Немає необхідності тулитися навколо одного комп’ютера або надсилати файли туди-сюди електронною поштою, якщо ви хочете співпрацювати з іншими людьми. Ви можете редагувати одну і ту ж копію документа - ви навіть можете редагувати її разом у режимі реального часу.
Ми рекомендуємо Google Docs, оскільки це більш зріле рішення для співпраці, і ми маємо з ним найбільший досвід. Microsoft Online Office нещодавно отримав функції співавторства в режимі реального часу, тому, можливо, його також варто переглянути.
Документи Google
Документи Google - це офісний пакет Google . Як і більшість служб Google, це безкоштовний додаток, до якого ви отримуєте доступ у своєму веб-браузері. Файли, які ви створюєте в Документах Google, зберігаються на Google Диску та пов’язуються з вашим обліковим записом Google. Оскільки ці файли працюють в Інтернеті, а не на комп’ютері, вам легко поділитися документом з іншими людьми. Google контролює документ і може надати іншим людям доступ до нього.
Щоб використовувати Документи Google для співпраці, перейдіть до Веб-сайт Google Drive і увійдіть за допомогою свого облікового запису Google. Натисніть кнопку Створити і виберіть тип документа, над яким потрібно працювати, щоб створити новий документ. Ви також можете відкрити існуючий документ, що зберігається на Google Диску, або завантажити документ із комп’ютера.
Відкривши документ, натисніть кнопку Поділитися. Ви можете навести курсор на цю кнопку, щоб побачити, хто має доступ до цього документа.
Введіть адреси електронної пошти людей, з якими ви хочете співпрацювати над документом. Люди, яких ви додаєте, мають дозвіл на редагування за замовчуванням, але ви також можете обмежити їх лише коментарями або переглядом документа. Дозвіл "Можна переглянути" корисний, якщо ви просто хочете показати документ людям.
За замовчуванням люди отримають електронне повідомлення, коли ви надасте їм документ. Електронний лист містить посилання на документ, щоб вони могли редагувати його разом з вами. Якщо ви не працюєте з документом, це нормально - вони можуть редагувати його, і ви побачите їх зміни, коли пізніше повернетесь до документа.
Коли над документом працює кілька людей, ви побачите кілька курсорів для введення тексту. Ви побачите в режимі реального часу, що інші люди вводять у документ, тому ви можете співпрацювати над складним документом, не врізаючись один у одного і не вирішуючи суперечливі зміни пізніше. Існує навіть функція чату, за допомогою якої ви можете поговорити зі своїми співавторами.
Щоб переглянути список документів, якими поділилися з вами, ви можете натиснути категорію Спільний доступ до мене на Google Диску.
Office Online
Microsoft Online Office раніше називався Office Web Apps. Це абсолютно безкоштовна веб-версія Microsoft Office, до якої ви отримуєте доступ у своєму браузері. Оскільки це веб-програма, вона не є повною мірою Microsoft Office і є більш обмеженою. Ви можете співпрацювати з настільними версіями Microsoft Office, але це просто не настільки зріле рішення для співпраці, як пропонує Google Docs. Наприклад, лише одна людина може одночасно працювати над одним абзацом, коли співпрацює в Офіс 2013 .
Office Online доступний за адресою Office.com . Для цього потрібен обліковий запис Microsoft і зберігає ваші документи в службі зберігання файлів Microsoft OneDrive (раніше відома як SkyDrive).
Для початку відвідайте веб-сайт Office Online і відкрийте вибраний вами додаток - або відвідайте веб-сайт OneDrive і відкрийте існуючий документ. Відкривши документ, натисніть кнопку Поділитися у верхній частині сторінки. Ви також можете натиснути меню ФАЙЛ на стрічці, натиснути Поділитися та вибрати Поділитися з людьми.
Введіть адреси електронної пошти, з якими хочете поділитися, і виберіть дозволи, які хочете надати. Ви можете вибрати, чи можуть люди, з якими ви ділитесь документом, редагувати документ, і чи потрібен їм для цього обліковий запис Microsoft.
Люди, з якими ви ділитесь документом, отримають запрошення електронною поштою із посиланням на ваш документ. Вони можуть відкрити документ, натиснути кнопку «Редагувати» та вибрати «Редагувати в Word Online», щоб працювати над ним. Ви можете керувати списком людей, які мають дозвіл на перегляд або редагування документа на панелі Спільний доступ.
Існує безліч інших способів працювати з одними і тими ж документами в режимі реального часу через Інтернет, але вам, мабуть, краще дотримуватися цих функцій співпраці. Документи Google та Office Online роблять це простим та включають придатні офісні програми для роботи.
