Очистка почтового ящика в Outlook - это набор инструментов, предназначенных для избавления от мусора из вашего почтового ящика. Вы можете использовать его для проверки размера вашего почтового ящика, автоматической очистки элементов по размеру и дате и выполнения некоторых других функций. Давайте пройдемся по ним и посмотрим.
СВЯЗАННЫЕ С: Очистка диска в Windows 10 прекращается, и мы уже ее пропустили
Во-первых, вам нужно открыть инструмент. Перейдите в Файл> Инструменты и нажмите Очистка почтового ящика.
Доступны некоторые инструменты, и мы начнем с анализа объема данных в вашем почтовом ящике.
Проверьте размер вашего почтового ящика
Ваш почтовый ящик Outlook состоит из папок - «Входящие», «Отправленные», «Архив» и т. Д. - и знание размера папок поможет вам увидеть, где находятся все ваши электронные письма. Чтобы узнать, нажмите «Просмотреть размер почтового ящика».
Откроется окно «Размер папки», в котором отображается размер каждой папки. По умолчанию он открывается на вкладке «Локальные данные». Локальные данные - это данные, которые хранятся на вашем компьютере в файлах .pst и .ost.
СВЯЗАННЫЕ С: Где мои файлы данных Outlook PST и как их переместить в другое место?
В столбцах отображается имя папки, размер и общий размер (который является размером, включая все подпапки). Лучшая часть этого представления - то, что оно показывает вам папки, которые вы обычно не рассматриваете, например, календарь. Если у вас есть несколько лет встреч и запросов на встречи, вы легко можете иметь приличный кусок килобайт в календаре, который вы можете очистить, удалив старые события.
Если вы хотите увидеть размер папок на почтовый сервер , щелкните вкладку «Данные сервера». При первом открытии этой вкладки для заполнения данных может потребоваться некоторое время. Это связано с тем, что Outlook связывается с сервером Exchange, запрашивая данные о ваших файлах (которые рассчитываются на лету), а затем загружает и отображает результаты.
Каждый последующий раз, когда вы открываете эту вкладку, получение данных будет происходить намного быстрее, поскольку Exchange достаточно выполнить только анализ различий, а размер большинства папок не изменится так сильно. После загрузки вкладки вы увидите размеры папок на сервере Exchange. Это может не совпадать с размером на вкладке "Локальные данные", потому что Outlook не обязательно загружает все сообщения на ваш компьютер. .
Например, на моей вкладке «Локальные данные» общий размер папки архива составляет 116805 кбайт, но на вкладке «Данные сервера» общий размер составляет 363399 кбайт - разница в 246594 кбайт (265 МБ). Это много почты, не отображаемой в локальных данных. Что происходит?
По умолчанию Outlook хранит на локальном клиенте только определенный объем почты, чтобы ваша электронная почта не занимала слишком много места. На компьютерах с жестким диском больше 64 ГБ (а это большинство из них в настоящее время) Outlook будет хранить на вашем компьютере только электронные письма за последний год. Старые письма хранятся на почтовом сервере, и вы можете получить к ним доступ. Вы можете скачать старые письма и изменить это значение по умолчанию если вы хотите. Имейте в виду, что вы можете изменить значение по умолчанию, чтобы оно загружалось Меньше mail, поэтому, если вам не хватает места, вы можете изменить значение по умолчанию с 1 года на 6 месяцев (или меньше).
(Примечание: это влияет только на учетные записи, использующие сервер Microsoft Exchange, например Hotmail, live.com, O365 и некоторые корпоративные учетные записи. Если вы используете Outlook для загрузки почты от других поставщиков, таких как Google или Yahoo, этот параметр игнорируется и все почта скачивается.)
Теперь, когда вы знаете, сколько данных содержат ваши папки, вы можете определить приоритетность очистки.
Поиск старой или большой почты
Если у вас есть почта в большом количестве разных папок, вы можете искать по всему почтовому ящику старые или большие письма.
Это очень полезно, если вы хотите найти письма с большими вложениями, которые можно удалить или переместить из Outlook на жесткий диск или в облачную службу. Например, если вы хотите найти все сообщения размером более 5 МБ, вы можете изменить поле «Найти элементы размером более» на 5000 КБ, а затем нажать кнопку «Найти».
Стандартная панель поиска Outlook возвращает список писем размером не менее 5 МБ.
Эти результаты возвращают только электронные письма, но вы можете изменить поле «Просмотр» на любой конкретный тип файла, если хотите разыграть более широкую сеть.
В результатах поиска вы можете открыть каждое электронное письмо и удалить его или удалить вложения. Не забудьте сохранить вложения перед удалением или удалением, если вам нужно их сохранить.
Запуск автоархива
Вы можете установить параметры автоархивации для каждой отдельной папки в Outlook, то, что мы уже рассказывали как часть более широкого взгляда на обеспечение бесперебойной работы Outlook. Если вы настроили правила автоархивации, вы можете запустить их в Очистке почтового ящика, нажав кнопку «Автоархивирование».
Этот процесс проходит по всем папкам в Outlook и применяет все настроенные вами правила автоархивирования. Если вы ничего не настроили, вы можете беспокоиться о том, что случайно нажмете эту кнопку, но не беспокойтесь - правило автоархивации по умолчанию - ничего не делать.
Просмотр и очистка удаленных элементов
Если вам нравится «мягкое удаление» почты, перемещая ее в папку «Удаленные», и вы редко ее очищаете, этот вариант для вас.
Запись : Некоторым людям нравится использовать свою папку «Удаленные» как своего рода архив, бросая туда вещи и никогда не очищая папку. Это не очень хорошая идея, потому что существует множество способов, которыми вы можете слишком легко очистить папку «Удаленные». Вместо этого, если вам нужно сохранить сообщение, создайте архив!
Нажмите «Просмотреть размер удаленных элементов», чтобы узнать, сколько места занимают удаленные элементы, затем сделайте глубокий вдох и нажмите «Очистить».
Это удалит все элементы из папки «Удаленные». Если это вас пугает, то обязательно найдите момент, чтобы сначала переместить любые важные сообщения в свой архив, но вам действительно следует регулярно очищать удаленные элементы и не использовать как архив.
СВЯЗАННЫЕ С: Как автоматически очистить папку удаленных элементов при выходе из Outlook
Просмотр и удаление сообщений о конфликтах
Последний вариант в Mailbox Cleanup - удаление конфликтных сообщений. Это электронные письма, которые, по мнению Outlook, конфликтуют с существующим электронным письмом, потому что они имеют одинаковую информацию заголовка. Обычно это происходит из-за временных проблем с синхронизацией с сервером Exchange, и вы сможете без проблем удалить эти электронные письма. Чтобы узнать, есть ли у вас электронные письма в папке конфликтов, нажмите кнопку «Просмотреть размер конфликтов», чтобы просмотреть отфильтрованную версию окна «Размеры папок».
Если там есть какие-либо электронные письма, закройте окно «Размер папки», а затем нажмите кнопку «Удалить» в окне «Очистка почтового ящика».
Это инструмент очистки почтового ящика. Он не особо яркий, но эффективный и полезный.
