Anda tidak harus menjadi penulis ahli untuk menyusun email. Namun, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat menulis email, terutama untuk komunikasi bisnis . Berikut adalah beberapa aturan etiket email yang perlu diingat untuk pesan profesional Anda.
Bidang email
Periksa ulang alamat penerima Anda
Masukkan baris subjek yang ringkas
Sertakan CC dan BCC saat dijamin
Badan Pesan
Tambahkan salam
Gunakan font yang mudah dibaca
Sertakan tanda tangan
Nada dan profesionalisme
Berhati -hatilah dengan topi dan format
Jaga humor dan emoji seminimal mungkin
Tambahkan lampiran yang diperlukan
Komunikasi yang sopan
Pertimbangkan pesan ringkas untuk seluler
Jadwalkan pengiriman selama jam kerja
Memendek URL yang panjang
Bidang email
Mungkin tampak sederhana untuk mengisi bidang untuk email Anda, tetapi tips ini dapat menghemat rasa malu dan membantu penerima Anda secara bersamaan.
Periksa ulang alamat penerima Anda
Jika Anda pernah mengirim email ke orang yang salah karena Anda mengandalkan saran "pintar" dari aplikasi email Anda, maka Anda tahu betapa memalukannya itu.
Hanya perlu satu menit untuk memeriksa ulang nama dan alamat email penerima. Jika Anda memiliki aplikasi yang mengonversi alamat email ke nama penerima untuk tujuan tampilan, cukup klik panah itu atau arahkan kursor Anda di atas nama untuk ulasan cepat.
Masukkan baris subjek yang ringkas
Baris subjek yang Anda sertakan dengan email Anda harus ringkas dan bermakna. Ini memungkinkan penerima Anda untuk melihat dengan tepat apa emailnya sekilas. Mereka bahkan dapat membaca email mereka agar pentingnya konten, di situlah garis subjek masuk.
Mencoba untuk menjaga baris subjek pendek tapi signifikan. Jadikan itu ringkasan singkat tentang apa yang disertakan pesan Anda.
Sertakan CC dan BCC saat dijamin
Tidak setiap penerima pesan Anda mungkin termasuk dalam baris. Anda dapat menggunakan Bidang CC Untuk menyalin orang lain yang membutuhkan email sebagai referensi atau bidang BCC untuk menyalinnya tetapi menjaga alamat email mereka pribadi.
Pesan ke lapangan bagi orang -orang yang Anda arahkan pesan ke dan tindakan apa pun yang Anda butuhkan dari mereka. Bagi orang lain yang hanya perlu mengetahui pesan tersebut, apakah Anda menyembunyikan alamat email mereka atau tidak, Gunakan garis CC dan BCC alih-alih.
Badan Pesan
Jelas, tubuh email adalah tempat Anda memasukkan pesan Anda. Tetapi ada beberapa tips yang perlu diingat yang dapat membuat atau menghancurkan pesan itu.
Tambahkan salam
Terutama penting ketika menyusun email bisnis menambahkan salam. Mulailah pesan Anda dengan tepat dengan "sayang," "halo," atau yang serupa, diikuti oleh nama penerima.
Tidak ada yang mengatakan "Saya terlalu terburu -buru untuk khawatir" selain email tanpa salam.
Gunakan font yang mudah dibaca
Sementara itu menggoda Ganti Font Pesan Anda Untuk sesuatu yang berbeda atau unik, itu tidak selalu merupakan pilihan terbaik untuk orang yang benar -benar membaca email.
Gunakan font default yang mudah dibaca seperti Arial atau Times New Roman. Tidak hanya standar font klasik ini untuk sebagian besar klien email, tetapi mereka juga lebih sederhana untuk dibaca daripada skrip dan lebih profesional daripada Pilihan yang terlalu santai .
Sertakan tanda tangan
Mirip dengan menghilangkan salam, tidak menandatangani email Anda bisa dianggap tidak profesional. Dan dengan penutupan itu, Anda harus menyertakan detail dasar yang dibutuhkan penerima Anda.
Tanda tangan email Bervariasi, tetapi dapat menyertakan nama lengkap, perusahaan, judul, nomor telepon, situs web, dan tautan ke media sosial. Apakah Anda memiliki semua detail itu di tanda tangan Anda atau hanya nama Anda, pastikan untuk menambahkannya ke akhir pesan Anda.
Nada dan profesionalisme
Seiring dengan dasar -dasar mengisi bidang email dan menyusun tubuh pesan Anda, pertimbangkan kata -kata Anda. Apakah Anda ingin menggunakan semua topi untuk menekankan satu poin? Haruskah Anda memasukkan sedikit humor sarkastik? Mari kita selam lebih dalam.
Berhati -hatilah dengan topi dan format
Itu bisa menggoda Gunakan semua topi , teks tebal, atau garis bawah untuk menekankan kata -kata Anda. Tetapi terlalu banyak dalam pesan ini mengalahkan tujuan dan dapat menyampaikan pesan yang agresif.
Cobalah untuk menghindari semua topi. Anda tidak ingin penerima Anda merasa seolah -olah Anda meneriaki mereka. Dan gunakan format font seperti tebal, miring, dan garis bawahi hemat dan hanya jika diperlukan.
Jaga humor dan emoji seminimal mungkin
Sementara kebanyakan orang menikmati sedikit humor sekarang dan kemudian, itu tidak selalu memiliki tempat dalam email. Alasannya, penerima tidak dapat melihat bahasa tubuh Anda atau mendengar kekek Anda. Dalam komunikasi tertulis, humor dapat dianggap tidak pantas atau bahkan menyinggung, bahkan ketika Anda tidak bermaksud seperti itu.
Bersama dengan menghilangkan humor, cobalah untuk tidak terlalu sering digunakan emoji di email Anda . Sementara senyuman atau jempol dapat bermanfaat dalam obrolan atau pesan teks, mereka dapat menyampaikan nada yang tidak profesional dalam email bisnis.
Tambahkan lampiran yang diperlukan
Kita semua melakukannya setidaknya sekali. Kami memberi tahu penerima bahwa kami mengirimi mereka file dan kemudian lupa untuk melampirkannya. Luangkan waktu sejenak sebelum memukul kirim untuk memastikan Anda telah menyertakan lampiran yang diperlukan.
Selain itu, beberapa layanan email seperti Gmail dan Microsoft Outlook menawarkan fitur untuk Ingatkan Anda tentang lampiran yang terlupakan . Manfaatkan alat yang bermanfaat ini sehingga Anda tidak perlu menindaklanjuti email Anda dengan pesan lain yang berisi file dan permintaan maaf.
Komunikasi yang sopan
Beberapa aturan etiket email tidak ditetapkan, tetapi bisa dengan sopan, perhatian, dan bermanfaat.
Pertimbangkan pesan ringkas untuk seluler
Dengan semakin banyak email yang dilihat di perangkat seluler, pertimbangkan ini saat menyusun Anda. Hilangkan kata -kata yang tidak perlu dan langsung ke intinya. Tidak ada yang lebih buruk daripada membuka email yang penuh dengan teks di ponsel Anda yang membutuhkan pengguliran terus menerus.
Jadwalkan pengiriman selama jam kerja
Jika Anda menggunakan yang berguna penjadwalan email Fitur banyak penawaran klien email, perhatikan saat Anda menjadwalkan pengiriman itu. Mengirim email tepat di akhir hari kerja atau bahkan di tengah malam tidak menyenangkan.
Mencoba untuk Jadwalkan email Untuk hari kerja dan selama jam kerja, kecuali jika Anda memiliki alasan kuat untuk tidak melakukannya.
Memendek URL yang panjang
Salah satu tip terakhir untuk menjadi sopan adalah mengenai tautan yang Anda sertakan dalam email Anda. Mirip dengan menyusun pesan yang lebih pendek untuk pemirsa seluler, Anda dapat melakukan hal yang sama saat memasukkan tautan. Mempertimbangkan Menggunakan Shortener URL menyukai Bityly atau menghubungkan ke teks.
Daripada tautan yang menghabiskan terlalu banyak ruang dalam pesan Anda, Anda dapat mengurangi ukurannya dan masih mendapatkan tautan ke penerima Anda.
Semoga beberapa aturan etiket email ini adalah yang Anda rencanakan untuk digunakan untuk pesan bisnis Anda sendiri untuk maju. Dan jika Anda mengirim pesan, Anda ingin mengambil kembali, lihat caranya Ingat email di Outlook atau bagaimana caranya melepaskan pesan di gmail .
- › Info apa yang harus Anda masukkan ke tanda tangan email?
- › Wyze turun, bukan hanya Anda
- › Cara memblokir atau membuka blokir seseorang di tiktok
- › OnePlus 11 ada di sini, tetapi dengan awal yang kasar
- › Microsoft mengubah Bing menjadi mesin pencari AI
- › Microsoft Edge mendapatkan obrolan AI dan tampilan baru di Windows
- › Earbud terbaik untuk penggemar iPhone baru saja mencapai harga terendah
