Mailbox Cleanup i Outlook är en uppsättning verktyg som är utformade för att bli av med skräp från din brevlåda. Du kan använda den för att granska storleken på din brevlåda, städa bort objekt automatiskt efter storlek och datum och utföra några andra funktioner. Låt oss gå igenom dem och ta en titt.
RELATERAD: Diskrensning pågår i Windows 10 och vi saknar det redan
Först måste du öppna verktyget. Gå till File> Tools och klicka på Mailbox Cleanup.
Det finns några verktyg tillgängliga, och vi börjar med att titta på mängden data i din brevlåda.
Granska storleken på din brevlåda
Din Outlook-postlåda består av mappar - inkorg, skickade objekt, arkiv och så vidare - och att veta hur stor mapparna är kan du se var alla dina e-postmeddelanden är. För att ta reda på det, klicka på "Visa postlådestorlek."
Detta öppnar fönstret Mappstorlek, som visar storleken på varje mapp. Som standard öppnas det på fliken Lokala data. Lokal data är den data som lagras på din dator i dina .pst- och.ost-filer.
RELATERAD: Var är mina PST-datafiler i Outlook och hur kan jag flytta dem någon annanstans?
Kolumnerna visar mappens namn, storlek och totala storlek (som är storleken inklusive eventuella undermappar). Den bästa delen av den här vyn är att den visar mappar som du normalt inte brukar överväga, som kalendern. Om du har flera års möten och mötesförfrågningar kan du enkelt ha en anständig bit kilobytes i kalendern som du kan rensa genom att ta bort gamla händelser.
Om du vill se mapparnas storlek på e-postservern , klicka på fliken "Serverdata". Första gången du öppnar den här fliken kan det ta lite tid innan data fylls. Detta beror på att Outlook kontaktar Exchange-servern, frågar efter data på dina filer (som beräknas direkt) och sedan laddar ner och visar resultaten.
Varje gång du öppnar den här fliken kommer datainhämtningen att ske mycket snabbare, eftersom Exchange bara behöver göra en skillnadsanalys och de flesta mappar inte ändrar storlek så mycket. När fliken är laddad ser du mappstorlekarna på Exchange-servern. Det här kanske inte är samma som storleken på fliken Lokala data eftersom Outlook hämtar inte nödvändigtvis alla meddelanden till din dator .
På min flik Lokala data är arkivmappens totala storlek 116805 kb, men på fliken Serverdata är den totala storleken 363399 kb - en skillnad på 246594 kb (265 MB). Det är mycket mail som inte syns i lokal data. Vad är det som händer?
Som standard behåller Outlook bara en viss mängd e-post på din lokala klient för att se till att din e-post inte tar för mycket utrymme. På datorer med en hårddisk som är större än 64 GB (vilket är de flesta av dem idag) kommer Outlook bara att ha e-postmeddelanden från det senaste året på din dator. Äldre e-postmeddelanden förvaras på e-postservern och du kan komma åt dem. Du kan ladda ner de äldre posten och ändra denna standard om du vill. Tänk på att du kan ändra standard så att den laddas ned mindre e-post också, så om du kämpar för utrymme kanske du vill ändra standard från 1 år till 6 månader (eller mindre).
(Obs! Detta påverkar endast konton som använder en Microsoft Exchange-server, som Hotmail, live.com, O365 och vissa företagskonton. Om du använder Outlook för att ladda ner e-post från andra leverantörer som Google eller Yahoo ignoreras denna inställning och allt e-post laddas ner.)
Nu när du vet hur mycket data dina mappar innehåller kan du prioritera vilka du städar.
Söker efter gammal eller stor post
Om du har e-post i många olika mappar kan du söka i hela brevlådan efter äldre eller större mail.
Detta är mycket användbart om du vill hitta e-postmeddelanden med stora bilagor som du antingen kan ta bort eller flytta från Outlook till en hårddisk eller molntjänst. Om du till exempel vill hitta alla e-postmeddelanden över 5 MB kan du ändra fältet "Hitta objekt större än" till 5000 kb och klicka sedan på "Sök" -knappen.
Standard Outlook-sökpanelen kommer tillbaka med en lista med e-post som är minst 5 MB.
Dessa resultat returnerar bara e-postmeddelanden, men du kan ändra "Look" -fältet till vilken specifik filtyp som helst om du vill casta ett bredare nät.
Från sökresultaten kan du öppna var och en av e-postmeddelandena och ta bort dem eller ta bort bilagorna. Glöm inte att spara bilagorna innan du tar bort eller tar bort dem om du behöver spara dem.
Sparkar av ett AutoArchive
Du kan ställa in autoarchive-parametrar för varje enskild mapp i Outlook, något vi har täckt tidigare som en del av en bredare titt på hur Outlook ska fungera smidigt. Om du har ställt in regler för automatisk arkivering kan du starta dem i Mailbox Cleanup genom att klicka på knappen "AutoArchive".
Denna process svänger genom alla mappar i Outlook och tillämpar alla automatiska arkiveringsregler som du har ställt in. Om du inte har ställt in någon kan du oroa dig för att trycka på den här knappen av misstag, men oroa dig inte - standardregeln för automatisk arkivering är att göra ingenting.
Visa och töm borttagna objekt
Om du vill "mjuka bort" din e-post genom att flytta dem till mappen Borttaget och du sällan tömmer den, är det här alternativet för dig.
Notera : Vissa människor gillar att använda mappen Borttaget som ett slags arkiv, kasta saker där och tömma aldrig mappen. Det här är ingen bra idé, för det finns många sätt att tömma mappen Borttagna artiklar för lätt. Istället, om du behöver behålla ett meddelande, skapa ett arkiv!
Klicka på "Visa borttagna objektstorlek" för att se hur mycket utrymme dina raderade objekt tar upp, andas sedan djupt och klicka på "Tom."
Detta tar bort alla objekt från mappen Borttagna objekt. Om det skrämmer dig, ta dig med en gång att flytta viktiga mejl till ditt arkiv först, men du borde verkligen tömma dina raderade objekt regelbundet och inte använda det som ett arkiv.
RELATERAD: Hur man automatiskt tömmer mappen för borttagna objekt när man avslutar Outlook
Visa och ta bort konfliktmeddelanden
Det sista alternativet i Mailbox Cleanup är att radera konfliktmeddelanden. Det här är e-postmeddelanden som Outlook anser vara i konflikt med en befintlig e-post eftersom de har samma rubrikinformation. Normalt beror detta på tillfälliga synkroniseringsproblem med Exchange-servern, och du bör kunna ta bort dessa e-postmeddelanden utan problem. För att se om du har några e-postmeddelanden i mappen Konflikt, klicka på knappen "Visa konfliktstorlek" för att se en filtrerad version av fönstret Mappstorlekar.
Om det finns några e-postmeddelanden där stänger du fönstret Mappstorlek och klickar sedan på knappen "Ta bort" i fönstret Rengöring av brevlåda.
Det är Mailbox Cleanup-verktyget. Det är inte särskilt prickigt, men det är effektivt och användbart.
