Outlookのメールボックスクリーンアップは、メールボックスからゴミを取り除くように設計されたツールのセットです。これを使用して、メールボックスのサイズを確認したり、サイズと日付でアイテムを自動的に消去したり、その他のいくつかの機能を実行したりできます。それらを調べて見てみましょう。
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まず、ツールを開く必要があります。 [ファイル]> [ツール]に移動し、[メールボックスのクリーンアップ]をクリックします。
利用可能なツールがいくつかあります。まず、メールボックス内のデータの量を確認します。
メールボックスのサイズを確認する
Outlookメールボックスは、受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブなどのフォルダーで構成されており、フォルダーのサイズを知っていると、すべての電子メールの場所を確認するのに役立ちます。確認するには、[メールボックスのサイズを表示]をクリックします。
これにより、[フォルダサイズ]ウィンドウが開き、各フォルダのサイズが表示されます。デフォルトでは、[ローカルデータ]タブで開きます。ローカルデータは、コンピューターの.pstファイルと.ostファイルに保存されているデータです。
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列には、フォルダの名前、サイズ、および合計サイズ（サブフォルダを含むサイズ）が表示されます。このビューの最良の部分は、カレンダーのように、通常は考慮しない可能性のあるフォルダーが表示されることです。数年の予定や会議のリクエストがある場合は、カレンダーに適切なキロバイトのチャンクを簡単に含めることができます。これは、古いイベントを削除することでクリーンアップできます。
上のフォルダのサイズを確認したい場合 メールサーバー 、「サーバーデータ」タブをクリックします。このタブを初めて開いたとき、データが入力されるまでに少し時間がかかる場合があります。これは、OutlookがExchangeサーバーに接続し、ファイルのデータ（オンザフライで計算される）を要求し、結果をダウンロードして表示しているためです。
その後、このタブを開くたびに、Exchangeは差異分析を実行するだけでよく、ほとんどのフォルダーのサイズはそれほど変更されないため、データの取得がはるかに高速になります。タブが読み込まれると、Exchangeサーバー上のフォルダサイズが表示されます。これは、[ローカルデータ]タブのサイズと同じではない可能性があります。 Outlookは必ずしもすべてのメッセージをコンピュータにダウンロードするわけではありません 。
たとえば、[ローカルデータ]タブでは、アーカイブフォルダーの合計サイズは116805 kbですが、[サーバーデータ]タブでは、合計サイズは363399 kbであり、246594 kb（265 MB）の違いがあります。これは、ローカルデータに表示されない大量のメールです。どうしたの？
既定では、Outlookは、電子メールがあまり多くのスペースを占有しないようにするために、ローカルクライアントに一定量のメールのみを保持します。ハードディスクが64GBを超えるコンピューター（最近ではほとんどです）では、Outlookは昨年の電子メールのみをコンピューターに保存します。古いメールはメールサーバーに保存され、アクセスできます。古いメールをダウンロードして、 このデフォルトを変更する あなたがしたい場合は。ダウンロードするようにデフォルトを変更できることに注意してください もっと少なく メールもあるので、スペースが足りない場合は、デフォルトを1年から6か月（またはそれ以下）に変更することをお勧めします。
（注：これは、Hotmail、live.com、O365などのMicrosoft Exchangeサーバーを使用するアカウント、および一部の企業アカウントにのみ影響します。Outlookを使用してGoogleやYahooなどの他のプロバイダーからメールをダウンロードする場合、この設定は無視され、すべてメールがダウンロードされます。）
フォルダに含まれるデータの量がわかったので、クリーンアップするデータに優先順位を付けることができます。
古いメールまたは大きなメールを検索する
さまざまなフォルダにメールがある場合は、メールボックス全体で古いメールや大きなメールを検索できます。
これは、削除したり、Outlookからハードドライブやクラウドサービスに移動したりできる大きな添付ファイルのあるメールを検索する場合に非常に便利です。たとえば、5 MBを超えるすべてのメールを検索する場合は、[より大きいアイテムを検索]フィールドを5000 kbに変更してから、[検索]ボタンをクリックします。
標準のOutlook検索パネルには、5MB以上のメールのリストが表示されます。
これらの結果は電子メールのみを返しますが、より広いネットをキャストしたい場合は、「ルック」フィールドを特定のタイプのファイルに変更できます。
検索結果から、各メールを開いて削除したり、添付ファイルを削除したりできます。添付ファイルを保存する必要がある場合は、削除または削除する前に、添付ファイルを保存することを忘れないでください。
AutoArchiveのキックオフ
Outlookの個々のフォルダごとに自動アーカイブパラメータを設定できます。 以前に取り上げたもの Outlookをスムーズに実行し続けるための幅広い検討の一環として。自動アーカイブルールを設定している場合は、[自動アーカイブ]ボタンをクリックして、メールボックスのクリーンアップでルールを開始できます。
このプロセスは、Outlookのすべてのフォルダを通過し、設定した自動アーカイブルールを適用します。何も設定していない場合は、誤ってこのボタンを押すことを心配するかもしれませんが、心配しないでください。デフォルトの自動アーカイブルールでは何もしません。
削除されたアイテムを表示して空にする
メールを[削除済みアイテム]フォルダーに移動して「ソフト削除」したいが、めったに空にしない場合は、このオプションが適しています。
注意 ：削除済みアイテムフォルダを一種のアーカイブとして使用し、そこに物を入れてフォルダを空にしないことを好む人もいます。削除済みアイテムフォルダを簡単に空にする方法はたくさんあるので、これはお勧めできません。代わりに、メッセージを保持する必要がある場合は、アーカイブを設定してください。
[削除済みアイテムのサイズを表示]をクリックして、削除済みアイテムが使用しているスペースを確認し、深呼吸して[空]をクリックします。
これにより、[削除済みアイテム]フォルダーからすべてのアイテムが削除されます。それがあなたを怖がらせるなら、どうしても最初に重要なメールをあなたのアーカイブに移動するために少し時間をとってください、しかしあなたは本当にあなたの削除されたアイテムを定期的に空にするべきですそして ない アーカイブとして使用してください。
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競合するメールの表示と削除
メールボックスクリーンアップの最後のオプションは、競合メッセージを削除することです。これらは、同じヘッダー情報を持っているため、Outlookが既存の電子メールと競合すると見なす電子メールです。通常、これはExchangeサーバーとの一時的な同期の問題が原因であり、これらの電子メールを問題なく削除できるはずです。競合フォルダにメールがあるかどうかを確認するには、[競合サイズの表示]ボタンをクリックして、フィルタリングされたバージョンの[フォルダサイズ]ウィンドウを表示します。
そこにメールがある場合は、[フォルダサイズ]ウィンドウを閉じて、[メールボックスのクリーンアップ]ウィンドウの[削除]ボタンをクリックします。
これがメールボックスクリーンアップツールです。特に派手ではありませんが、効果的で便利です。
