Trello có thể là một cách tuyệt vời để quản lý các dự án, giao tiếp với nhóm của bạn, sắp xếp các ý tưởng và đóng vai trò như một loại “bảng trắng trên Internet”, nơi mọi người có thể cùng nhau động não và cộng tác trong một không gian chung.
Sau khi tạo một hội đồng quản trị, bạn có thể bắt đầu thêm các thành viên của dự án sẽ tạo nên nhóm. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab “Hiển thị Menu” ở phía bên tay phải, nhìn thấy ở đây.
Khi bạn đã thu thập tất cả các thành viên trong hội đồng quản trị của mình và sẵn sàng hoạt động, bạn có thể bắt đầu thêm danh sách mới. Tiêu đề của những danh sách này có thể là bất kỳ thứ gì tùy thuộc vào loại dự án bạn đang tạo, quy trình làm việc về cách bạn muốn quản lý các nhiệm vụ riêng lẻ và cách bạn muốn quản lý tổng thể nội dung của mình.
Ví dụ: chúng tôi đã liệt kê một vài ý tưởng khác nhau bên dưới. Trong mỗi danh sách, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "Thêm thẻ", bạn có thể nhấp vào đây.
Sau khi thẻ được tạo trong danh sách, hãy nhấp vào thẻ và bạn sẽ thấy một cửa sổ trông như sau:
Và chính trong các thẻ này là nơi mà tổ chức thực sự bắt đầu. Mọi thứ từ việc thêm thành viên vào “Đăng ký thẻ” (nghĩa là họ sẽ nhận được thông báo qua email hoặc điện thoại khi có hành động mới), đến việc gắn nhãn thẻ cho tiểu mục của thẻ đó đều xảy ra ở các nút bên cạnh.
Bạn có thể chỉnh sửa mô tả của một thẻ (tức là “Chỉ động não”, liên kết đến nghiên cứu thích hợp, các clip trên YouTube, v.v.), cũng như tạo “Danh sách kiểm tra”, hãy đến bên tại đây.
Danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để quản lý các thẻ cá nhân và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật về vị trí của một phần dự án nhất định tại bất kỳ thời điểm nào. Để thêm danh sách kiểm tra và điền vào danh sách đó với các mục mới, chỉ cần di chuột qua nút “Danh sách kiểm tra”, nhấp vào “Thêm” và bắt đầu điền các nhiệm vụ.
Các cài đặt khác trong mỗi thẻ bao gồm tùy chọn thêm ngày đến hạn, có thể được cập nhật hoặc thay đổi bởi bất kỳ thành viên nào đã được cấp quyền trên thẻ.
LIÊN QUAN: Người mới bắt đầu: Cách tạo, quản lý và chia sẻ lịch trong Outlook 2013
Nguồn cấp dữ liệu Hoạt động có thể được tìm thấy trong menu bên phải và miễn là thẻ không được đánh dấu là "Riêng tư", tất cả các hoạt động của nhóm của bạn có thể được nhìn thấy từ một luồng theo dõi đơn giản.
Một tính năng tuyệt vời khác của Trello là tất cả các tệp và thư mục của bạn có thể được đính kèm ngay vào chính thẻ. Không còn phải đào bới vô số thư mục Dropbox với mật khẩu phức tạp hay cố gắng nhờ ai đó sắp xếp các quyền trên Drive của họ một cách hợp lý, với Trello mọi thứ bạn cần đều ở ngay đó và sẵn sàng tải xuống ngay từ máy chủ.
Tuy nhiên, trong trường hợp nhóm của bạn chưa sẵn sàng "thả" Dropbox của họ, dịch vụ này sẽ tự động tích hợp với nhiều dịch vụ đám mây phổ biến nhất và sẽ cho phép bạn đính kèm nội dung ngay từ tài khoản được liên kết của riêng bạn.
Tiếp theo, đây là nơi các nhãn xuất hiện.
Nhãn là một biệt danh chung có thể dễ dàng cho phép bạn tách các phần của mình thành các tiểu mục, v.v. Ví dụ: giả sử bạn có một cái gì đó trong danh sách “Được giao” nhưng bạn không biết bài viết đó thuộc bộ phận nào?
Nhãn cho phép bạn nhanh chóng mã màu cho nội dung cụ thể, vì vậy bất kỳ ai gắn thẻ có thể nhanh chóng nhận ra thẻ đó thuộc về ai và mục đích của việc chuyển nhượng là gì. Dấu hiệu trực quan này giúp tạo ra một hệ thống tổ chức dễ dàng, không giống như các tab màu mà bạn sẽ thấy trên đầu các thư mục được xếp trở lại thành tủ tài liệu.
Cuối cùng, bạn có thể chọn “Chia sẻ” thẻ với bất kỳ ai qua email hoặc chỉ liên kết thẻ đó trong không gian quy trình làm việc của bạn bên ngoài mạng Trello.
Một số tính năng bổ sung, thú vị hơn của Trello bao gồm tùy chọn thêm hình dán thân thiện vào thẻ hoặc thành viên, một vài trong số đó được bao gồm với tư cách thành viên Cơ bản và toàn bộ thư viện bổ sung sẽ mở nếu bạn đăng ký Trello Gold thuê bao hàng tháng.
Hạng Thương gia sẽ nhận được cho bạn những hình dán tương tự, nhưng thay vì trả toàn bộ 5 đô la mỗi tháng, thay vào đó, bạn có thể chọn cung cấp tư cách thành viên cao cấp cho mỗi nhân viên của mình với mức chiết khấu theo giá chỉ 3,75 đô la cho mỗi người.
Cài đặt bổ sung trong thanh Menu sẽ cho phép bạn kiểm soát cẩn thận các quyền đối với các thành viên trong nhóm của bạn, bao gồm những người có thể đọc thẻ, ai có thể nhận xét về chúng và ai có tùy chọn lưu trữ, xóa hoặc di chuyển các bài tập cũ hơn đã có phục vụ mục đích của họ.
Đây là nơi bạn cũng sẽ tìm thấy menu “Power Ups”, bao gồm tùy chọn để xem tất cả các bài tập và chủ sở hữu của chúng ở định dạng lịch hoàn chỉnh với ngày hoàn thành và lịch phù hợp, cũng như tùy chọn cho phép các thành viên trong nhóm của bạn “ bỏ phiếu ”trên các thẻ cụ thể.
Ý tưởng đằng sau hệ thống bỏ phiếu là nếu mọi người không thể đồng ý về ý tưởng hoặc nhiệm vụ sẽ làm tiếp theo, bạn có thể mở tầng cho một cuộc bỏ phiếu. Tùy chọn nào nhận được số phiếu bầu cao nhất là dự án tiếp theo được gửi đi.
Nếu một bảng là không đủ, luôn có tùy chọn để làm thêm. Việc tách biệt lực lượng lao động của bạn theo cách này có thể giúp loại bỏ quá nhiều nhiễu xuyên âm giữa các bộ phận khác nhau và luôn là một lựa chọn tốt nếu bạn lo lắng về quyền hoặc những người thấy các dự án tư nhân đang hoạt động trước khi chúng sẵn sàng ra mắt công chúng.
Khi thẻ đã phục vụ mục đích của nó, bạn có thể cất nó gọn gàng trong Kho lưu trữ chỉ bằng một nút nhấn. Kho lưu trữ sẽ giữ nội dung trong tối đa 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn không bao giờ gửi bất kỳ thứ gì vào khu vực này của Trello trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng mình đã hoàn thành tốt việc đó.
Trello có thể là một cách hữu ích, dễ tiếp cận để bạn và các thành viên trong nhóm của bạn luôn có tổ chức thông qua sự hỗn loạn bận rộn của ngày làm việc. Bằng cách sử dụng tất cả nhiều tính năng và thủ thuật của nó, bạn có thể giữ cho đầu óc tỉnh táo, các dự án của bạn đi đúng hướng và bề rộng của các bài tập của bạn được xuất bản đúng lúc, mọi lúc.
