Tìm kiếm thông qua các email cho các tệp đính kèm có thể tốn thời gian và gây phiền nhiễu. Rất may, Microsoft có chế độ xem "tệp" trong Outlook Online giúp dễ dàng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào bạn đang tìm kiếm. Đây là cách nó hoạt động.
Theo truyền thống của Microsoft Outlook là một amalgam email, lịch, người và tác vụ, nhưng điều đó để lại một thành phần chính: dữ liệu. Nếu bạn sử dụng máy khách Outlook Desktop, thì bạn có [số 8] Tùy chọn tìm kiếm mạnh mẽ để cắm khoảng cách đó. Khi nói đến tệp đính kèm, có một tùy chọn "có tệp đính kèm" chuyên dụng trong tab "Tìm kiếm" cụ thể cho các tệp mà bạn đã gửi hoặc nhận được.
Outlook trực tuyến Không có ruy băng, nhưng bạn vẫn có thể tìm kiếm tệp đính kèm bằng cách nhấp vào hộp "tìm kiếm" và bật hộp kiểm "tệp đính kèm".
Microsoft đã tiến thêm một bước trong Outlook Online và giới thiệu chế độ xem tệp chuyên dụng cho các thuê bao Microsoft 365 / Office 365 và tài khoản Outlook Live.
Bạn có thể truy cập chế độ xem này bằng cách nhấp vào biểu tượng "Tệp" ở góc dưới cùng bên trái của Outlook. Theo mặc định, nó sẽ nằm giữa các biểu tượng "Người" và "để làm".
Nếu bạn không thể nhìn thấy nó, nhưng bạn có một biểu tượng ba dấu chấm thay vào đó, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm và sau đó tùy chọn "Tệp" từ menu bật lên.
Chế độ xem mặc định sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tệp, với một biểu tượng hiển thị cho bạn loại tệp, chủ đề, người gửi, ngày nhận hoặc gửi và thư mục trong đó email có tệp đính kèm được giữ.
Trong một twist hơi kỳ lạ, các tệp hình ảnh không được hiển thị trong chế độ xem mặc định này. Để hiển thị những thứ đó, bạn có thể nhấp vào "Tệp x" để hiển thị tất cả các tệp bao gồm Hình ảnh hoặc nhấp vào tùy chọn "Ảnh" trong thanh bên để hiển thị chỉ một hình ảnh.
Theo mặc định, các tệp được hiển thị trong chế độ xem danh sách, nhưng bạn có thể nhấp vào "Xem" và thay đổi thành "Chế độ xem gạch" để hiển thị các tệp dưới dạng hình thu nhỏ.
Đây là nơi tùy chọn "Ảnh" xuất hiện, vì dễ dàng hơn để tìm thấy hình ảnh bạn đang tìm kiếm.
Để mở tệp đính kèm, bấm đúp vào danh sách tệp đính kèm và nó sẽ mở bảng điều khiển xem trước tệp đính kèm và thư mà nó được đính kèm.
Từ đây, bạn có thể tải xuống tệp và thực hiện nhiều hành động khác tùy thuộc vào loại tệp nào, cũng như thực hiện các hành động tiêu chuẩn mà bạn thường có thể thực hiện với email, chẳng hạn như trả lời, chuyển tiếp, v.v.
Nếu bạn chỉ cần tìm một tệp đính kèm và tải xuống hoặc in nó, bạn có thể bỏ qua bước này và tải xuống hoặc in thẳng vào danh sách. Nhấp vào biểu tượng menu ba dấu chấm bên cạnh tên tệp và chọn hành động thích hợp từ menu.
Ngoài ra, chọn mục bằng cách nhấp vào vòng tròn ở bên trái của nó và các tùy chọn tương tự xuất hiện trên thanh công cụ.
Điều này là lý tưởng để tải xuống nhiều tệp cùng một lúc, vì bạn có thể chọn nhiều tệp như bạn muốn sử dụng phương pháp này.
Khi bạn hoàn tất các tệp của mình và bạn muốn quay lại email của mình, hãy nhấp vào biểu tượng "Mail" ở phía dưới bên trái của Outlook.
Chế độ xem tệp là một bổ sung tốt cho Microsoft Outlook Online. Thật dễ dàng để sử dụng, nhanh chóng và cho phép bạn quản lý các tệp đính kèm của mình theo cách thân thiện với người dùng chắc chắn được tinh chế hơn là chỉ cần chọn thông qua kết quả tìm kiếm.
