Mailbox Cleanup i Outlook er et sæt værktøjer designet til at slippe af med affald fra din postkasse. Du kan bruge den til at gennemse størrelsen på din postkasse, rense emner automatisk efter størrelse og dato og udføre et par andre funktioner. Lad os gå igennem dem og tage et kig.
RELATEREDE: Diskoprydning går væk i Windows 10, og vi savner det allerede
Først skal du åbne værktøjet. Gå til File> Tools og klik på Mailbox Cleanup.
Der er nogle tilgængelige værktøjer, og vi starter med at se på mængden af data i din postkasse.
Gennemgå størrelsen på din postkasse
Din Outlook-postkasse består af mapper - Indbakke, Sendte emner, Arkiv osv. - At kende størrelsen på mapperne hjælper dig med at se, hvor alle dine e-mails er. For at finde ud af det, klik på "Vis postkassestørrelse."
Dette åbner vinduet Mappestørrelse, der viser størrelsen på hver mappe. Som standard åbnes det under fanen Lokale data. Lokale data er de data, der er gemt på din computer i dine .pst- og.ost-filer.
RELATEREDE: Hvor er mine Outlook PST-datafiler, og hvordan kan jeg flytte dem et andet sted?
Kolonnerne viser mappens navn, størrelse og samlede størrelse (som er størrelsen inklusive eventuelle undermapper). Den bedste del af denne visning er, at den viser dig mapper, som du normalt ikke overvejer, f.eks. Kalenderen. Hvis du har flere års aftaler og mødeindkaldelser, kan du nemt have en anstændig del af kilobytes i kalenderen, som du kan rydde op ved at slette gamle begivenheder.
Hvis du vil se størrelsen på mapperne på mailserveren , skal du klikke på fanen "Serverdata". Første gang du åbner denne fane, kan det tage lidt tid, før dataene udfyldes. Dette skyldes, at Outlook kontakter Exchange-serveren, beder om dataene på dine filer (som beregnes i farten) og derefter downloader og viser resultaterne.
Hver efterfølgende gang du åbner denne fane, vil datahentningen være meget hurtigere, da Exchange kun skal udføre en forskelanalyse, og de fleste mapper ændrer ikke størrelsen så meget. Når fanen er indlæst, ser du mappestørrelserne på Exchange-serveren. Dette er muligvis ikke det samme som størrelsen på fanen Lokale data, fordi Outlook downloader ikke nødvendigvis alle meddelelser til din computer .
For eksempel på fanen Lokale data er den samlede størrelse af arkivmappen 116805 kb, men på fanen Serverdata er den samlede størrelse 363399 kb - en forskel på 246594 kb (265 MB). Det er en masse mail, der ikke er synlig i de lokale data. Hvad sker der?
Som standard gemmer Outlook kun en vis mængde mail på din lokale klient for at sikre, at din e-mail ikke tager for meget plads. På computere med en harddisk, der er større end 64 GB (hvilket er de fleste af dem i dag), gemmer Outlook kun e-mails fra det sidste år på din computer. Ældre mails opbevares på e-mail-serveren, og du kan få adgang til dem. Du kan downloade de ældre mails og ændre denne standard hvis du vil. Husk, at du kan ændre standard, så den downloades mindre mail også, så hvis du kæmper for plads, vil du måske ændre standard fra 1 år til 6 måneder (eller mindre).
(Bemærk: Dette påvirker kun konti, der bruger en Microsoft Exchange-server som Hotmail, live.com, O365 og nogle virksomhedskonti. Hvis du bruger Outlook til at downloade mail fra andre udbydere som Google eller Yahoo, ignoreres denne indstilling, og alt mail er downloadet.)
Nu hvor du ved, hvor meget data dine mapper indeholder, kan du prioritere, hvilke du rydder op.
Søger efter gammel eller stor post
Hvis du har post i mange forskellige mapper, kan du søge i ældre eller større mails i hele din postkasse.
Dette er meget nyttigt, hvis du vil finde mails med store vedhæftede filer, som du enten kan slette eller flytte fra Outlook til en harddisk eller en skytjeneste. Hvis du f.eks. Vil finde alle mails over 5 MB, kan du ændre feltet "Find emner større end" til 5000 kb og derefter klikke på knappen "Find".
Standardsøgepanelet i Outlook kommer tilbage med en liste over mails, der er mindst 5 MB.
Disse resultater returnerer kun e-mails, men du kan ændre feltet "Look" til en hvilken som helst bestemt filtype, hvis du vil kaste et bredere net.
Fra søgeresultaterne kan du åbne hver af e-mails og slette dem eller fjerne vedhæftede filer. Glem ikke at gemme vedhæftede filer, før du sletter eller fjerner dem, hvis du har brug for at gemme dem.
Kick off en AutoArchive
Du kan indstille parametre for arkivering for hver enkelt mappe i Outlook, noget, vi har dækket før som en del af et bredere kig på at holde Outlook kørende. Hvis du har oprettet regler for autarkivering, kan du starte dem i Mailbox-oprydning ved at klikke på knappen "AutoArchive".
Denne proces svinger gennem alle mapperne i Outlook og anvender regler for automatisk arkivering, du har oprettet. Hvis du ikke har konfigureret nogen, er du måske bekymret for at trykke på denne knap ved et uheld, men rolig - standardreglen for automatisk arkivering er at gøre ingenting.
Se og tøm de slettede emner
Hvis du kan lide at "bløde slette" din mail ved at flytte dem til mappen Slettede emner, og du sjældent tømmer den, er denne mulighed noget for dig.
Bemærk : Nogle mennesker kan godt lide at bruge mappen Slettede emner som et slags arkiv, kaste ting derinde og aldrig tømme mappen. Dette er ikke en god ide, fordi der er mange måder, du kan tømme mappen Slettede emner for let. I stedet for, hvis du har brug for at holde en besked, skal du oprette et arkiv!
Klik på "Vis størrelse på slettede emner" for at se, hvor meget plads dine slettede emner optager, tag derefter en dyb indånding og klik på "Tom."
Dette sletter alle emner fra mappen Slettede emner. Hvis det skræmmer dig, skal du alligevel tage et øjeblik på at flytte vigtige mails til dit arkiv først, men du burde virkelig tømme dine slettede emner regelmæssigt og ikke bruge det som et arkiv.
RELATEREDE: Sådan tømmes automatisk mappen med slettede poster, når du afslutter Outlook
Se og slet konfliktmails
Den sidste mulighed i Mailbox Cleanup er at slette konfliktmeddelelser. Dette er e-mails, som Outlook mener er i konflikt med en eksisterende e-mail, fordi de har de samme headeroplysninger. Normalt skyldes dette midlertidige synkroniseringsproblemer med Exchange-serveren, og du skal kunne slette disse e-mails uden problemer. For at se om du har e-mails i mappen Konflikt, skal du klikke på knappen "Vis konfliktstørrelse" for at se en filtreret version af vinduet Mappestørrelser.
Hvis der er e-mails der, skal du lukke vinduet Mappestørrelse og derefter klikke på knappen "Slet" i vinduet Mailboxoprydning.
Det er Mailbox Cleanup-værktøjet. Det er ikke særlig prangende, men det er effektivt og nyttigt.
