Το Trello μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε έργα, να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας, να οργανώσετε ιδέες και να χρησιμεύσετε ως ένα είδος «διαδικτυακού πίνακα» όπου οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν ανταλλαγή απόψεων μαζί και να συνεργαστούν σε έναν κοινόχρηστο χώρο.
Αφού δημιουργήσετε έναν πίνακα, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε τα μέλη του έργου που θα συγκροτήσουν την ομάδα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εμφάνιση μενού" στη δεξιά πλευρά, που φαίνεται εδώ.
Μόλις συγκεντρώσετε όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε νέες λίστες. Οι τίτλοι αυτών των λιστών μπορεί να είναι οτιδήποτε ανάλογα με τον τύπο του έργου που δημιουργείτε, τη ροή εργασίας του τρόπου με τον οποίο θέλετε να διαχειριστείτε μεμονωμένες εργασίες και τον τρόπο που προτιμάτε να διαχειρίζεστε το περιεχόμενό σας συνολικά.
Για παράδειγμα, παραθέτουμε μερικές διαφορετικές ιδέες παρακάτω. Σε κάθε λίστα, θα βρείτε την επιλογή "Προσθήκη κάρτας", στην οποία μπορείτε να κάνετε κλικ εδώ.
Μόλις δημιουργηθεί η κάρτα στη λίστα, κάντε κλικ σε αυτήν και θα δείτε ένα παράθυρο που μοιάζει με αυτό:
Και σε αυτές τις κάρτες ξεκινά η πραγματική οργάνωση. Τα πάντα, από την προσθήκη μελών στο "Εγγραφή σε μια κάρτα" (που σημαίνει ότι θα λάβουν μια ειδοποίηση είτε στο email τους είτε στο τηλέφωνό τους όταν συμβαίνει μια νέα ενέργεια), έως την επισήμανση μιας κάρτας για την υποενότητα της συμβαίνει στα κουμπιά στο πλάι.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε την περιγραφή μιας κάρτας (π.χ. "Brainstorm only", έναν σύνδεσμο για σχετική έρευνα, κλιπ YouTube, κ.λπ.), καθώς και να δημιουργήσετε μια "Λίστα ελέγχου", δείτε προς τα έξω εδώ.
Οι λίστες ελέγχου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε μεμονωμένες κάρτες και να βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι συνεχώς ενημερωμένα σχετικά με το πού βρίσκεται ένα συγκεκριμένο κομμάτι του έργου ανά πάσα στιγμή. Για να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου και να την συμπληρώσετε με νέα αντικείμενα, απλώς μετακινήστε το ποντίκι στο κουμπί "Λίστα ελέγχου", κάντε κλικ στο "Προσθήκη" και ξεκινήστε να συμπληρώνετε τις εργασίες.
Άλλες ρυθμίσεις σε κάθε κάρτα περιλαμβάνουν την επιλογή προσθήκης προθεσμίας, η οποία μπορεί να ενημερωθεί ή να τροποποιηθεί από τα μέλη που έχουν λάβει άδεια στην κάρτα.
ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Αρχάριος: Τρόπος δημιουργίας, διαχείρισης και κοινοποίησης ημερολογίων στο Outlook 2013
Η ροή Δραστηριότητας μπορεί να βρεθεί στο δεξί μενού και εφόσον μια κάρτα δεν έχει επισημανθεί ως "Ιδιωτική", όλες οι ενέργειες της ομάδας σας μπορούν να προβληθούν από μια απλή ροή.
Ένα άλλο μεγάλο χαρακτηριστικό του Trello είναι ότι όλα τα αρχεία και οι φάκελοί σας μπορούν να συνδεθούν απευθείας στις κάρτες. Δεν χρειάζεται πλέον να σκάβετε μια ατελείωτη σειρά φακέλων Dropbox με περίπλοκους κωδικούς πρόσβασης ή να προσπαθείτε να κάνετε κάποιον να οργανώσει σωστά τα δικαιώματα του Drive, με το Trello ό, τι χρειάζεστε να είναι εκεί και έτοιμο για λήψη απευθείας από τον διακομιστή.
Όμως, σε περίπτωση που η ομάδα σας δεν είναι έτοιμη να "ρίξει" το Dropbox τους ακόμα, η υπηρεσία ενσωματώνεται αυτόματα με πολλές από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες cloud και θα σας επιτρέψει να επισυνάψετε περιεχόμενο απευθείας από τον δικό σας συνδεδεμένο λογαριασμό.
Στη συνέχεια, εδώ μπαίνουν οι ετικέτες.
Οι Ετικέτες είναι ένα καθολικό moniker που μπορεί εύκολα να σας επιτρέψει να διαχωρίσετε τις ενότητες σας σε υποενότητες κ.ο.κ. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι έχετε κάτι στη λίστα "Εκχωρήθηκε", αλλά δεν γνωρίζετε σε ποιο τμήμα ανήκει το άρθρο;
Οι ετικέτες σάς επιτρέπουν να χρωματίζετε γρήγορα συγκεκριμένο περιεχόμενο, έτσι ώστε όποιος είναι συνδεδεμένος στην κάρτα να αναγνωρίζει γρήγορα σε ποιον ανήκει και ποιος είναι ο σκοπός της ανάθεσης. Αυτή η οπτική ένδειξη δημιουργεί ένα εύκολο σύστημα οργάνωσης, σε αντίθεση με τις χρωματιστές καρτέλες που θα βλέπετε πάνω από φακέλους τοποθετημένους πίσω σε ένα ντουλάπι αρχείων.
Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε να "Μοιραστείτε" μια κάρτα με οποιονδήποτε μέσω email ή απλώς να τη συνδέσετε στον χώρο ροής εργασίας σας έξω από το δίκτυο Trello.
Μερικές από τις επιπλέον, πιο διασκεδαστικές δυνατότητες του Trello περιλαμβάνουν την επιλογή προσθήκης φιλικών αυτοκόλλητων σε μια κάρτα ή μέλος, μερικά από τα οποία περιλαμβάνονται στη βασική συνδρομή και μια ολόκληρη επιπλέον βιβλιοθήκη που θα ανοίξει εάν εγγραφείτε στο Trello Gold μηνιαία συνδρομή.
Η Business Class θα σας δώσει τα ίδια αυτοκόλλητα, αλλά αντί να πληρώσετε τα $ 5 ανά μήνα συνολικά, μπορείτε να επιλέξετε να δώσετε premium συνδρομές σε καθέναν από τους υπαλλήλους σας σε έκπτωση àla carte τιμή μόλις 3,75 $ ανά άτομο.
Πρόσθετες ρυθμίσεις στη γραμμή μενού θα σας επιτρέψουν να ελέγξετε προσεκτικά τα δικαιώματα για τα μέλη της ομάδας σας, συμπεριλαμβανομένου του ποιος μπορεί να διαβάσει τις κάρτες, που μπορεί να σχολιάσει και ποιος έχει την επιλογή να αρχειοθετήσει, να διαγράψει ή να μετακινήσει παλαιότερες εργασίες που έχουν ήδη εξυπηρέτησε το σκοπό τους.
Εδώ θα βρείτε επίσης το μενού "Power Ups", συμπεριλαμβανομένης της επιλογής για προβολή όλων των εργασιών και των κατόχων τους σε μορφή ημερολογίου με ημερομηνίες λήξης και χρονοδιάγραμμα αντιστοίχισης, καθώς και την επιλογή να επιτρέψετε στα μέλη της ομάδας σας να ψηφοφορία »σε συγκεκριμένες κάρτες.
Η ιδέα πίσω από το σύστημα ψηφοφορίας είναι ότι αν ο καθένας δεν μπορεί να συμφωνήσει σε μια ιδέα ή σε ποια αποστολή να δουλέψει στη συνέχεια, μπορείτε να ανοίξετε το λόγο μέχρι την ψηφοφορία. Όποια επιλογή και αν έχει τον μεγαλύτερο αριθμό ψήφων είναι το επόμενο έργο που θα σταλεί.
Εάν ένας πίνακας δεν είναι αρκετός, υπάρχει πάντα η επιλογή να κάνετε περισσότερα. Ο διαχωρισμός του εργατικού δυναμικού σας με αυτόν τον τρόπο μπορεί να βοηθήσει στην εκκαθάριση υπερβολικού υπερβολικού διασταύρωσης μεταξύ διαφορετικών τμημάτων και είναι πάντα μια καλή επιλογή εάν ανησυχείτε για άδειες ή για άτομα που βλέπουν ιδιωτικά έργα σε δράση πριν να είναι έτοιμα για το ευρύ κοινό.
Μόλις μια κάρτα εξυπηρετήσει τον σκοπό της, μπορείτε να την πετάξετε τακτικά στο Αρχείο με το πάτημα ενός κουμπιού. Το Αρχείο θα διατηρήσει περιεχόμενο για πάνω από 30 ημέρες προτού διαγραφεί οριστικά, οπότε βεβαιωθείτε ότι δεν θα στείλετε ποτέ τίποτα σε αυτήν την περιοχή του Trello, εκτός εάν είστε απολύτως σίγουροι ότι έχετε τελειώσει με αυτό για πάντα.
Το Trello μπορεί να είναι ένας χρήσιμος, εύκολα προσβάσιμος τρόπος για εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να παραμείνετε οργανωμένοι μέσα από το έντονο χάος της ημέρας εργασίας. Χρησιμοποιώντας όλες τις πολλές δυνατότητες και κόλπα, μπορείτε να κρατήσετε το κεφάλι σας καθαρό, τα έργα σας σε καλό δρόμο και το εύρος των εργασιών σας να δημοσιεύονται εγκαίρως, κάθε φορά.
