Εάν πηγαίνετε έξω από την πόλη, ίσως θελήσετε να προσθέσετε μια σημείωση στο email σας για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι δεν θα είστε διαθέσιμοι ή να επικοινωνήσετε με κάποιον άλλο ενώ είστε μακριά.
Οι περισσότερες υπηρεσίες email παρέχουν έναν τρόπο αποστολής αυτόματης απάντησης στα εισερχόμενα μηνύματα όταν δεν είστε διαθέσιμοι για να ελέγξετε το email σας. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών για τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όσον αφορά τη ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών, βρίσκεστε σε ένα από τα λίγα σκάφη:
- Είτε έχετε λογαριασμό Gmail, λογαριασμό Microsoft (outlook.com, live.com ή hotmail.com) ή λογαριασμό Yahoo που υποστηρίζει ανταποκριτές.
- Είστε συνδεδεμένοι σε έναν Microsoft Exchange Server και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό εκτός γραφείου.
- Έχετε έναν λογαριασμό email POP3 / IMAP που δεν υποστηρίζει ανταποκριτές, ίσως από τον πάροχό σας στο Διαδίκτυο ή άλλη υπηρεσία.
Θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών στο Gmail, το Yahoo, το Windows 10 Mail (για λογαριασμούς Microsoft), το Outlook.com, το Outlook για Windows (για λογαριασμούς IMAP και POP3), το Exchange και ακόμη και στο Apple Mail για Mac (για λογαριασμούς IMAP και POP3).
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών στο Gmail
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Προσκλήσεις και ανταποκριτές διακοπών
Για όσους από εσάς έχετε διεύθυνση Gmail ή ακόμα και διευθύνετε μια μικρή εταιρεία που χρησιμοποιεί το Google Apps, ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών στο Gmail είναι απλό. Απλώς συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail, κάντε κλικ στο μενού Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας και επιλέξτε Ρυθμίσεις. Όταν η σελίδα "Ρυθμίσεις" ανοίξει σε μια νέα καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι να δείτε μια ενότητα που ονομάζεται Αποκριτής διακοπών. Οι επιλογές είναι πολύ διαισθητικές. Απλώς ενεργοποιήστε τον ανταποκριτή διακοπών, επιλέξτε την πρώτη ημέρα και την τελευταία ημέρα (εάν ισχύει) και εισαγάγετε ένα θέμα και ένα μήνυμα. Αν δεν θέλετε η απάντηση διακοπών να αποστέλλεται σε κάποιον που σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή απάντησης μόνο σε άτομα στις Επαφές μου" για να επιτρέπεται η απάντηση στις διακοπές μόνο σε άτομα που βρίσκονται στη λίστα Επαφών Google.
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή Yahoo Vacation
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Yahoo Mail
Το δημιουργήστε μια απάντηση διακοπών στο Yahoo Mail , ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Yahoo Mail. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης και κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις" στο αναπτυσσόμενο μενού. Στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Απόκριση διακοπών" στη λίστα επιλογών στα αριστερά και επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αυτόματης απόκρισης κατά τη διάρκεια αυτών των ημερομηνιών (συμπεριλαμβανομένης)". Επιλέξτε τις ημερομηνίες Από και Μέχρι και εισαγάγετε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να σταλεί. Εάν θέλετε μια διαφορετική απάντηση να αποστέλλεται σε έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους τομείς, ελέγξτε το "Διαφορετική απόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο τομέα", εισαγάγετε τους τομείς και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το μήνυμα που θα σταλεί σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτούς τους τομείς.
Το Yahoo σάς επιτρέπει επίσης να έχετε διαφορετικές απαντήσεις μέσω email ανάλογα με το ποιος θα πάει. Απλώς επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Διαφορετική απόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένο τομέα" και προσθέστε σε τομείς email για τους οποίους θέλετε διαφορετική απάντηση.
Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στο κάτω μέρος του διαλόγου Ρυθμίσεις. Η απάντηση των διακοπών σας θα σταλεί αυτόματα κατά τις καθορισμένες ημερομηνίες.
Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων στα Windows 10 Mail για λογαριασμούς email Microsoft
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Windows 10 Mail
Τα Windows 10 Mail σάς επιτρέπουν μόνο να ρυθμίσετε αποκρίσεις διακοπών για λογαριασμούς email Microsoft, συμπεριλαμβανομένων λογαριασμών outlook.com, live, com, hotmail.com και Office 365. Για να ρυθμίσετε μια απόκριση διακοπών στο Windows 10 Mail , ανοίξτε την εφαρμογή και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις" στο παράθυρο Ρυθμίσεις που γλιστρά προς τα δεξιά και επιλέξτε το λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να στείλετε αυτόματες απαντήσεις από το αναπτυσσόμενο μενού "Επιλογή λογαριασμού". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων", ώστε να γίνει σκούρο γκρι και να ανάβει Ενεργό Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντηση στο πλαίσιο κάτω από το ρυθμιστικό. Αν θέλετε η απάντηση να αποστέλλεται μόνο σε άτομα στη λίστα επαφών σας, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή απαντήσεων μόνο στις επαφές μου". Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες απαντήσεις για όλους τους υποστηριζόμενους λογαριασμούς στο Mail, αλλά πρέπει να το κάνετε ξεχωριστά για κάθε έναν.
Ρύθμιση αυτόματης απάντησης στο Outlook.com
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook.com
Το ρυθμίστε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook.com , παω σε ήττπ://ωωω.ουτλοοκ.κομ στο αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στον λογαριασμό email Microsoft από τον οποίο θέλετε να στείλετε μια αυτόματη απάντηση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας Outlook.com και επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού. Κάντε κλικ στο "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" στο παράθυρο που ολισθαίνει στη δεξιά πλευρά του παραθύρου. Ορίστε την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης και εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται αυτόματα. Ορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε, όπως εάν θέλετε οι αυτόματες απαντήσεις να αποστέλλονται μόνο σε άτομα στη λίστα επαφών σας ή σε όλους όσους σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της αυτόματης απάντησής σας, κάντε κλικ στο "OK" στο επάνω μέρος του παραθύρου. Το προσαρμοσμένο μήνυμά σας θα βγει αυτόματα κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου που ορίζετε ως απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν και πληρούν τις απαιτήσεις που έχετε ορίσει.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook.com μόνο με λογαριασμούς email Microsoft—live.com, outlook.com, hotmail.com και msn.com.
Ρύθμιση ενός Microsoft Exchange Server Vacation Responseder στο Outlook
Εάν είστε συνδεδεμένοι σε έναν Microsoft Exchange Server (συνήθως στη δουλειά σας), θα μπορείτε να επωφεληθείτε από τον Βοηθό εκτός γραφείου, ο οποίος είναι το ίδιο πράγμα με έναν αποκριτή διακοπών. Για να το ρυθμίσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" για να μπείτε στην προβολή παρασκηνίου και κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματες απαντήσεις".
Από εδώ, η δημιουργία ενός ανταποκριτή διακοπών είναι πολύ εύκολη. Απλώς κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό εύρος" εάν θέλετε να περιορίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο. Επιλέξτε τις ημερομηνίες και τις ώρες "Ώρα έναρξης" και "Ώρα λήξης". Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε ένα μήνυμα προς αποστολή "Inside My Organisation" ή "Outside My Organisation" ή και τα δύο.
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών για λογαριασμούς IMAP ή POP3 στο Outlook για Windows
Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι σε διακομιστή Exchange στην εργασία σας, αλλά ίσως χρησιμοποιείτε το Outlook στο σπίτι, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών απευθείας μέσω του Outlook. Ωστόσο, αυτό λειτουργεί μόνο εάν ο υπολογιστής σας παραμείνει σε λειτουργία ενώ είστε εκτός λειτουργίας, επομένως είναι καλύτερο να ελέγξετε και να δείτε εάν ο λογαριασμός email σας υποστηρίζει ανταποκριτές διακοπών στην υπηρεσία webmail. Εάν όχι, το Outlook θα λειτουργήσει.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook για Windows
Το ρυθμίστε έναν ανταποκριτή διακοπών στο Outlook για Windows , πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε ένα πρότυπο email με το μήνυμα που θέλετε να στείλετε. Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email, βασικά δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα email, εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε (χωρίς Προς, Cc, Bcc ή Θέμα) και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το μήνυμα ως Πρότυπο Outlook. Μόλις δημιουργήσετε το πρότυπο email σας, δημιουργήστε έναν κανόνα που θα στέλνει αυτόματα αυτό το πρότυπο email σε μηνύματα που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών.
Τώρα, όταν κάποιος σας στέλνει ένα email, το πρότυπο που επιλέξατε θα σταλεί αυτόματα σε αυτό κατά το χρονικό διάστημα που καθορίσατε.
Ρύθμιση απάντησης εκτός γραφείου στο Apple Mail για Mac (IMAP ή POP3)
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Apple Mail για Mac
Το Apple Mail δεν διαθέτει ενσωματωμένη δυνατότητα για απαντήσεις εκτός γραφείου, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ή περισσότερους κανόνες για την αυτόματη αποστολή προσαρμοσμένων απαντήσεων σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για οποιονδήποτε λογαριασμό IMAP ή POP3 που έχετε προσθέσει στην εφαρμογή. Προς την ρυθμίστε μια απάντηση εκτός γραφείου για έναν λογαριασμό email στο Apple Mail , ορίστε έναν κανόνα στην οθόνη κανόνων στο πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις (μεταβείτε στο Mail> Προτιμήσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες"), καθορίζοντας τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται (ο λογαριασμός για τον οποίο θέλετε να στείλετε αυτόματες απαντήσεις) και την ενέργεια που πρέπει να εκτελεστεί (απάντηση στο μήνυμα με συγκεκριμένο κείμενο μηνύματος). Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλες συνθήκες, όπως να ελέγξετε εάν ο αποστολέας βρίσκεται στις επαφές σας ή όχι ή να ελέγξετε εάν το πεδίο Προς έχει συγκεκριμένη διεύθυνση email.
Ο κανόνας απάντησης εκτός γραφείου που δημιουργείτε μπορεί να γίνει ενεργός ή ανενεργός στην οθόνη Κανόνες επιλέγοντας ή καταργώντας την επιλογή του πλαισίου δίπλα στον κανόνα. Επειδή δεν μπορείτε να ορίσετε ένα εύρος ημερομηνιών για έναν κανόνα, πρέπει να ενεργοποιήσετε τον κανόνα μη αυτόματα όταν θέλετε να εκτελείται και, στη συνέχεια, να τον απενεργοποιήσετε όταν δεν θέλετε να εκτελείται πλέον. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει το πλαίσιο για τον κανόνα στο παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις όταν επιστρέφετε από τις διακοπές ή το επαγγελματικό ταξίδι σας.
Εφ 'όσον ο κανόνας είναι ενεργός, κάθε email που λαμβάνεται και πληροί τις επιλεγμένες συνθήκες απαντά με το προσαρμοσμένο μήνυμα που έχετε ρυθμίσει. Κάθε αποστολέας θα λαμβάνει την αυτόματη απάντηση κάθε φορά που θα σας στέλνει ένα email.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει να αφήσετε το Apple Mail ανοιχτό στο Mac σας για να εκτελεστεί ο κανόνας. Εάν κλείσετε το Apple Mail, οι αυτόματες απαντήσεις δεν θα σταλούν, αλλά θα είναι μόλις ανοίξετε ξανά το Apple Mail και θα λάβετε μηνύματα email στα εισερχόμενά σας για τον λογαριασμό που έχει επιλεγεί στον κανόνα. Θα ήταν καλύτερα να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών στις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της υπηρεσίας email σας, εάν είναι διαθέσιμος, οπότε δεν χρειάζεται να αφήσετε τον υπολογιστή σας ενεργοποιημένο.
