Μία από τις πιο ενδιαφέρουσες δυνατότητες του Apple Mail είναι τα έξυπνα γραμματοκιβώτια, τα οποία συγκεντρώνουν την αλληλογραφία σας σύμφωνα με ένα προκαθορισμένο σύνολο κανόνων. Τα μηνύματά σας δεν μετακινούνται πραγματικά σε αυτά τα έξυπνα γραμματοκιβώτια, απλώς φαίνεται σαν να είναι.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να ρυθμίσετε κανόνες στο Apple Mail
Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια είναι παρόμοια κανόνες (γνωστά και ως φίλτρα), αλλά αντί των μηνυμάτων να επισημαίνονται, να αντιγράφονται ή να μετακινούνται με βάση τα κριτήρια ενός φίλτρου, παραμένουν στα εισερχόμενά σας και μόνο εμφανίζομαι σαν να έχουν μετακινηθεί. Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια είναι ένας πολύ καλός τρόπος οργάνωσης αλληλογραφίας που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο έργο ή συνομιλία χωρίς να το επηρεάζει με κανέναν τρόπο.
Σήμερα θα σας δώσουμε τα πλεονεκτήματα των έξυπνων γραμματοκιβωτίων, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου ρύθμισής τους και επεξεργασίας τους, ώστε να είστε σύντομα επαγγελματίες έξυπνων γραμματοκιβωτίων.
Δημιουργία του πρώτου έξυπνου γραμματοκιβωτίου σας
Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο μενού «Γραμματοκιβώτιο» και μετά στο «Νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο…».
Προχωρήστε και δώστε το έξυπνο γραμματοκιβώτιό σας ένα κατάλληλο όνομα. Στο παράδειγμά μας, πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο για να συγκεντρώσουμε όλη την αλληλογραφία εργασίας σε ένα μέρος. Θυμηθείτε, αυτά τα μηνύματα δεν θα μετακινηθούν από τα εισερχόμενα, θα εμφανίζονται απλά σαν να είναι.
Στη συνέχεια, ήρθε η ώρα να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας, ο οποίος λειτουργεί πολύ όπως συμβαίνει με τους πραγματικούς κανόνες αλληλογραφίας . Για να λειτουργήσει σωστά αυτός ο κανόνας, τα μηνύματα πρέπει να ταιριάζουν με "οποιαδήποτε" από την καθορισμένη συνθήκη Αυτός ο συγκεκριμένος κανόνας είναι εύκολος, το μόνο που κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε ένα γραμματοκιβώτιο όπου μπορούν να βρεθούν μηνύματα "από" άτομα εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ψάξουμε στα εισερχόμενά μας για αυτά τα μηνύματα ή να τα μετακινήσουμε.
Αυτός ο κανόνας δεν είναι πολύ περίπλοκος. Επιπλέον, τα μηνύματα δεν θα επηρεαστούν, όπως μπορεί να είναι με κανόνες. Για παράδειγμα, τα μηνύματα δεν θα επισημαίνονται, θα χρωματίζονται ή δεν θα αλλάζουν την εμφάνιση του μηνύματος, θα συγκεντρώνονται απλά σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίζονται στον κανόνα του έξυπνου γραμματοκιβωτίου.
Όταν τελειώσετε, μπορείτε να βρείτε το έξυπνο γραμματοκιβώτιό σας στην πλευρική γραμμή, στην ενότητα με την ένδειξη "Έξυπνα γραμματοκιβώτια". Όπως μπορείτε να δείτε από το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, τυχόν ηλεκτρονικά μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία εμφανίζονται στο πρόσφατα δημιουργημένο έξυπνο γραμματοκιβώτιό μας.
Ας δημιουργήσουμε ένα άλλο απλό έξυπνο γραμματοκιβώτιο για να πάρετε την ιδέα. Σε αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο στο οποίο τα μηνύματα έχουν απαντηθεί και επισημανθεί. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μήνυμα πρέπει να πληροί όλα τις απαιτήσεις για συμμετοχή στο γραμματοκιβώτιο.
Είναι τόσο απλό. Αυτά τα μηνύματα είναι τώρα «συγκεντρωμένα» σε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο χωρίς να φύγουν από τα εισερχόμενα.
Έτσι, μπορείτε να ρυθμίσετε έξυπνα γραμματοκιβώτια για όλους τους τύπους σκοπών, είτε πρόκειται για εργασία, προσωπικό είτε για κάτι άλλο και δεν θα τροποποιηθούν με κανέναν τρόπο. Αυτός είναι ένας καλός, μη καταστροφικός τρόπος οργάνωσης του e-mail σας, επιτρέποντάς σας έτσι να είστε σίγουροι ότι μπορείτε να βρείτε συγκεκριμένα μηνύματα γρήγορα και εύκολα.
Η διαφορά μεταξύ φακέλων έξυπνου γραμματοκιβωτίου και έξυπνου γραμματοκιβωτίου
Ίσως έχετε παρατηρήσει στο πρώτο στιγμιότυπο οθόνης, υπάρχουν δύο νέες επιλογές έξυπνου γραμματοκιβωτίου: Νέο Έξυπνο γραμματοκιβώτιο και Νέος φάκελος έξυπνου γραμματοκιβωτίου. Ποιά είναι η διαφορά?
Βασικά, εάν έχετε πολλά έξυπνα γραμματοκιβώτια ποικίλων σκοπών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο στον οποίο θα συντάξετε παρόμοια έξυπνα γραμματοκιβώτια σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, εάν έχετε μερικά έξυπνα γραμματοκιβώτια που σχετίζονται με την εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο στον οποίο θα τα τοποθετήσετε. Με αυτόν τον τρόπο έχετε ένα μόνο μέρος για να τα ελέγξετε, αντί να χρειάζεται να μετακινηθείτε σε μια λίστα άλλων μη σχετικών.
Εάν δεν έχετε αρκετά τη δυνατότητα δημιουργίας κανόνων για έξυπνα γραμματοκιβώτια, σας συνιστούμε να το κάνετε διαβάστε σχετικά με τη δημιουργία κανόνων αλληλογραφίας για να πάρετε μια ιδέα για το τι εμπλέκεται. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε τουλάχιστον μια καλύτερη ιδέα για τα βασικά, αλλά πιθανότατα δεν θα έχετε πολύ κόπο να επιτύχετε τα αποτελέσματα που επιθυμείτε με μια μικρή δοκιμή και σφάλμα.
