Mailbox Cleanup ใน Outlook คือชุดเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อกำจัดขยะออกจากกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้เพื่อตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายของคุณล้างรายการโดยอัตโนมัติตามขนาดและวันที่และใช้งานฟังก์ชันอื่น ๆ ให้ผ่านพวกเขาและดู
ที่เกี่ยวข้อง: การล้างข้อมูลบนดิสก์กำลังจะหายไปใน Windows 10 และเราพลาดไปแล้ว
ขั้นแรกคุณต้องเปิดเครื่องมือ ไปที่ไฟล์> เครื่องมือและคลิก Mailbox Cleanup
มีเครื่องมือบางอย่างที่พร้อมใช้งานและเราจะเริ่มต้นด้วยการดูจำนวนข้อมูลในกล่องจดหมายของคุณ
ตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายของคุณ
กล่องจดหมาย Outlook ของคุณประกอบด้วยโฟลเดอร์ไม่ว่าจะเป็นกล่องขาเข้ารายการที่ส่งที่เก็บถาวรและอื่น ๆ และการทราบขนาดของโฟลเดอร์จะช่วยให้คุณเห็นว่าอีเมลทั้งหมดของคุณอยู่ที่ใด หากต้องการทราบให้คลิก“ ดูขนาดกล่องจดหมาย”
ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Folder Size ขึ้นมาซึ่งจะแสดงขนาดของแต่ละโฟลเดอร์ โดยค่าเริ่มต้นจะเปิดขึ้นในแท็บข้อมูลภายในเครื่อง ข้อมูลในเครื่องคือข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในไฟล์. pst และ.ost
ที่เกี่ยวข้อง: ไฟล์ข้อมูล Outlook PST ของฉันอยู่ที่ไหนและฉันจะย้ายไปที่อื่นได้อย่างไร
คอลัมน์จะแสดงชื่อขนาดและขนาดรวมของโฟลเดอร์ (ซึ่งเป็นขนาดรวมถึงโฟลเดอร์ย่อยด้วย) ส่วนที่ดีที่สุดของมุมมองนี้คือแสดงโฟลเดอร์ที่คุณอาจไม่ได้พิจารณาตามปกติเช่นปฏิทิน หากคุณได้รับการนัดหมายและการร้องขอการประชุมเป็นเวลาหลายปีคุณอาจมีกิโลไบต์ที่เหมาะสมในปฏิทินซึ่งคุณสามารถล้างข้อมูลได้โดยการลบกิจกรรมเก่า ๆ
หากคุณต้องการดูขนาดของโฟลเดอร์บน เซิร์ฟเวอร์อีเมล คลิกแท็บ“ ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์” ในครั้งแรกที่คุณเปิดแท็บนี้อาจใช้เวลาสักครู่ในการเติมข้อมูล เนื่องจาก Outlook กำลังติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange เพื่อขอข้อมูลในไฟล์ของคุณ (ซึ่งคำนวณได้ทันที) จากนั้นดาวน์โหลดและแสดงผลลัพธ์
ทุกครั้งที่คุณเปิดแท็บนี้ในครั้งต่อ ๆ ไปการดึงข้อมูลจะเร็วขึ้นมากเนื่องจาก Exchange ต้องทำการวิเคราะห์ความแตกต่างเท่านั้นและโฟลเดอร์ส่วนใหญ่จะไม่เปลี่ยนขนาดมากนัก เมื่อโหลดแท็บแล้วคุณจะเห็นขนาดโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ซึ่งอาจไม่เหมือนกับขนาดในแท็บ Local Data เนื่องจาก Outlook ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดข้อความทั้งหมดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ .
ตัวอย่างเช่นบนแท็บ Local Data ของฉันขนาดรวมของโฟลเดอร์ Archive คือ 116805 kb แต่บนแท็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ขนาดรวมคือ 363399 kb ซึ่งแตกต่างกันคือ 246594 kb (265 MB) มีอีเมลจำนวนมากที่ไม่ปรากฏในข้อมูลในเครื่อง เกิดอะไรขึ้น?
ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะเก็บอีเมลจำนวนหนึ่งไว้ในไคลเอนต์ในพื้นที่ของคุณเท่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ใช้พื้นที่มากเกินไป ในคอมพิวเตอร์ที่มีฮาร์ดดิสก์ขนาดใหญ่กว่า 64gb (ซึ่งส่วนใหญ่ในปัจจุบัน) Outlook จะเก็บอีเมลจากปีที่แล้วไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเท่านั้น อีเมลเก่าจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลและคุณสามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถดาวน์โหลดอีเมลรุ่นเก่าและ เปลี่ยนค่าเริ่มต้นนี้ ถ้าคุณต้องการ. โปรดทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นเพื่อให้ดาวน์โหลดได้ น้อยกว่า อีเมลเช่นกันดังนั้นหากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อหาพื้นที่ว่างคุณอาจต้องการเปลี่ยนค่าเริ่มต้นจาก 1 ปีเป็น 6 เดือน (หรือน้อยกว่า)
(หมายเหตุ: สิ่งนี้มีผลเฉพาะกับบัญชีที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange เช่น Hotmail, live.com, O365 และบัญชีองค์กรบางบัญชีหากคุณใช้ Outlook เพื่อดาวน์โหลดเมลจากผู้ให้บริการรายอื่นเช่น Google หรือ Yahoo การตั้งค่านี้จะถูกละเว้นและทั้งหมด ดาวน์โหลดอีเมลแล้ว)
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าโฟลเดอร์ของคุณมีข้อมูลมากแค่ไหนคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญที่คุณล้างข้อมูลได้
ค้นหาจดหมายเก่าหรือจดหมายขนาดใหญ่
หากคุณมีอีเมลในโฟลเดอร์ต่างๆมากมายคุณสามารถค้นหาอีเมลที่เก่ากว่าหรือใหญ่กว่าในกล่องจดหมายทั้งหมดได้
สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณต้องการค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ที่คุณสามารถลบหรือย้ายจาก Outlook ไปยังฮาร์ดไดรฟ์หรือบริการคลาวด์ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการค้นหาอีเมลทั้งหมดที่มีขนาดเกิน 5 MB คุณสามารถเปลี่ยนช่อง "ค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า" เป็น 5,000 kb จากนั้นคลิกปุ่ม "ค้นหา"
แผงค้นหา Outlook มาตรฐานกลับมาพร้อมกับรายการอีเมลที่มีขนาดอย่างน้อย 5 MB
ผลลัพธ์เหล่านี้จะส่งคืนเฉพาะอีเมล แต่คุณสามารถเปลี่ยนช่อง "Look" เป็นไฟล์ประเภทใดก็ได้หากคุณต้องการสร้างเครือข่ายที่กว้างขึ้น
จากผลการค้นหาคุณสามารถเปิดอีเมลแต่ละฉบับและลบหรือนำไฟล์แนบออกได้ อย่าลืมบันทึกไฟล์แนบก่อนที่จะลบหรือนำออกหากคุณต้องการบันทึก
เริ่มต้นการเก็บถาวรอัตโนมัติ
คุณสามารถตั้งค่าพารามิเตอร์การเก็บอัตโนมัติสำหรับทุกโฟลเดอร์ใน Outlook สิ่งที่เราเคยพูดถึงมาก่อน เป็นส่วนหนึ่งของมุมมองที่กว้างขึ้นในการทำให้ Outlook ทำงานได้อย่างราบรื่น หากคุณได้ตั้งค่ากฎการเก็บอัตโนมัติคุณสามารถเริ่มใช้งานได้ในการล้างข้อมูลกล่องจดหมายโดยคลิกที่ปุ่ม "การเก็บถาวรอัตโนมัติ"
กระบวนการนี้จะเลื่อนไปตามโฟลเดอร์ทั้งหมดใน Outlook และใช้กฎการเก็บถาวรอัตโนมัติที่คุณตั้ง หากคุณไม่ได้ตั้งค่าใด ๆ คุณอาจกังวลว่าจะกดปุ่มนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ไม่ต้องกังวลกฎการเก็บอัตโนมัติเริ่มต้นคือไม่ต้องทำอะไรเลย
ดูและล้างรายการที่ถูกลบ
หากคุณต้องการ "ลบแบบนุ่มนวล" โดยย้ายไปที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบและคุณแทบไม่ได้ล้างข้อมูลเลยตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับคุณ
บันทึก : บางคนชอบใช้โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบเป็นที่เก็บถาวรโดยโยนสิ่งต่างๆลงในโฟลเดอร์นั้นและไม่เคยล้างข้อมูลในโฟลเดอร์ นี่ไม่ใช่ความคิดที่ดีเพราะมีหลายวิธีที่คุณสามารถล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบได้ง่ายเกินไป หากคุณต้องการเก็บข้อความให้ตั้งค่าที่เก็บถาวร!
คลิก“ ดูขนาดรายการที่ถูกลบ” เพื่อดูว่ารายการที่ถูกลบของคุณใช้พื้นที่ไปเท่าใดจากนั้นหายใจเข้าลึก ๆ แล้วคลิก“ ว่างเปล่า”
การดำเนินการนี้จะลบรายการทั้งหมดออกจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ หากสิ่งนั้นทำให้คุณกลัวให้ใช้เวลาสักครู่ในการย้ายอีเมลที่สำคัญไปยังที่เก็บถาวรของคุณก่อน แต่คุณควรล้างรายการที่ถูกลบเป็นประจำและ ไม่ ใช้เป็นที่เก็บถาวร
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบโดยอัตโนมัติเมื่อออกจาก Outlook
ดูและลบเมลที่ขัดแย้งกัน
ตัวเลือกสุดท้ายใน Mailbox Cleanup คือการลบข้อความขัดแย้ง นี่คืออีเมลที่ Outlook คิดว่าขัดแย้งกับอีเมลที่มีอยู่เนื่องจากมีข้อมูลส่วนหัวเดียวกัน โดยปกตินี่เป็นเพราะปัญหาการซิงค์ชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange และคุณควรจะสามารถลบอีเมลเหล่านี้ได้โดยไม่มีปัญหา หากต้องการดูว่าคุณมีอีเมลในโฟลเดอร์ Conflict หรือไม่ให้คลิกปุ่ม "ดูขนาดข้อขัดแย้ง" เพื่อดูหน้าต่างขนาดโฟลเดอร์ที่กรองแล้ว
หากมีอีเมลอยู่ในนั้นให้ปิดหน้าต่างขนาดโฟลเดอร์แล้วคลิกปุ่ม“ ลบ” ในหน้าต่างการล้างข้อมูลกล่องจดหมาย
นั่นคือเครื่องมือล้างข้อมูลกล่องจดหมาย ไม่ฉูดฉาดเป็นพิเศษ แต่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์
