Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός συγγραφέας για να συνθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά για επιχειρηματικές επικοινωνίες . Ακολουθούν αρκετοί κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να έχετε κατά νου για τα επαγγελματικά σας μηνύματα.
Τα πεδία email
Διπλασιάστε τις διευθύνσεις των παραληπτών σας
Εισαγάγετε μια συνοπτική γραμμή θέματος
Συμπεριλάβετε CC και BCC όταν δικαιολογείται
Το σώμα του μηνύματος
Προσθέστε ένα χαιρετισμό
Χρησιμοποιήστε μια εύχρηστη γραμματοσειρά
Συμπεριλάβετε μια υπογραφή
Τόνος και επαγγελματισμός
Να είστε προσεκτικοί για τα καπάκια και τη μορφοποίηση
Κρατήστε το χιούμορ και το emoji στο ελάχιστο
Προσθέστε τα απαραίτητα συνημμένα
Ευγενικές επικοινωνίες
Εξετάστε τα συνοπτικά μηνύματα για το κινητό
Πρόγραμμα αποστολής κατά τις εργάσιμες ώρες
Συντομεύστε τις μακρές διευθύνσεις URL
Τα πεδία email
Μπορεί να φαίνεται απλό να συμπληρώσετε τα πεδία για το email σας, αλλά αυτές οι συμβουλές μπορεί να σας εξοικονομήσουν κάποια αμηχανία και να βοηθήσετε τους παραλήπτες σας ταυτόχρονα.
Διπλασιάστε τις διευθύνσεις των παραληπτών σας
Εάν έχετε στείλει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος άτομο, επειδή βασίσατε στις "έξυπνες" προτάσεις από την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τότε ξέρετε πόσο ενοχλητικό μπορεί να είναι.
Χρειάζεται μόνο ένα λεπτό για να ελέγξετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Εάν έχετε μια εφαρμογή που μετατρέπει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο όνομα του παραλήπτη για σκοπούς προβολής, απλά κάντε κλικ σε αυτό το βέλος ή τοποθετήστε το δείκτη του δρομέα σας πάνω από το όνομα για μια γρήγορη αναθεώρηση.
Εισαγάγετε μια συνοπτική γραμμή θέματος
Η γραμμή θέματος που συμπεριλαμβάνετε με το email σας πρέπει να είναι σύντομη και σημαντική. Αυτό επιτρέπει στον παραλήπτη σας να δει ακριβώς τι είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ματιά. Μπορούν ακόμη και να διαβάσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους με τη σειρά της σημασίας του περιεχομένου, όπου έρχεται η γραμμή θέματος.
Προσπαθήστε να κρατήσετε η γραμμή θέματος σύντομη αλλά σημαντική. Κάντε την συνοπτική περίληψη του τι περιλαμβάνει το μήνυμά σας.
Συμπεριλάβετε CC και BCC όταν δικαιολογείται
Όχι κάθε παραλήπτης του μηνύματός σας μπορεί να ανήκει στη γραμμή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Πεδίο CC Για να αντιγράψετε άλλους που χρειάζονται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναφορά ή το πεδίο BCC για να τα αντιγράψουν, αλλά να διατηρούν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ιδιωτικές.
Κρατήστε το πεδίο για εκείνους που κατευθύνετε το μήνυμα και τυχόν ενέργειες που χρειάζεστε από αυτά. Για άλλους που απλά πρέπει να γνωρίζουν το μήνυμα, είτε κρύβετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους είτε όχι, Χρησιμοποιήστε τις γραμμές CC και BCC αντι αυτου.
Το σώμα του μηνύματος
Προφανώς, το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι όπου συμπεριλάβετε το μήνυμά σας. Αλλά υπάρχουν μερικές συμβουλές για να θυμάστε ότι μπορεί να κάνει ή να σπάσει αυτό το μήνυμα.
Προσθέστε ένα χαιρετισμό
Ιδιαίτερα ζωτικής σημασίας όταν η σύνταξη ενός επιχειρηματικού μηνύματος προσθέτει ένα χαιρετισμό. Ξεκινήστε κατάλληλα το μήνυμά σας με το "Αγαπητέ", "Γεια σας" ή κάτι παρόμοιο, ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη.
Δεν υπάρχει τίποτα που να λέει "Είμαι σε πάρα πολύ βιασύνη για να ανησυχείτε" παρά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς χαιρετισμό.
Χρησιμοποιήστε μια εύχρηστη γραμματοσειρά
Ενώ είναι δελεαστικό αλλάξτε τη γραμματοσειρά μηνυμάτων σας Σε κάτι διαφορετικό ή μοναδικό, δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή για το άτομο που διαβάζει πραγματικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε μια προεπιλεγμένη γραμματοσειρά που είναι εύκολο να διαβαστεί όπως Arial ή Times New Roman. Δεν είναι μόνο αυτές οι κλασικές γραμματοσειρές για τους περισσότερους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά είναι επίσης απλούστεροι για να διαβάσετε από ένα σενάριο και πιο επαγγελματικό από ένα υπερβολικά περιστασιακή επιλογή .
Συμπεριλάβετε μια υπογραφή
Παρόμοια με την εξάλειψη ενός χαιρετισμού, Δεν υπογράφετε το email σας μπορεί να συναντηθεί ως αντιεπαγγελματική. Και με αυτό το κλείσιμο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις βασικές λεπτομέρειες που θα χρειαζόταν ο παραλήπτης σας.
Υπογραφές email ποικίλλουν, αλλά μπορεί να συμπεριλάβει το πλήρες όνομα, την εταιρεία, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου, τον ιστότοπο και τους συνδέσμους με τα κοινωνικά μέσα. Είτε έχετε όλες αυτές τις λεπτομέρειες στην υπογραφή σας είτε απλά το όνομά σας, φροντίστε να το προσθέσετε στο τέλος του μηνύματός σας.
Τόνος και επαγγελματισμός
Μαζί με τα βασικά στοιχεία για τη συμπλήρωση των πεδίων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη σύνθεση του σώματος του μηνύματός σας, εξετάστε τα λόγια σας. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε όλα τα καπάκια για να τονίσετε ένα σημείο; Πρέπει να συμπεριλάβετε λίγο σαρκαστικό χιούμορ; Ας πάρουμε μια βαθύτερη κατάδυση.
Να είστε προσεκτικοί για τα καπάκια και τη μορφοποίηση
Μπορεί να είναι δελεαστικό Χρησιμοποιήστε όλα τα καλύμματα , τολμηρό κείμενο ή υπογραμμίζοντας για να τονίσετε τα λόγια σας. Αλλά πάρα πολλά από αυτά σε ένα μήνυμα νίκησε το σκοπό και μπορεί να μεταφέρει ένα επιθετικό μήνυμα.
Προσπαθήστε να αποφύγετε όλα τα καλύμματα. Δεν θέλετε ο παραλήπτης σας να αισθάνεται σαν να τους φωνάζετε. Και χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση γραμματοσειράς όπως τα έντονα, πλάγια πλάγια και υπογραμμίστε με φειδώ και μόνο όπου είναι απαραίτητο.
Κρατήστε το χιούμορ και το emoji στο ελάχιστο
Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι απολαμβάνουν λίγο χιούμορ τώρα και τότε, δεν έχει πάντα μια θέση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Λόγος, ο παραλήπτης δεν μπορεί να δει τη γλώσσα του σώματός σας ή να ακούσει το snicker σας. Σε γραπτές επικοινωνίες, το χιούμορ μπορεί να συναντήσει ως ακατάλληλο ή ακόμα και προσβλητικό κατά περιόδους, ακόμα και όταν δεν το εννοείτε με αυτόν τον τρόπο.
Μαζί με την εξάλειψη του χιούμορ, προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε την υπερβολική χρήση emoji στο email σας . Ενώ ένα χαμόγελο ή μπράβο μπορεί να είναι επωφελές σε ένα μήνυμα συνομιλίας ή κειμένου, μπορούν να μεταδώσουν έναν αντιεπαγγελματικό τόνο σε επιχειρηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προσθέστε τα απαραίτητα συνημμένα
Το έχουμε κάνει όλοι τουλάχιστον μία φορά. Λέμε στον παραλήπτη ότι τους στέλνουμε ένα αρχείο και στη συνέχεια ξεχνάμε να το επισυνάψουμε. Πάρτε μια στιγμή πριν χτυπήσετε την αποστολή για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα απαραίτητα συνημμένα.
Επιπλέον, ορισμένες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail και το Microsoft Outlook προσφέρουν χαρακτηριστικά Σας υπενθυμίζω ξεχασμένα συνημμένα . Επωφεληθείτε από αυτά τα χρήσιμα εργαλεία, ώστε να μην χρειάζεται να ακολουθήσετε το email σας με ένα άλλο μήνυμα που περιέχει το αρχείο και μια συγγνώμη.
Ευγενικές επικοινωνίες
Ορισμένοι κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν οριστεί σε πέτρα, αλλά μπορούν απλά να είναι ευγενικοί, προσεκτικοί και χρήσιμοι.
Εξετάστε τα συνοπτικά μηνύματα για το κινητό
Με όλο και περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προβλέπονται σε κινητές συσκευές, λάβετε υπόψη αυτό κατά τη σύνθεση των δικών σας. Εξαλείψτε τις περιττές λέξεις και φτάστε κατευθείαν στο σημείο. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το άνοιγμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γεμάτο κείμενο στο κινητό σας τηλέφωνο που απαιτεί συνεχή κύλιση.
Πρόγραμμα αποστολής κατά τις εργάσιμες ώρες
Εάν χρησιμοποιείτε το πρακτικό Προγραμματισμός email Διαθέστε πολλούς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να είστε προσεκτικοί όταν προγραμματίζετε αυτήν την παράδοση. Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο τέλος της εργάσιμης ημέρας ή ακόμα και τα μεσάνυχτα απλά δεν είναι ωραία.
Προσπάθησε να Προγραμματίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Για μια εργάσιμη ημέρα και κατά τη διάρκεια των εργάσιμων ωρών, εκτός αν έχετε έναν επιτακτικό λόγο να μην το κάνετε.
Συντομεύστε τις μακρές διευθύνσεις URL
Μια τελική συμβουλή για το να είστε ευγενικοί αφορά τους συνδέσμους που συμπεριλάβετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Παρόμοια με τη σύνθεση βραχύτερων μηνυμάτων για τους θεατές κινητής τηλεφωνίας, μπορείτε να κάνετε το ίδιο όταν συμπεριλαμβάνετε συνδέσμους. Σκεφτείτε Χρησιμοποιώντας ένα σύντομο url αρέσει Πικρός ή σύνδεση με κείμενο.
Αντί για έναν σύνδεσμο που καταλαμβάνει πάρα πολύ χώρο στο μήνυμά σας, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθός του και να πάρετε ακόμα τον σύνδεσμο στον παραλήπτη σας.
Ας ελπίσουμε ότι ορισμένοι από αυτούς τους κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτοί που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τα δικά σας επιχειρηματικά μηνύματα που προχωρούν. Και αν στείλετε ένα μήνυμα που θέλετε να πάρετε πίσω, δείτε πώς να Θυμηθείτε ένα email στο Outlook ή πώς να Αποσυνδέστε ένα μήνυμα στο Gmail .
- > Ποιες πληροφορίες πρέπει να τοποθετήσετε σε υπογραφή email;
- > Το Wyze είναι κάτω, δεν είναι μόνο εσύ
- > Πώς να αποκλείσετε ή να απεμπλακεί κάποιος στο Tiktok
- > Το OnePlus 11 είναι εδώ, αλλά με μια σκληρή εκκίνηση
- > Η Microsoft μετατρέπει το Bing σε μια μηχανή αναζήτησης AI
- > Η Microsoft Edge παίρνει συνομιλία AI και μια νέα ματιά στα Windows
- > Τα καλύτερα ακουστικά για τους οπαδούς του iPhone μόλις χτύπησαν τη χαμηλότερη τιμή τους
