Pokud míříte z města, můžete do svého e-mailu napsat poznámku, aby lidé věděli, že nebudete k dispozici, nebo kontaktovat někoho jiného, když jste pryč.
Většina e-mailových služeb poskytuje způsob, jak odeslat automatickou odpověď na příchozí zprávy, když nejste k dispozici ke kontrole e-mailu. Zde je návod, jak nastavit automatickou odpověď pro nejoblíbenější e-mailové služby.
Pokud jde o nastavení odpovídače na dovolenou, jste na jedné z mála lodí:
- Buď máte účet Gmail, účet Microsoft (outlook.com, live.com nebo hotmail.com) nebo účet Yahoo, který podporuje respondenty.
- Jste připojeni k serveru Microsoft Exchange Server a můžete použít pomocníka mimo kancelář.
- Máte e-mailový účet POP3 / IMAP, který nepodporuje respondenty, například od vašeho poskytovatele internetu nebo jiné služby.
Ukážeme vám, jak nastavit odpověď na dovolenou v Gmailu, Yahoo, Windows 10 Mail (pro účty Microsoft), Outlook.com, Outlook pro Windows (pro účty IMAP a POP3), Exchange a dokonce i v Apple Mail pro Mac (pro účty IMAP a POP3).
Nastavení odpovědi na dovolenou v Gmailu
PŘÍBUZNÝ: Odpovědi na pozvánky a dovolenou
Pro ty z vás, kteří mají adresu Gmailu nebo dokonce provozují malou společnost využívající Google Apps, nastavení odpovědi na dovolenou v Gmailu je jednoduchý. Jednoduše se přihlaste ke svému účtu Gmail, klikněte na nabídku Nastavení v pravém horním rohu obrazovky a vyberte Nastavení. Když se stránka Nastavení otevře na nové kartě, přejděte dolů, dokud neuvidíte část s názvem Prázdninový odpovídač. Možnosti jsou velmi intuitivní. Jednoduše zapněte automatickou odpověď, vyberte první den a poslední den (je-li k dispozici) a zadejte předmět a zprávu. Pokud si nepřejete, aby odpověď na dovolenou odešla nikomu, kdo vám pošle e-mail, zaškrtněte políčko „Odeslat odpověď pouze lidem v mých kontaktech“ a povolte, aby odpověď na dovolenou byla dostupná pouze lidem ve vašem seznamu kontaktů Google.
Nastavení odpovědi na dovolenou Yahoo
PŘÍBUZNÝ: Jak nastavit odpověď mimo kancelář v Yahoo Mail
Na nastavit odpověď na dovolenou v Yahoo Mail , otevřete prohlížeč a přihlaste se ke svému účtu Yahoo Mail. Poté klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu okna prohlížeče a v rozbalovací nabídce klikněte na „Nastavení“. V dialogovém okně Nastavení klikněte v seznamu možností vlevo na „Odpověď na dovolenou“ a zaškrtněte políčko „Povolit automatickou odpověď během těchto dat (včetně)“. Vyberte data od a do a zadejte automatickou odpověď, kterou chcete odeslat. Pokud chcete zaslat jinou odpověď na jednu nebo více konkrétních domén, zaškrtněte políčko „Odpověď na e-maily tvoří určitou doménu“, zadejte domény a poté zadejte zprávu, která má být odeslána na e-maily z těchto domén.
Yahoo vám také umožňuje mít různé e-mailové odpovědi podle toho, komu jde. Stačí zaškrtnout políčko „Odpověď na e-maily z konkrétní domény“ a přidat do e-mailových domén, pro které chcete jinou odpověď.
Až budete hotovi, klikněte na „Uložit“ v dolní části dialogového okna Nastavení. Vaše odpověď na dovolenou bude automaticky odeslána během zadaných dat.
Nastavení automatických odpovědí v systému Windows 10 Mail pro e-mailové účty Microsoft
PŘÍBUZNÝ: Jak nastavit odpověď mimo kancelář v poště Windows 10
Windows 10 Mail umožňuje pouze nastavit odpovědi na dovolenou u e-mailových účtů Microsoft, včetně outlook.com, live, com, hotmail.com a účtů Office 365. Chcete-li nastavit odpověď na dovolenou v systému Windows 10 Mail , otevřete aplikaci a klikněte na ikonu ozubeného kola v levém dolním rohu okna. Poté klikněte na „Automatické odpovědi“ v podokně Nastavení, které se vysune vpravo, a vyberte účet, na který chcete zasílat automatické odpovědi, z rozbalovací nabídky „Vyberte účet“. Klikněte na posuvné tlačítko „Odeslat automatické odpovědi“, aby se změnilo na tmavě šedou a zobrazilo se Zapnuto. Do pole pod posuvným tlačítkem zadejte zprávu, kterou chcete odeslat, jako automatickou odpověď. Pokud chcete, aby se odpověď odesílala pouze lidem ve vašem seznamu kontaktů, zaškrtněte políčko „Odeslat odpovědi pouze mým kontaktům“. Můžete nastavit automatické odpovědi pro všechny podporované účty v Mailu, musíte to však udělat zvlášť pro každý z nich.
Nastavení automatické odpovědi na Outlook.com
PŘÍBUZNÝ: Jak nastavit odpověď mimo kancelář na Outlook.com
Na nastavit automatickou odpověď na Outlook.com , jít do http://www.outlook.com ve svém oblíbeném prohlížeči a přihlaste se k e-mailovému účtu Microsoft, ze kterého chcete odeslat automatickou odpověď. Poté klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu stránky Outlook.com a v rozbalovací nabídce vyberte možnost „Automatické odpovědi“. Klikněte na možnost „Odeslat automatické odpovědi“ v podokně, které se vysune na pravé straně okna. Nastavte čas zahájení a čas ukončení a zadejte zprávu, kterou chcete automaticky odeslat. Vyberte další požadované možnosti, například zda chcete automatické odpovědi posílat pouze lidem ve vašem seznamu kontaktů nebo všem, kteří vám posílají e-maily.
Po dokončení nastavení automatické odpovědi klikněte v horní části podokna na „OK“. Vaše vlastní zpráva nyní automaticky zmizí během nastaveného časového období v reakci na přijaté e-maily, které splňují požadavky, které jste nastavili.
POZNÁMKA: Outlook.com můžete používat pouze s e-mailovými účty Microsoft - live.com, outlook.com, hotmail.com a msn.com.
Nastavení aplikace Microsoft Exchange Server Vacation Responder v aplikaci Outlook
Pokud jste připojeni k serveru Microsoft Exchange Server (obvykle ve vaší práci), budete moci využít pomocníka Out Of Office, což je stejná věc jako odpověď na dovolenou. Chcete-li toto nastavení nastavit, klikněte na kartu „Soubor“, abyste vstoupili do zákulisí, a klikněte na tlačítko „Automatické odpovědi“.
Odtud je nastavení odpovídače na dovolenou docela snadné. Jednoduše klikněte na možnost „Odeslat automatické odpovědi“ a zaškrtněte políčko „Odesílat pouze v tomto časovém rozmezí“, pokud chcete omezit automatické odpovědi na konkrétní časový rámec. Vyberte data a časy „Čas zahájení“ a „Čas ukončení“. Poté můžete zadat zprávu k odeslání „Uvnitř mé organizace“ nebo „Mimo moji organizaci“ nebo obojí.
Nastavení odpovědi na dovolenou pro účty IMAP nebo POP3 v aplikaci Outlook pro Windows
Pokud ve své práci nejste připojeni k serveru Exchange, ale možná používáte Outlook doma, můžete si pomocí aplikace Outlook nastavit odpověď na dovolenou. Funguje to však pouze v případě, že váš počítač zůstane v provozu, i když jste pryč, takže je nejlepší zkontrolovat a zjistit, zda váš e-mailový účet ve své webové e-mailové službě podporuje respondenty z dovolené. Pokud tomu tak není, Outlook to zvládne.
PŘÍBUZNÝ: Jak nastavit odpověď mimo kancelář v aplikaci Outlook pro Windows
Na nastavit odpověď na dovolenou v Outlooku pro Windows , musíte nejprve nastavit e-mailovou šablonu se zprávou, kterou chcete odeslat. Chcete-li vytvořit e-mailovou šablonu, vytvoříte v zásadě novou e-mailovou zprávu, zadejte zprávu, kterou chcete uložit (bez Komu, Kopie, Skrytá kopie nebo Předmět), a poté zprávu uložte jako šablonu aplikace Outlook. Jakmile vytvoříte svou e-mailovou šablonu, vytvořte pravidlo, které tuto e-mailovou šablonu automaticky odešle na e-maily přijaté během konkrétního časového období.
Když vám teď někdo pošle e-mail, vybraná šablona mu bude automaticky zaslána během vámi zadaného časového období.
Nastavení odpovědi mimo kancelář v Apple Mail pro Mac (IMAP nebo POP3)
PŘÍBUZNÝ: Jak nastavit odpověď mimo kancelář v Apple Mail pro Mac
Apple Mail nemá integrovanou funkci pro odpovědi mimo kancelář, ale můžete nastavit jedno nebo více pravidel pro automatické odesílání vlastních odpovědí na příchozí e-maily pro všechny účty IMAP nebo POP3, které jste přidali do aplikace. Na nastavit odpověď mimo kancelář pro e-mailový účet v Apple Mail , nastavte pravidlo na obrazovce Pravidla v dialogovém okně Předvolby (přejděte na Pošta> Předvolby a poté klikněte na tlačítko „Pravidla“) a určete podmínky, které je třeba splnit (účet, na který chcete zasílat automatické odpovědi) a akce, která má být provedena (odpověď na zprávu konkrétním textem zprávy). Můžete také přidat další podmínky, například zkontrolovat, zda je odesílatel ve vašich kontaktech nebo ne, nebo zkontrolovat, zda má pole Komu konkrétní e-mailovou adresu.
Pravidlo pro odpověď mimo kancelář, které vytvoříte, lze aktivovat nebo deaktivovat na obrazovce Pravidla zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka vedle pravidla. Protože pro pravidlo nemůžete nastavit časové období, musíte pravidlo zapnout ručně, pokud chcete, aby se spustilo, a poté ho vypnout, pokud již nechcete, aby se zobrazovalo. Až se vrátíte z dovolené nebo služební cesty, nezapomeňte zrušit zaškrtnutí políčka pravidla v dialogovém okně Předvolby.
Dokud je pravidlo aktivní, na veškerý přijatý e-mail, který splňuje vybrané podmínky, se odpoví vlastní nastavenou zprávou. Každý odesílatel obdrží automatickou odpověď pokaždé, když vám pošle e-mail.
POZNÁMKA: Aby se pravidlo spustilo, musíte nechat Apple Mail otevřený na Macu. Pokud zavřete Apple Mail, automatické odpovědi se neodesílají, ale budou to, jakmile znovu otevřete Apple Mail a obdržíte e-mailové zprávy do své schránky pro účet vybraný v pravidle. Bylo by lepší nastavit si v nastavení e-mailu vaší e-mailové služby odpověď na dovolenou, pokud je k dispozici, takže nemusíte nechat počítač zapnutý.
