess storlek och ändå få länken till din mottagare.
Förhoppningsvis är några av dessa e -postetikettregler de du planerar att använda för dina egna affärsmeddelanden som går framåt. Och om du skickar ett meddelande som du vill ta tillbaka, kolla in hur du Kom ihåg ett e -postmeddelande i Outlook eller hur unsna ett meddelande i gmail .
- › Vilken information ska du lägga i en e -postsignatur?
- › Wyze är nere, det är inte bara du
- › Hur man blockerar eller avblockerar någon på tiktok
- › OnePlus 11 är här, men med en grov start
- › Microsoft förvandlar Bing till en AI -sökmotor
- › Microsoft Edge får AI -chatt och ett nytt utseende på Windows
- › De bästa öronsnäckorna för iPhone -fans träffade bara deras lägsta pris
