Не потрібно бути експертним письменником, щоб скласти електронний лист. Однак є багато речей, які слід враховувати під час написання електронних листів, особливо для ділових комунікацій . Ось кілька правил етикету електронної пошти, які слід пам’ятати про свої професійні повідомлення.
Поля електронної пошти
Двічі перевірте адреси одержувачів
Введіть стислий рядок теми
Включіть CC та BCC, коли їх гарантують
Тіло повідомлення
Додати привітання
Використовуйте простий для читання шрифт
Включіть підпис
Тон та професіоналізм
Будьте обережні щодо шапки та форматування
Знайдіть гумор та емоджі до мінімуму
Додайте необхідні вкладення
Ввічливі комунікації
Розглянемо стислі повідомлення для мобільних пристроїв
Розклад, що надсилає в робочий час
Скоротити тривалі URL -адреси
Поля електронної пошти
Це може здатися простим, щоб заповнити поля для вашої електронної пошти, але ці поради можуть заощадити вам трохи збентеження та допомогти вашим одержувачам одночасно.
Двічі перевірте адреси одержувачів
Якщо ви коли -небудь надсилали електронну пошту неправильній людині, оскільки ви покладалися на пропозиції "розумні" з вашої програми електронної пошти, то ви знаєте, наскільки це бентежить.
Потрібно лише хвилину, щоб подвійно перевірити ім'я та електронну адресу одержувача. Якщо у вас є програма, яка перетворює адресу електронної пошти в ім'я одержувача для цілей дисплея, просто натисніть на цю стрілку або наведіть курсор курсор на ім'я для швидкого огляду.
Введіть стислий рядок теми
Тема, яку ви включаєте за допомогою електронної пошти, повинен бути лаконічним та змістовним. Це дозволяє вашому одержувачу точно побачити, про що йдеться в електронному листі. Вони навіть можуть прочитати свої електронні листи, щоб вміст вмісту, саме тут надходить тема.
Спробуйте зберегти рядок теми короткий, але значний. Зробіть це стислим підсумком того, що включає ваше повідомлення.
Включіть CC та BCC, коли їх гарантують
Не кожен одержувач вашого повідомлення може належати на лінію. Ви можете використовувати Поле CC Копіювати інших, хто потребує електронної пошти як довідника, або поле BCC, щоб скопіювати їх, але підтримувати їх електронні адреси приватними.
Забронюйте поле для тих, кому ви керуєте повідомленням, та будь -які необхідні від них дії. Для інших, хто просто повинен знати про повідомлення, чи ви приховуєте їх електронні адреси чи ні, Використовуйте лінії CC та BCC натомість.
Тіло повідомлення
Очевидно, тіло електронної пошти - це те, де ви включаєте своє повідомлення. Але є кілька порад, які слід пам’ятати, які можуть зробити або зламати це повідомлення.
Додати привітання
Особливо важливо при складанні ділового електронного листа - це привітання. Почніть своє повідомлення належним чином з "дорого", "привіт" або щось подібне, а потім ім'я одержувача.
Немає нічого, що говорить: "Я занадто сильно поспішаю", ніж електронний лист без привітання.
Використовуйте простий для читання шрифт
Поки це спокусливо Переключіть шрифт повідомлення До чогось іншого чи унікального, це не завжди найкращий варіант для того, щоб людина насправді читала електронний лист.
Використовуйте шрифт за замовчуванням, який легко читати, як Arial або Times New Roman. Ці класичні шрифти не тільки є стандартними для більшості клієнтів електронної пошти, але й простіше читати, ніж сценарій та професійні надмірно випадковий варіант .
Включіть підпис
Подібно до усунення привітання, не підписати електронну пошту може натрапити на непрофесійне. І з цим закриттям слід включити основні деталі, які потребують вашого одержувача.
Підписи електронної пошти Варіант, але може включати ваше повне ім’я, компанію, заголовок, номер телефону, веб -сайт та посилання на соціальні медіа. Незалежно від того, чи є у вас всі ці деталі у своєму підписанні чи просто своє ім’я, обов'язково додайте їх до кінця повідомлення.
Тон та професіоналізм
Поряд з основами заповнення полів електронної пошти та складання тіла вашого повідомлення, врахуйте свої слова. Ви хочете використовувати всі шапки, щоб підкреслити точку? Чи слід включити трохи саркастичного гумору? Давайте заглиблюємось.
Будьте обережні щодо шапки та форматування
Це може бути спокусливо Використовуйте всі шапки , сміливий текст або підкреслення, щоб підкреслити ваші слова. Але занадто багато з них у повідомленні перемагає мету і може передати агресивне повідомлення.
Намагайтеся уникати всіх шапків. Ви не хочете, щоб ваш одержувач відчував себе так, ніби ви кричите на них. І використовуйте форматування шрифтів, як жирне, курсиво, і підкреслюйте мало і лише там, де це необхідно.
Знайдіть гумор та емоджі до мінімуму
Хоча більшість людей насолоджуються трохи гумором час від часу, він не завжди має місце в електронному листі. Причина, що одержувач не може побачити мову вашого тіла або почути вашого смішника. У письмових комунікаціях гумор часом може зіткнутися як невідповідний або навіть образливий, навіть коли ви не маєте на увазі це так.
Поряд із усуненням гумору, намагайтеся не використовувати Емоджі у вашому електронному листі . Хоча смайлик або великі пальці вгору можуть бути корисними в чаті чи текстовому повідомленні, вони можуть передати непрофесійний тон у бізнес -електронних листах.
Додайте необхідні вкладення
Ми все це робили хоча б раз. Ми кажемо одержувачу, що надсилаємо їм файл, а потім забути його прикріпити. Знайдіть хвилину, перш ніж натиснути надсилання, щоб переконатися, що ви включили будь -які необхідні вкладення.
Крім того, деякі послуги електронної пошти, такі як функції Gmail та Microsoft Outlook Нагадуйте вам про забуті вкладення . Скористайтеся цими корисними інструментами, щоб вам не довелося дотримуватися електронного листа з іншим повідомленням, що містить файл та вибачення.
Ввічливі комунікації
Деякі правила етикету електронної пошти не встановлені в камені, але можуть бути просто ввічливими, уважними та корисними.
Розглянемо стислі повідомлення для мобільних пристроїв
Коли все більше електронних листів переглядаються на мобільних пристроях, враховуйте це при складанні своїх. Усуньте непотрібні слова і перейдіть до суті. Немає нічого гіршого, ніж відкриття електронної пошти, повного тексту на вашому мобільному телефоні, який вимагає постійного прокрутки.
Розклад, що надсилає в робочий час
Якщо ви використовуєте зручний Планування електронної пошти Функція пропонує багато клієнтів електронної пошти, будьте уважні, коли ви плануєте цю доставку. Надсилання електронного листа в кінці робочого дня або навіть опівночі просто не приємно.
Намагайся Заплануйте електронні листи Для робочого дня та в робочий час, якщо у вас не є переконливою причиною цього не робити.
Скоротити тривалі URL -адреси
Однією з остаточних порад щодо того, щоб бути ввічливим, стосується посилань, які ви включаєте у свої електронні листи. Подібно до складання коротших повідомлень для мобільних глядачів, ви можете зробити те саме, включаючи посилання. Розглядати Використання короткошкіer URL -адреси люблю Бітно або посилання на текст.
Замість того, щоб посилання, яке займає занадто багато місця у вашому повідомленні, ви можете зменшити його розмір і все -таки отримати посилання на свого одержувача.
Сподіваємось, деякі з цих правил етикету електронної пошти - це ті, які ви плануєте використовувати для власних ділових повідомлень, що рухаються вперед. І якщо ви надішлете повідомлення, яке ви хочете взяти назад, перегляньте, як це зробити Згадайте електронний лист у Outlook або як не надішліть повідомлення в gmail .
- › Яку інформацію слід вносити в підпис електронної пошти?
- › Wyze вниз, це не тільки ти
- › Як заблокувати або розблокувати когось на Tiktok
- › OnePlus 11 тут, але з грубим стартом
- › Microsoft перетворює Bing в пошукову систему AI
- › Microsoft Edge отримує чат AI та новий вигляд на Windows
- › Найкращі навушники для шанувальників iPhone просто потрапили на найнижчу ціну
