Trello può essere un ottimo modo per gestire progetti, comunicare con il tuo team, organizzare idee e servire come una sorta di "lavagna Internet" dove le persone possono scambiarsi idee e collaborare in uno spazio condiviso.
Dopo aver creato una bacheca, puoi iniziare ad aggiungere i membri del progetto che costituiranno il team. Per fare ciò, fare clic sulla scheda "Mostra menu" sul lato destro, visibile qui.
Una volta che hai raccolto tutti i membri del tuo forum e sono pronti per iniziare, puoi iniziare ad aggiungere nuovi elenchi. I titoli di questi elenchi possono essere qualsiasi cosa a seconda del tipo di progetto che stai creando, del flusso di lavoro di come desideri gestire le singole assegnazioni e del modo in cui preferisci gestire i tuoi contenuti in generale.
Ad esempio, di seguito abbiamo elencato alcune idee diverse. In ogni elenco troverai l'opzione "Aggiungi una carta", su cui puoi fare clic qui.
Una volta creata la scheda nell'elenco, fai clic su di essa e vedrai una finestra simile a questa:
Ed è in queste carte che inizia la vera organizzazione. Tutto, dall'aggiunta di membri a "Iscriviti a una carta" (il che significa che riceveranno un avviso sulla loro email o sul telefono quando si verifica una nuova azione), all'etichettatura di una carta per la sua sottosezione avviene nei pulsanti a lato.
È possibile modificare la descrizione di una scheda (ad es. "Solo Brainstorm", un collegamento a ricerche pertinenti, clip di YouTube, ecc.), Nonché creare una "Lista di controllo", vedere qui a lato.
Le liste di controllo sono un ottimo modo per gestire le singole carte e assicurarsi che tutti i membri del team siano costantemente aggiornati su dove si trova un dato pezzo del progetto in un dato momento. Per aggiungere un elenco di controllo e popolarlo con nuovi elementi, è sufficiente passare il mouse sul pulsante "Elenco di controllo", fare clic su "Aggiungi" e iniziare a completare le attività.
Altre impostazioni in ciascuna scheda includono l'opzione per aggiungere una data di scadenza, che può essere aggiornata o modificata da qualsiasi membro a cui è stata concessa l'autorizzazione sulla scheda.
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Il feed delle attività si trova nel menu a destra e finché una scheda non è contrassegnata come "Privata", tutte le azioni del tuo team possono essere viste da un semplice stream da seguire.
Un'altra grande caratteristica di Trello è che tutti i tuoi file e cartelle possono essere allegati direttamente nelle carte stesse. Non dovrai più scavare attraverso una serie infinita di cartelle Dropbox con password complicate o cercare di convincere qualcuno a organizzare correttamente le loro autorizzazioni di Drive, con Trello tutto ciò di cui hai bisogno è proprio lì e pronto per il download direttamente dal server.
Tuttavia, nel caso in cui il tuo team non sia ancora pronto per "rilasciare" il proprio Dropbox, il servizio si integra automaticamente con molti dei servizi cloud più popolari e ti consentirà di allegare contenuti direttamente dal tuo account collegato.
Successivamente, è qui che entrano in gioco le etichette.
Le etichette sono un moniker universale che può facilmente consentirti di separare le tue sezioni in sottosezioni e così via. Supponiamo, ad esempio, che tu abbia qualcosa nel tuo elenco "Assegnati" ma non sai a quale reparto appartiene l'articolo?
Le etichette ti consentono di codificare rapidamente contenuti specifici a colori, in modo che chiunque sia collegato alla scheda può riconoscere rapidamente a chi appartiene e qual è lo scopo del compito. Questo indizio visivo rende un sistema di organizzazione facile, non molto diverso dalle schede colorate che vedrai sopra le cartelle allineate in uno schedario.
Infine, puoi scegliere di "condividere" una scheda con chiunque tramite e-mail o semplicemente collegarla nello spazio del tuo flusso di lavoro al di fuori della rete Trello.
Alcune delle funzionalità extra e più divertenti di Trello includono l'opzione per aggiungere adesivi amichevoli a una carta o un membro, alcuni dei quali sono inclusi con l'abbonamento di base e un'intera libreria extra che si aprirà se ti iscrivi a Trello Gold Abbonamento mensile.
La Business Class ti darà gli stessi adesivi, ma invece di pagare $ 5 al mese per intero, puoi invece scegliere di dare abbonamenti premium a ciascuno dei tuoi dipendenti a un prezzo scontato di soli $ 3,75 a persona.
Impostazioni aggiuntive nella barra dei menu ti consentiranno di controllare attentamente le autorizzazioni per i membri del tuo team, incluso chi può leggere le carte, chi può commentarle e chi ha la possibilità di archiviare, eliminare o spostare i compiti più vecchi che hanno già servito al loro scopo.
Qui è dove troverai anche il menu "Power Up", inclusa l'opzione per vedere tutti gli incarichi e i rispettivi proprietari in un formato di calendario completo di date di scadenza e pianificazioni corrispondenti, nonché l'opzione per consentire ai membri del tuo team di " voto "su carte particolari.
L'idea alla base del sistema di voto è che se non tutti sono d'accordo su un'idea o su quale incarico lavorare successivamente, puoi aprire la sala al voto. Qualunque sia l'opzione che ottiene il maggior numero di voti è il prossimo progetto che viene inviato.
Se una tavola non è sufficiente, c'è sempre la possibilità di crearne di più. La segregazione della forza lavoro in questo modo può aiutare a eliminare troppe conversazioni incrociate tra i diversi reparti ed è sempre una buona opzione se sei preoccupato per le autorizzazioni o se le persone vedono i progetti privati in azione prima di essere pronte per il grande pubblico.
Una volta che una carta ha raggiunto il suo scopo, puoi riporla ordinatamente nell'archivio premendo un pulsante. L'archivio conserverà i contenuti per più di 30 giorni prima di essere eliminato definitivamente, quindi assicurati di non inviare mai nulla in quest'area di Trello a meno che tu non sia assolutamente sicuro di aver finito per sempre.
Trello può essere un modo utile e facilmente accessibile per te e i membri di tutto il tuo team per rimanere organizzati nel caos frenetico della giornata lavorativa. Utilizzando tutte le sue numerose funzionalità e trucchi, puoi mantenere la mente lucida, i tuoi progetti in pista e l'ampiezza dei tuoi compiti pubblicati in tempo, ogni volta.
