วิธีใช้มุมมองไฟล์ของ Microsoft Outlook Online

การค้นหาผ่านอีเมลสำหรับไฟล์แนบอาจใช้เวลานานและน่ารำคาญ โชคดีที่ Microsoft มีมุมมอง "ไฟล์" ใน Outlook Online ที่ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารใด ๆ ที่คุณกำลังมองหา นี่คือวิธีการทำงาน

Microsoft Outlook ได้รับการผสมผสานระหว่างอีเมลปฏิทินผู้คนและภารกิจ แต่นั่นเป็นองค์ประกอบสำคัญ: ข้อมูล หากคุณใช้ไคลเอนต์ Outlook Desktop คุณมี ตัวเลือกการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเสียบช่องว่างนั้น เมื่อพูดถึงสิ่งที่แนบมามีตัวเลือก "มีไฟล์แนบ" เฉพาะในแท็บ "ค้นหา" โดยเฉพาะสำหรับไฟล์ที่คุณส่งหรือรับ

Outlook ออนไลน์ ไม่มีริบบิ้น แต่คุณยังสามารถค้นหาสิ่งที่แนบมาได้โดยคลิกที่ลูกศรในกล่อง "ค้นหา" และสลับช่องทำเครื่องหมาย "สิ่งที่แนบมา"

Microsoft ได้ไปหนึ่งขั้นตอนเพิ่มเติมใน Outlook Online และแนะนำมุมมองไฟล์เฉพาะสำหรับสมาชิก Microsoft 365 / Office 365 และบัญชี Outlook Live

คุณสามารถเข้าถึงมุมมองนี้ได้โดยคลิกที่ไอคอน "ไฟล์" ที่มุมล่างซ้ายของ Outlook โดยค่าเริ่มต้นมันจะอยู่ระหว่างไอคอน "คน" และ "to-do"

หากคุณมองไม่เห็น แต่คุณมีไอคอนสามจุดแทนให้คลิกไอคอนสามจุดจากนั้นตัวเลือก "ไฟล์" จากเมนูที่ปรากฏขึ้น

มุมมองเริ่มต้นจะแสดงไฟล์ทั้งหมดด้วยไอคอนที่แสดงประเภทไฟล์หัวเรื่องผู้ส่งวันที่ได้รับหรือส่งและโฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลพร้อมไฟล์แนบ

ในการบิดแปลกเล็กน้อยไฟล์ภาพจะไม่ปรากฏในมุมมองเริ่มต้นนี้ ในการแสดงสิ่งเหล่านั้นคุณสามารถคลิก "Files X" เพื่อแสดงไฟล์ทั้งหมด รวมทั้ง รูปภาพหรือคลิกตัวเลือก "รูปภาพ" ในแถบด้านข้างเพื่อแสดง เท่านั้น ภาพ

ตามค่าเริ่มต้นไฟล์จะแสดงในมุมมองรายการ แต่คุณสามารถคลิก "ดู" และเปลี่ยนเป็น "มุมมองกระเบื้อง" เพื่อแสดงไฟล์เป็นรูปขนาดย่อแทน

นี่คือที่ตัวเลือก "ภาพถ่าย" เข้ามาในตัวของตัวเองเพราะมันง่ายกว่ามากที่จะค้นหาภาพที่คุณกำลังมองหา

หากต้องการเปิดสิ่งที่แนบมาให้ดับเบิลคลิกที่รายการสิ่งที่แนบมาและจะเปิดแผงดูตัวอย่างสิ่งที่แนบมาและอีเมลที่แนบมา

จากที่นี่คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์และดำเนินการอื่น ๆ ได้ขึ้นอยู่กับประเภทไฟล์ที่เป็นเช่นเดียวกับการดำเนินการมาตรฐานที่คุณจะสามารถทำได้โดยปกติกับอีเมลเช่นการตอบกลับไปข้างหน้าและอื่น ๆ

หากคุณเพียงแค่ต้องค้นหาสิ่งที่แนบมาและดาวน์โหลดหรือพิมพ์คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้และดาวน์โหลดหรือพิมพ์ได้โดยตรงจากรายการ คลิกไอคอนเมนูสาม Dot ถัดจากชื่อไฟล์และเลือกการกระทำที่เหมาะสมจากเมนู

หรือเลือกรายการโดยคลิกที่วงกลมทางด้านซ้ายของมันและตัวเลือกเดียวกันจะปรากฏบนแถบเครื่องมือ

เหมาะสำหรับการดาวน์โหลดหลายไฟล์พร้อมกันเนื่องจากคุณสามารถเลือกไฟล์ได้มากเท่าที่คุณต้องการใช้วิธีนี้

เมื่อคุณทำไฟล์ของคุณเสร็จแล้วและคุณต้องการกลับไปที่อีเมลของคุณให้คลิกที่ไอคอน "จดหมาย" ที่ด้านล่างซ้ายของ Outlook

มุมมองไฟล์เป็นส่วนเสริมที่ดีสำหรับ Microsoft Outlook ออนไลน์ ใช้งานง่ายรวดเร็วและให้คุณจัดการไฟล์แนบของคุณในวิธีที่ใช้งานง่ายที่ขัดเกลามากกว่าเพียงแค่เลือกผ่านผลการค้นหา