Non devi essere uno scrittore esperto per comporre un'e -mail. Tuttavia, ci sono molte cose da considerare quando si scrivono e -mail, soprattutto per le comunicazioni aziendali . Ecco diverse regole di etichetta e -mail da tenere a mente per i tuoi messaggi professionali.
I campi e -mail
Controllare due indirizzi dei destinatari
Inserisci una linea di soggetto concisa
Includono CC e BCC quando garantito
Il corpo del messaggio
Aggiungi un saluto
Usa un carattere facile da leggere
Includere una firma
Tono e professionalità
Sii cauto nei confronti dei cappelli e della formattazione
Mantieni al minimo l'umorismo ed emoji
Aggiungi gli allegati necessari
Comunicazioni cortesi
Considera messaggi concisi per il cellulare
Pianifica l'invio durante l'orario di lavoro
Accorciano lunghi URL
I campi e -mail
Può sembrare semplice compilare i campi per la tua e -mail, ma questi suggerimenti potrebbero farti salvare un po 'di imbarazzo e aiutare i tuoi destinatari allo stesso tempo.
Controllare doppio gli indirizzi dei destinatari
Se hai mai inviato un'e -mail alla persona sbagliata perché hai fatto affidamento sui suggerimenti "intelligenti" dalla tua applicazione e -mail, allora sai quanto può essere imbarazzante.
Ci vuole solo un minuto per ricontrollare il nome e l'indirizzo e-mail del destinatario. Se si dispone di un'applicazione che converte l'indirizzo e -mail al nome del destinatario ai fini della visualizzazione, fai semplicemente clic su quella freccia o passa il cursore sul nome per una rapida revisione.
Inserisci una linea di soggetto concisa
L'oggetto che includi con la tua e -mail dovrebbe essere succinto e significativo. Ciò consente al tuo destinatario di vedere esattamente di cosa parla l'e -mail. Potrebbero anche leggere le loro e -mail in ordine di importanza del contenuto, che è dove entra in gioco l'oggetto.
Cerca di mantenere la riga dell'oggetto breve ma significativo. Rendilo un riassunto conciso di ciò che il tuo messaggio include.
Includono CC e BCC quando garantito
Non tutti i destinatari del tuo messaggio possono appartenere alla linea a. Puoi usare il Campo cc per copiare gli altri che hanno bisogno dell'e -mail come riferimento o del campo BCC per copiarli ma mantenere privati i loro indirizzi e -mail.
Prenota il campo per coloro a cui stai dirigendo il messaggio e qualsiasi azione necessaria da loro. Per gli altri che devono semplicemente essere consapevoli del messaggio, che tu stia nascondendo i loro indirizzi e -mail o no, Usa le linee CC e BCC Invece.
Il corpo del messaggio
Ovviamente, il corpo dell'e -mail è dove includi il tuo messaggio. Ma ci sono alcuni suggerimenti da ricordare che possono fare o rompere quel messaggio.
Aggiungi un saluto
Particolarmente cruciale quando la composizione di un'e -mail aziendale sta aggiungendo un saluto. Inizia il tuo messaggio in modo appropriato con "caro", "ciao" o qualcosa di simile, seguito dal nome del destinatario.
Non c'è nulla che dica "Ho troppa fretta di preoccuparmi" di un'e -mail senza saluto.
Usa un carattere facile da leggere
Mentre è allettante Switch Your Message Font A qualcosa di diverso o unico, non è sempre l'opzione migliore per la persona che legge effettivamente l'e -mail.
Usa un carattere predefinito che è facile da leggere come Arial o Times New Roman. Non solo questi classici caratteri sono standard per la maggior parte dei clienti e -mail, ma sono anche più semplici da leggere di uno script e più professionali di un Opzione troppo casuale .
Includere una firma
Simile all'eliminazione di un saluto, Non firmare la tua email può sembrare poco professionale. E con quella chiusura, dovresti includere i dettagli di base di cui il destinatario avrebbe bisogno.
Firme e -mail Vary, ma può includere il nome completo, la società, il titolo, il numero di telefono, il sito Web e i collegamenti ai social media. Che tu abbia tutti quei dettagli nella tua firma o semplicemente nel tuo nome, assicurati di aggiungerlo alla fine del tuo messaggio.
Tono e professionalità
Insieme alle basi della compilazione dei campi e -mail e della composizione del corpo del tuo messaggio, considera le tue parole. Vuoi usare tutti i cappucci per sottolineare un punto? Dovresti includere un po 'di umorismo sarcastico? Facciamo un tuffo più profondo.
Sii cauto nei confronti dei cappelli e della formattazione
Può essere allettante Usa tutti i cappucci , testo audace o una sottolineatura per enfatizzare le tue parole. Ma troppo di questi in un messaggio sconfigge lo scopo e può trasmettere un messaggio aggressivo.
Cerca di evitare tutti i tappi. Non vuoi che il tuo destinatario si senta come se stessi urlando contro di loro. E usa la formattazione dei caratteri come audace, corsivo e sottolinea con parsimonia e solo ove necessario.
Mantieni al minimo l'umorismo ed emoji
Mentre la maggior parte delle persone gode di un po 'di umorismo di tanto in tanto, non ha sempre un posto in una e -mail. Motivo è, il destinatario non può vedere il linguaggio del tuo corpo o ascoltare il tuo ridacchiare. Nelle comunicazioni scritte, l'umorismo può sembrare inappropriato o addirittura offensivo a volte, anche quando non lo intendi in questo modo.
Insieme all'eliminazione dell'umorismo, cerca di non abusare Emoji nella tua email . Mentre una faccina o un pollice in su può essere utile in una chat o un messaggio di testo, può trasmettere un tono non professionale nelle e -mail aziendali.
Aggiungi gli allegati necessari
Lo abbiamo fatto almeno una volta. Diciamo al destinatario che stiamo inviando loro un file e poi dimentichiamo di allegarlo. Prenditi un momento prima di colpire Invia per essere sicuro di aver incluso tutti gli allegati necessari.
Inoltre, alcuni servizi di posta elettronica come Gmail e Microsoft Outlook offrono funzionalità a Ricordarti gli allegati dimenticati . Approfitta di questi strumenti utili in modo da non dover seguire la tua e -mail con un altro messaggio contenente il file e le scuse.
Comunicazioni cortesi
Alcune regole di etichetta e -mail non sono impostate nella pietra, ma possono semplicemente essere cortesi, premurose e disponibili.
Considera messaggi concisi per il cellulare
Con sempre più e -mail visualizzate su dispositivi mobili, prendi in considerazione questo quando si compone il tuo. Elimina le parole inutili e arriva direttamente al punto. Non c'è niente di peggio che aprire un'e -mail piena di testo sul tuo telefono cellulare che richiede uno scorrimento continuo.
Pianifica l'invio durante l'orario di lavoro
Se usi il manuale Pianificazione e -mail Funziona molti clienti di posta elettronica offrono, attesi quando si pianifica quella consegna. Inviare un'e -mail proprio alla fine della giornata lavorativa o anche a mezzanotte semplicemente non è carino.
Prova a Pianifica le e -mail Per una giornata lavorativa e durante l'orario di lavoro, a meno che tu non abbia un motivo convincente per non farlo.
Accorciano lunghi URL
Un ultimo consiglio per essere cortesi riguarda i collegamenti che includi nelle tue e -mail. Simile alla composizione di messaggi più brevi per gli spettatori mobili, è possibile fare lo stesso quando si includono collegamenti. Prendere in considerazione Usando un accorciatore dell'URL Piace Bitly o collegamento al testo.
Piuttosto che un link che occupa troppo spazio nel tuo messaggio, puoi ridurre le sue dimensioni e ottenere comunque il link al destinatario.
Spero che alcune di queste regole dell'etichetta e -mail siano quelle che prevedi di utilizzare per i tuoi messaggi di business andando avanti. E se invii un messaggio che desideri riprendere, controlla come Ricorda un'e -mail in Outlook o come Unisci un messaggio in Gmail .
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