Pembersihan Kotak Surat di Outlook adalah sekumpulan alat yang dirancang untuk membuang sampah dari kotak surat Anda. Anda dapat menggunakannya untuk meninjau ukuran kotak surat Anda, membersihkan item secara otomatis menurut ukuran dan tanggal, dan melakukan beberapa fungsi lainnya. Mari kita telusuri dan lihat.
TERKAIT: Disk Cleanup Hilang di Windows 10 dan We Miss It Already
Pertama, Anda perlu membuka alat tersebut. Buka File> Alat dan klik Pembersihan Kotak Surat.
Ada beberapa alat yang tersedia, dan kami akan mulai dengan melihat jumlah data di kotak surat Anda.
Tinjau Ukuran Kotak Surat Anda
Kotak surat Outlook Anda terdiri dari beberapa folder — Kotak Masuk, Item Terkirim, Arsip, dan sebagainya — dan mengetahui ukuran folder membantu Anda melihat di mana semua email Anda berada. Untuk mengetahuinya, klik "Lihat Ukuran Kotak Surat".
Ini membuka jendela Ukuran Folder, yang menunjukkan ukuran setiap folder. Secara default, ini terbuka di tab Data Lokal. Data lokal adalah data yang disimpan di komputer Anda di file .pst dan.ost Anda.
TERKAIT: Di Mana File Data PST Outlook Saya, dan Bagaimana Cara Memindahkannya ke Tempat Lain?
Kolom menunjukkan nama folder, ukuran, dan ukuran total (yang merupakan ukuran termasuk sub-folder apa pun). Bagian terbaik dari tampilan ini adalah menampilkan folder yang biasanya tidak Anda pertimbangkan, seperti kalender. Jika Anda memiliki beberapa tahun janji temu dan permintaan rapat, Anda dapat dengan mudah memiliki potongan kilobyte yang layak di kalender yang dapat Anda bersihkan dengan menghapus acara lama.
Jika Anda ingin melihat ukuran folder di server email , klik tab "Data Server". Saat pertama kali Anda membuka tab ini, mungkin perlu beberapa saat untuk mengisi data. Ini karena Outlook menghubungi server Exchange, meminta data di file Anda (yang dihitung dengan cepat), lalu mengunduh dan menampilkan hasilnya.
Setiap kali Anda membuka tab ini, pengambilan datanya akan jauh lebih cepat, karena Exchange hanya perlu melakukan analisis perbedaan dan sebagian besar folder tidak banyak berubah ukurannya. Setelah tab dimuat, Anda akan melihat ukuran folder di server Exchange. Ini mungkin tidak sama dengan ukuran di tab Data Lokal karena Outlook tidak selalu mengunduh semua pesan ke komputer Anda .
Misalnya, pada tab Data Lokal saya, Ukuran Total folder Arsip adalah 116805 kb, tetapi pada tab Data Server, Ukuran Totalnya adalah 363399 kb — perbedaannya 246594 kb (265 MB). Banyak sekali email yang tidak terlihat di data lokal. Apa yang sedang terjadi?
Secara default, Outlook hanya menyimpan sejumlah email di klien lokal Anda untuk memastikan email Anda tidak memakan terlalu banyak ruang. Di komputer dengan hard disk lebih besar dari 64 GB (yang sebagian besar saat ini adalah sebagian besar), Outlook hanya akan menyimpan email dari tahun lalu di komputer Anda. Email lama disimpan di server email, dan Anda dapat mengaksesnya. Anda dapat mengunduh surel lama, dan ubah default ini jika Anda menghendaki. Ingatlah bahwa Anda dapat mengubah default sehingga mengunduh kurang email juga, jadi jika Anda kesulitan mendapatkan ruang, Anda mungkin ingin mengubah default dari 1 tahun menjadi 6 bulan (atau kurang).
(Catatan: Ini hanya memengaruhi akun yang menggunakan server Microsoft Exchange, seperti Hotmail, live.com, O365, dan beberapa akun perusahaan. Jika Anda menggunakan Outlook untuk mengunduh email dari penyedia lain seperti Google atau Yahoo, setelan ini diabaikan dan semua surat diunduh.)
Sekarang Anda tahu berapa banyak data yang ada di folder Anda, Anda dapat memprioritaskan mana yang Anda bersihkan.
Menelusuri Surat Lama atau Besar
Jika Anda mendapatkan email di banyak folder yang berbeda, Anda dapat menelusuri email lama atau yang lebih besar di seluruh kotak surat Anda.
Ini sangat berguna jika Anda ingin menemukan email dengan lampiran besar yang dapat Anda hapus, atau pindah dari Outlook ke hard drive atau layanan cloud. Sebagai contoh, jika Anda ingin menemukan semua email lebih dari 5 MB, Anda dapat mengubah kolom "Temukan item yang lebih besar dari" menjadi 5000 kb dan kemudian klik tombol "Temukan".
Panel pencarian Outlook standar kembali dengan daftar email yang berukuran minimal 5 MB.
Hasil ini hanya mengembalikan email, tetapi Anda dapat mengubah bidang "Lihat" ke jenis file tertentu jika Anda ingin menyebarkan jaring yang lebih luas.
Dari hasil pencarian, Anda dapat membuka setiap email dan menghapusnya atau menghapus lampirannya. Jangan lupa untuk menyimpan lampiran sebelum menghapus atau membuangnya jika Anda perlu menyimpannya.
Memulai AutoArchive
Anda dapat mengatur parameter pengarsipan otomatis untuk setiap folder individual di Outlook, sesuatu yang telah kita bahas sebelumnya sebagai bagian dari pandangan yang lebih luas untuk menjaga agar Outlook tetap berjalan lancar. Jika Anda telah menyiapkan aturan pengarsipan otomatis, Anda dapat memulainya di Pembersihan Kotak Surat dengan mengeklik tombol "Arsip Otomatis".
Proses ini berayun di semua folder di Outlook dan menerapkan aturan arsip otomatis apa pun yang telah Anda siapkan. Jika Anda belum menyiapkan apa pun, Anda mungkin khawatir tentang menekan tombol ini secara tidak sengaja, tetapi jangan khawatir — aturan pengarsipan otomatis default adalah tidak melakukan apa pun.
Lihat dan Kosongkan Item yang Dihapus
Jika Anda ingin "menghapus sementara" surat Anda dengan memindahkannya ke folder Item Terhapus dan Anda jarang mengosongkannya, opsi ini cocok untuk Anda.
Catatan : Beberapa orang suka menggunakan folder Item Terhapus mereka sebagai semacam arsip, membuang barang ke sana dan tidak pernah mengosongkan folder. Ini bukan ide yang bagus, karena ada banyak cara untuk mengosongkan folder Item Terhapus dengan terlalu mudah. Sebaliknya, jika Anda perlu menyimpan pesan, siapkan arsip!
Klik "Lihat Ukuran Item yang Dihapus" untuk melihat berapa banyak ruang yang digunakan untuk item yang dihapus, lalu tarik napas dalam-dalam dan klik "Kosongkan".
Ini akan menghapus semua item dari folder Item terhapus. Jika itu membuat Anda takut, luangkan waktu sejenak untuk memindahkan email penting ke Arsip Anda terlebih dahulu, tetapi Anda benar-benar harus mengosongkan item yang dihapus secara teratur dan tidak gunakan sebagai arsip.
TERKAIT: Cara Mengosongkan Folder Item yang Dihapus Secara Otomatis Saat Keluar dari Outlook
Lihat dan Hapus Email Konflik
Opsi terakhir dalam Pembersihan Kotak Surat adalah menghapus pesan konflik. Ini adalah email yang menurut Outlook bertentangan dengan email yang sudah ada karena memiliki informasi header yang sama. Biasanya ini karena masalah sinkronisasi sementara dengan server Exchange, dan Anda seharusnya dapat menghapus email ini tanpa masalah. Untuk melihat apakah Anda mendapat email di folder Konflik, klik tombol "Lihat Ukuran Konflik" untuk melihat versi yang difilter dari jendela Ukuran Folder.
Jika ada email di sana, tutup jendela Ukuran Folder lalu klik tombol "Hapus" di jendela Pembersihan Kotak Surat.
Itulah alat Pembersih Kotak Surat. Ini tidak terlalu mencolok, tetapi efektif dan berguna.
