Outlook में मेलबॉक्स क्लीनअप आपके मेलबॉक्स से बकवास से छुटकारा पाने के लिए डिज़ाइन किए गए टूल का एक सेट है। आप इसे अपने मेलबॉक्स के आकार की समीक्षा करने, आकार और तिथि के अनुसार आइटमों को स्वचालित रूप से साफ़ करने और कुछ अन्य कार्य करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। चलो उनके माध्यम से जाओ और एक नज़र रखना।
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सबसे पहले, आपको उपकरण खोलने की आवश्यकता है। फ़ाइल> टूल्स पर जाएं और मेलबॉक्स क्लीनअप पर क्लिक करें।
कुछ उपकरण उपलब्ध हैं, और हम आपके मेलबॉक्स में डेटा की मात्रा को देखकर शुरू करेंगे।
अपने मेलबॉक्स के आकार की समीक्षा करें
आपका आउटलुक मेलबॉक्स फ़ोल्डर्स से बना होता है- इनबॉक्स, भेजे गए आइटम, आर्काइव और इतने पर- और फ़ोल्डर्स के आकार को जानने से आपको यह देखने में मदद मिलती है कि आपके सभी ईमेल कहां हैं। पता लगाने के लिए, "मेलबॉक्स आकार देखें" पर क्लिक करें।
यह फ़ोल्डर आकार विंडो खोलता है, जो आपको प्रत्येक फ़ोल्डर का आकार दिखाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह स्थानीय डेटा टैब में खुलता है। स्थानीय डेटा वह डेटा है जो आपके कंप्यूटर में आपकी .pst और .ost फ़ाइलों में संग्रहीत होता है।
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कॉलम फ़ोल्डर का नाम, आकार और कुल आकार (जो किसी भी उप-फ़ोल्डर सहित आकार है) को दर्शाता है। इस दृश्य का सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि यह आपको उन फ़ोल्डरों को दिखाता है जिन्हें आप आमतौर पर कैलेंडर की तरह नहीं मान सकते हैं। यदि आपको कई वर्षों की नियुक्तियों और बैठकों के अनुरोध मिले हैं, तो आप आसानी से कैलेंडर में किलोबाइट का एक अच्छा हिस्सा रख सकते हैं जिसे आप पुरानी घटनाओं को हटाकर साफ कर सकते हैं।
यदि आप फ़ोल्डर्स के आकार को देखना चाहते हैं मेल सर्वर , "सर्वर डेटा" टैब पर क्लिक करें। पहली बार जब आप इस टैब को खोलते हैं, तो डेटा को पॉप्युलेट करने में थोड़ा समय लग सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आउटलुक एक्सचेंज सर्वर से संपर्क कर रहा है, आपकी फ़ाइलों (जो कि मक्खी पर गणना की जाती है) पर डेटा की मांग कर रहा है, और फिर डाउनलोड और परिणामों को प्रदर्शित कर रहा है।
हर बार जब आप इस टैब को खोलते हैं, तो डेटा पुनर्प्राप्ति बहुत तेज़ हो जाती है, क्योंकि एक्सचेंज को केवल एक अंतर विश्लेषण करना होता है और अधिकांश फ़ोल्डर आकार को इतना नहीं बदलते हैं। टैब लोड होने के बाद, आपको Exchange सर्वर पर फ़ोल्डर का आकार दिखाई देगा। यह स्थानीय डेटा टैब में आकार के समान नहीं हो सकता क्योंकि Outlook आवश्यक रूप से आपके कंप्यूटर के सभी संदेश डाउनलोड नहीं करता है .
उदाहरण के लिए, मेरे स्थानीय डेटा टैब पर आर्काइव फ़ोल्डर का कुल आकार 116805 kb है, लेकिन सर्वर डेटा टैब पर, कुल आकार 363399 kb है - 246594 kb (265 MB) का अंतर। यह बहुत से मेल स्थानीय डेटा में दिखाई नहीं देते हैं। क्या चल रहा है?
डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक केवल आपके स्थानीय क्लाइंट पर एक निश्चित मात्रा में मेल रखता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका ईमेल बहुत अधिक जगह नहीं लेता है। 64GB से बड़ा हार्ड डिस्क वाले कंप्यूटर पर (जो आजकल उनमें से अधिकांश है), आउटलुक केवल आपके कंप्यूटर पर पिछले वर्ष के ईमेल रखेगा। पुराने मेल ईमेल सर्वर पर रखे जाते हैं, और आप उन्हें एक्सेस कर सकते हैं। आप पुराने मेल डाउनलोड कर सकते हैं, और इस डिफ़ॉल्ट को बदलें यदि आप चाहते हैं। ध्यान रखें कि आप डिफ़ॉल्ट को बदल सकते हैं ताकि वह डाउनलोड हो जाए कम से साथ ही मेल करें, इसलिए यदि आप अंतरिक्ष के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो आप डिफ़ॉल्ट को 1 वर्ष से 6 महीने (या उससे कम) में बदलना चाह सकते हैं।
(नोट: यह केवल Microsoft Exchange सर्वर का उपयोग करने वाले खातों को प्रभावित करता है, जैसे Hotmail, live.com, O365, और कुछ कॉर्पोरेट खाते। यदि आप Google या याहू जैसे अन्य प्रदाताओं से मेल डाउनलोड करने के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं तो इस सेटिंग को अनदेखा कर दिया जाता है और सभी मेल डाउनलोड किया गया है।)
अब जब आप जानते हैं कि आपके फ़ोल्डर्स में कितना डेटा है, तो आप प्राथमिकता दे सकते हैं कि आप किन-किन को साफ़ करते हैं।
पुराने या बड़े मेल की खोज करना
यदि आपको कई अलग-अलग फ़ोल्डरों में मेल मिला है, तो आप अपने पूरे मेलबॉक्स को पुराने या बड़े मेल के लिए खोज सकते हैं।
यह बहुत उपयोगी है यदि आप बड़े अनुलग्नकों के साथ मेल ढूंढना चाहते हैं जिन्हें आप या तो हटा सकते हैं, या आउटलुक से एक हार्ड ड्राइव या क्लाउड सेवा में स्थानांतरित कर सकते हैं। एक उदाहरण के रूप में, यदि आप 5 एमबी से अधिक के सभी मेल ढूंढना चाहते हैं, तो आप "फ़ील्ड से बड़े आइटम खोजें" को 5000 केबी में बदल सकते हैं और फिर "फाइंड" बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
मानक आउटलुक खोज पैनल मेल की एक सूची के साथ वापस आता है जो कम से कम 5 एमबी हैं।
ये परिणाम केवल ईमेल लौटाते हैं, लेकिन आप "लुक" फ़ील्ड को किसी विशिष्ट प्रकार की फ़ाइल में बदल सकते हैं यदि आप एक व्यापक जाल डालना चाहते हैं।
खोज परिणामों से, आप प्रत्येक ईमेल को खोल सकते हैं और उन्हें हटा सकते हैं या संलग्नक हटा सकते हैं। यदि आपको उन्हें बचाने की आवश्यकता है, तो उन्हें हटाने या हटाने से पहले अनुलग्नकों को सहेजना न भूलें।
एक ऑटोरिचिव को मारना
आप आउटलुक में प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ोल्डर के लिए ऑटोकार्इव पैरामीटर सेट कर सकते हैं, कुछ हम पहले कवर कर चुके हैं आउटलुक को सुचारू रूप से चलाने पर एक व्यापक नज़र के भाग के रूप में। यदि आप ऑटोकार्विक नियम सेट करते हैं, तो आप "ऑटोअर्च" बटन पर क्लिक करके उन्हें मेलबॉक्स क्लीनअप में बंद कर सकते हैं।
यह प्रक्रिया आउटलुक में सभी फ़ोल्डरों के माध्यम से घूमती है और आपके द्वारा सेट किए गए किसी भी ऑटो-आर्काइव नियमों को लागू करती है। यदि आपने कोई सेट अप नहीं किया है, तो आप इस बटन को गलती से मारने के बारे में चिंतित हो सकते हैं, लेकिन चिंता न करें - डिफ़ॉल्ट ऑटोकार्टिव नियम कुछ भी नहीं करना है।
हटाए गए आइटम देखें और खाली करें
यदि आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाकर अपने मेल को "सॉफ्ट डिलीट" करना पसंद करते हैं और आप इसे शायद ही कभी खाली करते हैं, तो यह विकल्प आपके लिए है।
ध्यान दें : कुछ लोग अपने हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को एक प्रकार के संग्रह के रूप में उपयोग करना पसंद करते हैं, वहां चीजों को उछालते हैं और कभी भी फ़ोल्डर को खाली नहीं करते हैं। यह एक अच्छा विचार नहीं है, क्योंकि बहुत सारे तरीके हैं जो आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को बहुत आसानी से खाली कर सकते हैं। इसके बजाय, यदि आपको एक संदेश रखना है, तो एक संग्रह स्थापित करें!
"हटाए गए आइटम आकार देखें" पर क्लिक करें यह देखने के लिए कि आपके हटाए गए आइटम कितनी जगह ले रहे हैं, फिर एक गहरी सांस लें और "खाली" जाएं।
यह हटाए गए आइटम फ़ोल्डर से सभी आइटम हटा देगा। अगर वह आपको डराता है तो हर तरह से अपने पुरालेख में किसी भी महत्वपूर्ण मेल को स्थानांतरित करने के लिए एक क्षण ले लो, लेकिन आपको वास्तव में अपने उत्पादों को खाली करना चाहिए और नहीं इसे एक पुरालेख के रूप में उपयोग करें।
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संघर्ष मेल देखें और हटाएँ
Mailbox Cleanup में अंतिम विकल्प संघर्ष संदेशों को हटाना है। ये वे ईमेल हैं जो आउटलुक एक मौजूदा ईमेल के साथ संघर्ष के बारे में सोचते हैं क्योंकि उनके पास एक ही हेडर जानकारी है। सामान्य रूप से यह Exchange सर्वर के साथ अस्थायी सिंक्रनाइज़िंग समस्याओं के कारण है, और आपको इन ईमेल को बिना किसी समस्या के हटाने में सक्षम होना चाहिए। यह देखने के लिए कि क्या आपको संघर्ष फ़ोल्डर में कोई ईमेल मिला है, फ़ोल्डर फ़ोल्डर विंडो के फ़िल्टर किए गए संस्करण को देखने के लिए "संघर्ष का आकार देखें" बटन पर क्लिक करें।
अगर वहां कोई ईमेल हैं, तो फ़ोल्डर आकार विंडो बंद करें और फिर मेलबॉक्स सफाई विंडो में "हटाएं" बटन पर क्लिक करें।
यह मेलबॉक्स सफाई उपकरण है। यह विशेष रूप से आकर्षक नहीं है, लेकिन यह प्रभावी और उपयोगी है।
