Sie müssen kein Expertenschreiber sein, um eine E -Mail zu komponieren. Vor allem beim Schreiben von E -Mails gibt es jedoch viele Dinge zu berücksichtigen für Geschäftskommunikation . Hier sind mehrere E -Mail -Etikette -Regeln, die Sie für Ihre professionellen Nachrichten berücksichtigen können.
Die E -Mail -Felder
Überprüfen Sie die Adressen Ihrer Empfänger doppelt
Geben Sie eine kurze Betreffzeile ein
Fügen Sie CC und BCC ein, wenn sie gerechtfertigt sind
Der Nachrichtenkörper
Fügen Sie einen Gruß hinzu
Verwenden Sie eine leicht zu lesende Schriftart
Eine Signatur einschließen
Ton und Professionalität
Vorsichtig gegen Kappen und Formatierung sein
Halten Sie Humor und Emoji auf ein Minimum
Fügen Sie die erforderlichen Anhänge hinzu
Höfliche Kommunikation
Betrachten Sie prägnante Nachrichten für Mobilgeräte
Zeitplan während der Geschäftszeiten senden
Verkürzung langwieriger URLs
Die E -Mail -Felder
Es mag einfach erscheinen, die Felder für Ihre E -Mail auszufüllen, aber diese Tipps sparen Ihnen möglicherweise etwas Verlegenheit und helfen Ihren Empfängern gleichzeitig.
Überprüfen Sie die Adressen Ihrer Empfänger doppelt
Wenn Sie jemals eine E -Mail an die falsche Person gesendet haben, weil Sie sich auf die "intelligenten" Vorschläge Ihrer E -Mail -Bewerbung verlassen haben, wissen Sie, wie peinlich es sein kann.
Es dauert nur eine Minute, um den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers zu überprüfen. Wenn Sie eine Bewerbung haben, die die E -Mail -Adresse für Anzeigezwecke in den Namen des Empfängers konvertiert, klicken Sie einfach auf diesen Pfeil oder schweben Sie Ihren Cursor für eine kurze Überprüfung über den Namen.
Geben Sie eine kurze Betreffzeile ein
Die Betreffzeile, die Sie mit Ihrer E -Mail enthalten, sollte prägnant und bedeutungsvoll sein. Auf diese Weise können Ihr Empfänger genau sehen, worum es bei der E -Mail auf einen Blick geht. Sie können ihre E -Mails sogar in der Reihenfolge der Bedeutung des Inhalts lesen, in dem die Betreffzeile ins Spiel kommt.
Versuche zu behalten die Betreffzeile kurz aber bedeutsam. Machen Sie es zu einer prägnanten Zusammenfassung dessen, was Ihre Nachricht enthält.
Fügen Sie CC und BCC ein, wenn sie gerechtfertigt sind
Nicht jeder Empfänger Ihrer Nachricht kann zur Zeile der Zeile gehören. Du kannst den ... benutzen CC -Feld Um andere zu kopieren, die die E -Mail als Referenz oder das BCC -Feld benötigen, um sie zu kopieren, aber ihre E -Mail -Adressen privat halten.
Reservieren Sie das Feld für diejenigen, die die Nachricht an und alle Aktionen, die Sie von ihnen benötigen, anführen. Für andere, die sich der Nachricht lediglich bewusst sein müssen, unabhängig davon, ob Sie ihre E -Mail -Adressen verstecken oder nicht, Verwenden Sie die CC- und BCC -Linien stattdessen.
Der Nachrichtenkörper
Offensichtlich ist der Körper der E -Mail, in dem Sie Ihre Nachricht angeben. Es gibt jedoch ein paar Tipps, die sich daran erinnern können, die diese Nachricht erstellen oder brechen können.
Fügen Sie einen Gruß hinzu
Besonders wichtig beim Komponieren einer geschäftlichen E -Mail ist ein Gruß. Starten Sie Ihre Nachricht angemessen mit "Liebes", "Hallo" oder ähnlichem, gefolgt vom Namen des Empfängers.
Es gibt nichts, was sagt "Ich habe es in Eile, sich Sorgen zu machen" als eine E -Mail ohne Begrüßung.
Verwenden Sie eine leicht zu lesende Schriftart
Während es verlockend ist Wechseln Sie Ihre Nachrichten Schriftart Für etwas anderes oder Einzigartiges ist es nicht immer die beste Option für die Person, die tatsächlich die E -Mail liest.
Verwenden Sie eine Standardschrift, die leicht wie Arial oder Times New Roman zu lesen ist. Für die meisten E -Mail -Clients sind diese klassischen Schriftarten nicht nur Standard übermäßig lässige Option .
Eine Signatur einschließen
Ähnlich wie bei der Beseitigung eines Grußes, Nicht unterschreiben Sie Ihre E -Mail kann als unprofessionell antreten. Und mit dieser Schließung sollten Sie die grundlegenden Details einfügen, die Ihr Empfänger benötigen würde.
E -Mail -Signaturen variieren, kann aber Ihren vollständigen Namen, Unternehmen, Titel, Telefonnummer, Website und Links zu sozialen Medien enthalten. Unabhängig davon, ob Sie all diese Details in Ihrer Unterschrift oder einfach nur Ihren Namen haben, addieren Sie sie zum Ende Ihrer Nachricht.
Ton und Professionalität
Berücksichtigen Sie zusammen mit den Grundlagen, die E -Mail -Felder auszufüllen und den Körper Ihrer Nachricht zu komponieren, Ihre Worte. Möchten Sie alle Kappen verwenden, um einen Punkt zu belasten? Sollten Sie ein bisschen sarkastischer Humor einfügen? Lassen Sie uns einen tieferen Tauchgang machen.
Vorsichtig gegen Kappen und Formatierung sein
Es kann verlockend sein Verwenden Sie alle Kappen , kühner Text oder eine Unterstreichung, um Ihre Worte zu betonen. Aber zu viel davon in einer Nachricht besiegt den Zweck und kann eine aggressive Botschaft vermitteln.
Versuchen Sie, alle Kappen zu vermeiden. Sie möchten nicht, dass Ihr Empfänger das Gefühl hat, sie anzuschreien. Und verwenden Sie Schriftart Formatierung wie mutig, kursiv und unterstreichen sparsam und nur, wenn dies erforderlich ist.
Halten Sie Humor und Emoji auf ein Minimum
Während die meisten Menschen ab und zu ein bisschen Humor genießen, hat es nicht immer einen Platz in einer E -Mail. Der Empfänger kann Ihre Körpersprache nicht sehen oder Ihr Snicker hören. In der schriftlichen Kommunikation kann Humor manchmal unangemessen oder sogar beleidigend wirken, auch wenn Sie es nicht so meinen.
Versuchen Sie neben der Beseitigung von Humor nicht zu überbeanspruchen Emoji in Ihrer E -Mail . Während ein Smiley oder ein Daumen hoch in einem Chat oder einer SMS von Vorteil sein kann, können sie in geschäftlichen E -Mails einen unprofessionellen Ton vermitteln.
Fügen Sie die erforderlichen Anhänge hinzu
Wir haben es alle mindestens einmal gemacht. Wir sagen dem Empfänger, dass wir ihnen eine Datei senden und vergessen dann, sie anzuhängen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, bevor Sie Send treffen, um sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Anhänge beigefügt haben.
Darüber hinaus bieten einige E -Mail -Dienste wie Google Mail und Microsoft Outlook Funktionen an Erinnern Sie Sie an vergessene Anhänge . Nutzen Sie diese hilfreichen Tools, damit Sie Ihre E -Mail nicht mit einer anderen Nachricht mit der Datei und einer Entschuldigung nacharbeiten müssen.
Höfliche Kommunikation
Einige E -Mail -Etikette -Regeln sind nicht in Stein gemeißelt, können aber einfach höflich, rücksichtsvoll und hilfsbereit sein.
Betrachten Sie prägnante Nachrichten für Mobilgeräte
Wenn immer mehr E -Mails auf mobilen Geräten angesehen werden, berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Ihre komponieren. Beseitigen Sie unnötige Wörter und gehen Sie direkt auf den Punkt. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine E -Mail mit Text auf Ihrem Mobiltelefon zu öffnen, die kontinuierlich scrollen muss.
Zeitplan während der Geschäftszeiten senden
Wenn Sie das Handy verwenden E -Mail -Planung Funktionieren Sie viele E -Mail -Clients an. Seien Sie rücksichtsvoll, wenn Sie diese Lieferung planen. Das Senden einer E -Mail am Ende des Arbeitstages oder sogar um Mitternacht ist einfach nicht schön.
Versuchen zu Planen Sie die E -Mails Für einen Arbeitstag und während der Geschäftszeiten, es sei denn, Sie haben einen überzeugenden Grund, dies nicht zu tun.
Verkürzung langwieriger URLs
Ein letzter Tipp für höfliches Sein in Bezug auf Links, die Sie in Ihre E -Mails aufnehmen. Ähnlich wie beim Komponieren kürzerer Nachrichten für mobile Zuschauer können Sie dasselbe tun, wenn Sie Links einbeziehen. In Betracht ziehen Verwenden eines URL -Shorteners wie Bitly oder Verknüpfung mit Text.
Anstelle eines Links, der zu viel Platz in Ihrer Nachricht einnimmt, können Sie seine Größe reduzieren und dennoch den Link zu Ihrem Empfänger erhalten.
Hoffentlich sind einige dieser E -Mail -Etikettenregeln, die Sie für Ihre eigenen Geschäftsnachrichten verwenden möchten. Und wenn Sie eine Nachricht senden, die Sie zurücknehmen möchten, sehen Sie sich an, wie dies zu Erinnern Sie sich an eine E -Mail in Outlook oder wie zu Absenden Sie eine Nachricht in Google Mail ab .
- › Welche Informationen sollten Sie in eine E -Mail -Unterschrift geben?
- › Wyze ist unten, es sind nicht nur du
- › Wie man jemanden auf Tiktok blockiert oder entsperrt
- › Der OnePlus 11 ist da, aber mit einem groben Start
- › Microsoft verwandelt Bing in eine KI -Suchmaschine
- › Microsoft Edge erhält KI -Chat und einen neuen Look unter Windows
- › Die besten Ohrhörer für iPhone -Fans erreichen gerade ihren niedrigsten Preis
