Trello kann eine großartige Möglichkeit sein, Projekte zu verwalten, mit Ihrem Team zu kommunizieren, Ideen zu organisieren und als eine Art „Internet-Whiteboard“ zu dienen, auf dem Menschen gemeinsam ein Brainstorming durchführen und in einem gemeinsamen Raum zusammenarbeiten können.
Nachdem Sie ein Board erstellt haben, können Sie die Mitglieder des Projekts hinzufügen, aus denen das Team besteht. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Menü anzeigen“ auf der rechten Seite (siehe hier).
Sobald Sie alle Mitglieder Ihres Boards gesammelt und einsatzbereit haben, können Sie neue Listen hinzufügen. Die Titel dieser Listen können beliebig sein, abhängig von der Art des Projekts, das Sie erstellen, dem Workflow, wie Sie einzelne Aufgaben verwalten möchten, und der Art und Weise, wie Sie Ihre Inhalte insgesamt verwalten möchten.
Als Beispiel haben wir nachfolgend einige verschiedene Ideen aufgeführt. In jeder Liste finden Sie die Option "Karte hinzufügen", auf die Sie hier klicken können.
Sobald die Karte in der Liste erstellt wurde, klicken Sie darauf und Sie sehen ein Fenster, das wie folgt aussieht:
Und auf diesen Karten beginnt die eigentliche Organisation. Vom Hinzufügen von Mitgliedern zu "Karte abonnieren" (dh sie erhalten eine Benachrichtigung entweder per E-Mail oder Telefon, wenn eine neue Aktion ausgeführt wird) bis zum Beschriften einer Karte für ihren Unterabschnitt erfolgt alles über die Schaltflächen an der Seite.
Sie können die Beschreibung einer Karte bearbeiten (d. H. "Nur Brainstorming", einen Link zu einschlägigen Recherchen, YouTube-Clips usw.) sowie eine "Checkliste" erstellen (siehe Seite).
Checklisten sind eine großartige Möglichkeit, einzelne Karten zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams stets auf dem neuesten Stand sind, wo sich ein bestimmter Teil des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Um eine Checkliste hinzuzufügen und mit neuen Elementen zu füllen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Schaltfläche „Checkliste“, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Aufgaben.
Zu den weiteren Einstellungen auf jeder Karte gehört die Option, ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, das von allen Mitgliedern aktualisiert oder geändert werden kann, denen die Berechtigung für die Karte erteilt wurde.
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Der Aktivitäts-Feed befindet sich im Menü auf der rechten Seite. Solange eine Karte nicht als "Privat" markiert ist, können alle Aktionen Ihres Teams in einem einfach zu verfolgenden Stream angezeigt werden.
Ein weiteres großartiges Merkmal von Trello ist, dass alle Ihre Dateien und Ordner direkt an die Karten selbst angehängt werden können. Sie müssen nicht mehr in einer endlosen Reihe von Dropbox-Ordnern mit komplizierten Kennwörtern stöbern oder versuchen, jemanden dazu zu bringen, seine Laufwerksberechtigungen ordnungsgemäß zu organisieren. Mit Trello ist alles, was Sie benötigen, direkt vor Ort und kann direkt vom Server heruntergeladen werden.
Falls Ihr Team jedoch noch nicht bereit ist, seine Dropbox zu "löschen", wird der Dienst automatisch in viele der beliebtesten Cloud-Dienste integriert und ermöglicht es Ihnen, Inhalte direkt von Ihrem eigenen verknüpften Konto anzuhängen.
Als nächstes kommen hier Etiketten ins Spiel.
Die Beschriftungen sind ein universeller Spitzname, mit dem Sie Ihre Abschnitte leicht in Unterabschnitte usw. unterteilen können. Angenommen, Sie haben etwas in Ihrer Liste "Zugewiesen", wissen aber nicht, zu welcher Abteilung der Artikel gehört?
Mit Etiketten können Sie bestimmte Inhalte schnell farblich kennzeichnen, sodass jeder, der an die Karte angehängt ist, schnell erkennen kann, wem sie gehört und welchen Zweck die Zuweisung hat. Dieser visuelle Hinweis sorgt für ein einfaches Organisationssystem, ähnlich wie die farbigen Registerkarten, die oben auf Ordnern angezeigt werden, die in einem Aktenschrank angeordnet sind.
Zuletzt können Sie eine Karte per E-Mail mit anderen teilen oder sie einfach in Ihrem Workflow-Bereich außerhalb des Trello-Netzwerks verknüpfen.
Zu den zusätzlichen, unterhaltsameren Funktionen von Trello gehört die Option, einer Karte oder einem Mitglied freundliche Aufkleber hinzuzufügen, von denen einige in der Basic-Mitgliedschaft enthalten sind, und eine ganze zusätzliche Bibliothek, die geöffnet wird, wenn Sie sich für Trello Gold anmelden monatliches Abo.
In der Business Class erhalten Sie die gleichen Aufkleber. Statt jedoch die gesamten 5 US-Dollar pro Monat zu zahlen, können Sie jedem Ihrer Mitarbeiter eine Premium-Mitgliedschaft mit einem Rabatt von nur 3,75 US-Dollar pro Person gewähren.
Zusätzliche Einstellungen in der Menüleiste ermöglichen es Ihnen, die Berechtigungen für Mitglieder Ihres Teams sorgfältig zu steuern, einschließlich der Personen, die die Karten lesen, kommentieren und die Option haben, bereits vorhandene ältere Aufgaben zu archivieren, zu löschen oder zu verschieben hat ihren Zweck erfüllt.
Hier finden Sie auch das Menü „Power Ups“, einschließlich der Option, alle Aufgaben und deren Eigentümer in einem Kalenderformat mit Fälligkeitsterminen und übereinstimmenden Zeitplänen anzuzeigen sowie die Option, Ihren Teammitgliedern zu erlauben, „ Abstimmung “über bestimmte Karten.
Die Idee hinter dem Abstimmungssystem ist, dass Sie das Wort für eine Abstimmung öffnen können, wenn sich nicht alle auf eine Idee einigen können oder an welcher Aufgabe als nächstes gearbeitet werden soll. Welche Option die höchste Stimmenzahl erhält, ist das nächste Projekt, das gesendet wird.
Wenn ein Board nicht ausreicht, besteht immer die Möglichkeit, mehr zu machen. Die Trennung Ihrer Belegschaft auf diese Weise kann dazu beitragen, zu viel übermäßiges Übersprechen zwischen verschiedenen Abteilungen zu beseitigen. Dies ist immer eine gute Option, wenn Sie sich Sorgen über Berechtigungen machen oder wenn Personen private Projekte in Aktion sehen, bevor sie für die breite Öffentlichkeit bereit sind.
Sobald eine Karte ihren Zweck erfüllt hat, können Sie sie per Knopfdruck ordentlich im Archiv verstauen. Das Archiv speichert Inhalte bis zu 30 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden. Senden Sie also niemals etwas in diesen Bereich von Trello, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie damit endgültig fertig sind.
Trello kann für Sie und die Mitglieder Ihres gesamten Teams eine hilfreiche und leicht zugängliche Möglichkeit sein, im hektischen Chaos des Arbeitstages organisiert zu bleiben. Durch die Verwendung all der vielen Funktionen und Tricks können Sie Ihren Kopf frei halten, Ihre Projekte auf Kurs halten und die Breite Ihrer Aufgaben jedes Mal pünktlich veröffentlichen.
