Jos olet menossa pois kaupungista, sinun kannattaa laittaa muistiinpano sähköpostiosoitteeseesi, jotta ihmiset tietäisivät, ettet ole käytettävissä, tai ottaa yhteyttä johonkin muuhun, kun olet poissa.
Useimmat sähköpostipalvelut tarjoavat tavan lähettää automaattinen vastaus saapuviin viesteihin, kun et ole käytettävissä tarkistamaan sähköpostia. Näin määritetään lomaviesti suosituimpiin sähköpostipalveluihin.
Lomakeskuksen asettamisen yhteydessä olet yhdessä muutamista veneistä:
- Joko sinulla on Gmail-tili, Microsoft (outlook.com, live.com tai hotmail.com) -tili tai Yahoo-tili, joka tukee vastaajia.
- Olet yhteydessä Microsoft Exchange Serveriin ja voit käyttää Out Of Office Assistant -ohjelmaa.
- Sinulla on POP3 / IMAP-sähköpostitili, joka ei tue vastaajia, ehkä Internet-palveluntarjoajalta tai muulta palvelulta.
Näytämme sinulle, miten lomaviesti määritetään Gmailissa, Yahoo: ssa, Windows 10 Mailissa (Microsoft-tileille), Outlook.comissa, Outlook for Windowsissa (IMAP- ja POP3-tileissä), Exchangessa ja jopa Apple Mail for Macissa (IMAP- ja POP3-tileille).
Lomavastaajan määrittäminen Gmailissa
LIITTYVÄT: Kutsut ja lomaviestit
Niille teistä, joilla on Gmail-osoite tai joilla on jopa pieni yritys, joka käyttää Google-sovelluksia, lomaviestimen määrittäminen Gmailiin on yksinkertainen. Kirjaudu vain Gmail-tiliisi, napsauta Asetukset-valikkoa näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. Kun Asetukset-sivu avautuu uudelle välilehdelle, vieritä alaspäin, kunnes näet osion Lomavastaaja. Vaihtoehdot ovat hyvin intuitiivisia. Kytke lomavastaaja päälle, valitse Ensimmäinen päivä ja Viimeinen päivä (tarvittaessa) ja kirjoita aihe ja viesti. Jos et halua loma-vastauksen lähtevän kenellekään, joka lähettää sinulle sähköpostia, valitse "Lähetä vain vastaus yhteystietoihini kuuluville ihmisille" -valintaruutu, jos haluat sallia lomavastauksen vain Google-yhteystietoluettelossasi oleville ihmisille.
Yahoo Vacation Responderin asettaminen
LIITTYVÄT: Kuinka määritetään poissaolovastaus Yahoo Mailiin
Vastaanottaja määritä lomavastaus Yahoo Mailiin , avaa selain ja kirjaudu sisään Yahoo Mail -tilillesi. Napsauta sitten selainikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja napsauta avattavassa valikossa Asetukset. Napsauta Asetukset-valintaikkunan vasemmalla puolella olevasta vaihtoehtoluettelosta Lomavastaus ja valitse Ota automaattinen vastaus näinä päivinä (mukaan lukien) -ruutu. Valitse Lähtö- ja asti -päivämäärät ja kirjoita lähetettävä automaattinen vastaus. Jos haluat lähettää toisen vastauksen yhdelle tai useammalle tietylle verkkotunnukselle, tarkista "Eri vastaukset sähköposteihin muodostavat tietyn verkkotunnuksen", kirjoita verkkotunnukset ja kirjoita sitten viesti, joka lähetetään kyseisten verkkotunnusten sähköposteihin.
Yahoo antaa sinulle myös mahdollisuuden saada erilaisia sähköpostivastauksia sen mukaan, kenelle se menee. Valitse vain "Eri vastaukset tietyn verkkotunnuksen sähköposteihin" -valintaruutu ja lisää sähköpostiosoitteisiin, joihin haluat toisen vastauksen.
Kun olet valmis, napsauta Asetukset-valintaikkunan alaosassa Tallenna. Lomavastauksesi lähetetään automaattisesti määritettyinä päivinä.
Automaattisten vastausten määrittäminen Windows 10 Mailissa Microsoft-sähköpostitileille
LIITTYVÄT: Office 10: n vastauksen määrittäminen Windows 10 Mailissa
Windows 10 Mailin avulla voit määrittää lomavastauksia vain Microsoft-sähköpostitileille, mukaan lukien out.com.com, live, com, hotmail.com ja Office 365-tilit. Lomavastauksen määrittäminen Windows 10 Mailissa , avaa sovellus ja napsauta rataskuvaketta ikkunan vasemmassa alakulmassa. Napsauta sitten oikealla liukuvan Asetukset-ruudun kohtaa ”Automaattiset vastaukset” ja valitse avattavasta Valitse tili -valikosta tili, jolle haluat lähettää automaattiset vastaukset. Napsauta Lähetä automaattiset vastaukset -liukusäädintä, jotta se muuttuu tummanharmaaksi ja lukee Päällä. Kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena, liukusäätimen alla olevaan ruutuun. Jos haluat, että vastaus lähetetään vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille, valitse Lähetä vastaukset vain kontakteihini -ruutu. Voit määrittää automaattiset vastaukset kaikille tuetuille tileille Mailissa, mutta se on tehtävä erikseen kullekin.
Automaattisen vastauksen määrittäminen Outlook.comissa
LIITTYVÄT: Office.com-vastauksen määrittäminen toimiston ulkopuolella
Vastaanottaja määritä automaattinen vastaus Outlook.comissa , mene http://www.outlook.com suosikkiselaimellasi ja kirjaudu sisään Microsoftin sähköpostitilille, josta haluat lähettää automaattisen vastauksen. Napsauta sitten Outlook.com-sivun oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta ja valitse avattavasta valikosta Automaattiset vastaukset. Napsauta Lähetä automaattiset vastaukset -ikkunaa, joka liukuu ikkunan oikealle puolelle. Aseta aloitus- ja lopetusaika ja kirjoita viesti, jonka haluat lähettää automaattisesti. Valitse muut haluamasi vaihtoehdot, kuten haluatko, että automaattiset vastaukset lähetetään vain yhteystietoluettelosi ihmisille tai kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia.
Kun olet määrittänyt automaattisen vastauksen, napsauta ruudun yläosassa OK. Mukautettu viesti sammuu nyt automaattisesti sinä aikana, jonka asetit vastauksena vastaanotettuihin sähköposteihin, jotka täyttävät asettamasi vaatimukset.
HUOMAUTUS: Voit käyttää Outlook.comia vain Microsoftin sähköpostitilien kanssa - live.com, outlook.com, hotmail.com ja msn.com.
Microsoft Exchange Server Vacation Responderin määrittäminen Outlookissa
Jos olet yhteydessä Microsoft Exchange Server -palvelimeen (yleensä työpaikallasi), voit hyödyntää Out Of Office -apuria, joka on sama asia kuin loma-vastaaja. Määritä tämä napsauttamalla "File" -välilehteä päästäksesi backstage-näkymään ja napsauttamalla "Automatic Answers" -painiketta.
Sieltä lomavasteen asettaminen on melko helppoa. Napsauta vain Lähetä automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa ja valitse Lähetä vain tällä ajanjaksolla -ruutu, jos haluat rajoittaa automaattiset vastaukset tiettyyn ajanjaksoon. Valitse ”Aloitusaika” ja “Lopetusaika” päivämäärät ja kellonajat. Sitten voit kirjoittaa lähetettävän viestin "organisaatiosi sisällä" tai "organisaation ulkopuolella" tai molemmat.
Lomavastaajan määrittäminen IMAP- tai POP3-tileille Outlook for Windows -sovelluksessa
Jos et ole yhteydessä Exchange-palvelimeen työpaikallasi, mutta ehkä käytät Outlookia kotona, voit määrittää lomaviestimen suoraan Outlookin kautta. Tämä toimii kuitenkin vain, jos tietokoneesi pysyy käynnissä, kun olet poissa, joten kannattaa tarkistaa, tukeeko sähköpostitilisi lomaviestejä verkkopalvelussaan. Jos ei, Outlook tekee sen hyppysissä.
LIITTYVÄT: Office for Out of Office -vastauksen määrittäminen Outlook for Windowsissa
Vastaanottaja määritä lomavastaaja Outlook for Windows -sovelluksessa , sinun on ensin määritettävä sähköpostimalli viestillä, jonka haluat lähettää. Sähköpostimallin luomiseksi luot periaatteessa uuden sähköpostiviestin, kirjoita tallennettava viesti (ilman Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio tai Aihe) ja tallenna sitten viesti Outlook-mallina. Kun olet luonut sähköpostimallisi, luo sääntö, joka lähettää kyseisen sähköpostimallin automaattisesti tietyn ajanjakson aikana vastaanotettuihin sähköposteihin.
Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, valitsemasi malli lähetetään hänelle automaattisesti valitsemallesi aikavälille.
Poissaolovastauksen määrittäminen Apple Mail for Macissa (IMAP tai POP3)
LIITTYVÄT: Office Mailin vastauksen määrittäminen Apple Mail for Macissa
Apple Mailissa ei ole sisäänrakennettua ominaisuutta toimiston ulkopuolella oleviin vastauksiin, mutta voit määrittää yhden tai useamman säännön lähettämään mukautetut vastaukset saapuviin sähköposteihin mille tahansa sovellukseen lisäämäsi IMAP- tai POP3-tilille. Vastaanottaja määritä poissaolovastaus sähköpostitilille Apple Mailissa , määritä sääntö Asetukset-valintaikkunan Säännöt-näytössä (siirry kohtaan Mail> Asetukset ja napsauta sitten "Säännöt" -painiketta) ja määritä ehdot, jotka on täytettävä (tili, jolle haluat lähettää automaattiset vastaukset) ja suoritettava toiminto (vastaus viestiin erityisellä sanomatekstillä). Voit myös lisätä muita ehtoja, kuten tarkistaa, onko lähettäjä yhteystiedoissasi vai ei, tai tarkistaa, että Vastaanottaja-kentässä on tietty sähköpostiosoite.
Luomasi out of office -vastaussäännön voi tehdä aktiiviseksi tai passiiviseksi Säännöt-näytössä valitsemalla säännön vieressä olevan valintaruudun tai poistamalla siitä valinnan. Koska et voi asettaa päivämääräväliä säännölle, sinun on kytkettävä sääntö päälle manuaalisesti, kun haluat sen toimivan, ja sammuttamaan se sitten, kun et halua sen enää toimivan. Joten varmista, että poistat säännön valintaruudun Asetukset-valintaikkunasta, kun palaat lomaltasi tai työmatkaltasi.
Niin kauan kuin sääntö on aktiivinen, kaikkiin vastaanotettuihin sähköposteihin, jotka täyttävät valitut ehdot, vastataan määrittämällä mukautetulla viestillä. Jokainen lähettäjä saa automaattisen vastauksen joka kerta kun lähettää sinulle sähköpostia.
HUOMAUTUS: Sinun on jätettävä Apple Mail auki Macissa, jotta sääntö voidaan suorittaa. Jos suljet Apple Mailin, automaattisia vastauksia ei lähetetä, mutta ne suoritetaan, kun avaat Apple Mail uudelleen ja vastaanotat sähköpostiviestejä säännössä valitun tilin postilaatikossa. Olisi parempi asettaa lomavastaaja sähköpostipalvelusi verkkopostiasetuksiin, jos se on käytettävissä, joten sinun ei tarvitse jättää tietokonetta päälle.
