אין צורך להצטופף באותו מחשב או לשלוח קבצים קדימה ואחורה בדוא"ל אם אתה רוצה לשתף פעולה עם אנשים אחרים. כולכם יכולים לערוך את אותו עותק של המסמך - תוכלו אפילו לערוך אותו יחד בזמן אמת.
אנו ממליצים על Google Docs מכיוון שזה פיתרון לשיתוף פעולה בוגר יותר ויש לנו את הניסיון הרב ביותר איתו. Office Online של מיקרוסופט זכה לאחרונה לתכונות של שיתוף פעולה בזמן אמת, כך שאולי זה גם שווה מבט.
גוגל מסמכים
קָשׁוּר: אין יותר דמי שדרוג: השתמש ב- Google Docs או ב- Office Web Apps במקום ב- Microsoft Office
Google Docs היא חבילת המשרד של גוגל . כמו רוב שירותי Google, זהו יישום בחינם אליו ניגשת בדפדפן האינטרנט שלך. קבצים שאתה יוצר ב- Google Docs נשמרים ב- Google Drive ומשויכים לחשבון Google שלך. מכיוון שקבצים אלה חיים באינטרנט במקום במחשב שלך, קל לך לשתף את המסמך עם אנשים אחרים. גוגל שולטת במסמך ויכולה לתת לאנשים אחרים גישה אליו.
כדי להשתמש ב- Google Docs לשיתוף פעולה, עבור אל אתר גוגל דרייב והיכנס באמצעות חשבון Google שלך. לחץ על הלחצן צור ובחר את סוג המסמך עליו ברצונך לעבוד כדי ליצור מסמך חדש. תוכל גם לפתוח מסמך קיים השמור ב- Google Drive או להעלות מסמך מהמחשב שלך.
כאשר המסמך פתוח, לחץ על הלחצן שתף. אתה יכול לרחף מעל כפתור זה כדי לראות למי יש גישה למסמך זה.
הזן את כתובות הדוא"ל של האנשים שאיתם אתה רוצה לשתף פעולה במסמך. לאנשים שתוסיף יש הרשאת עריכה כברירת מחדל, אך תוכל גם להגביל אותם רק להגיב או לצפייה במסמך. ההרשאה "יכול להציג" שימושית אם אתה רק רוצה להציג מסמך לאנשים.
כברירת מחדל, אנשים יקבלו דוא"ל כאשר אתה משתף איתם את המסמך. הדוא"ל מכיל קישור למסמך כדי שיוכלו לערוך אותו יחד איתך. אם אתה לא עובד על המסמך, זה בסדר - הם יכולים לערוך אותו ותראה את השינויים שלהם כשתחזור למסמך מאוחר יותר.
כאשר מספר אנשים עובדים על מסמך, תראה סמנים להזנת טקסט מרובים. תראה בזמן אמת מה אנשים אחרים מקלידים במסמך, כך שתוכל לשתף פעולה במסמך מסובך מבלי להיתקל זה בזה ולהצטרך לפתור עריכות סותרות מאוחר יותר. יש אפילו תכונת צ'אט שבה אתה יכול להשתמש כדי לדבר עם מקדימיך.
לצפייה ברשימת המסמכים המשותפים איתך, תוכל ללחוץ על הקטגוריה משותף איתי ב- Google Drive.
Office Online
Office Online של מיקרוסופט היה בעבר ידוע בשם Office Web Apps. זו גרסה מבוססת אינטרנט חינמית לחלוטין של Microsoft Office אליה אתה ניגש בדפדפן שלך. מכיוון שמדובר באפליקציית רשת, היא אינה Microsoft Office המלאה והיא מוגבלת יותר. אתה יכול לעשות קצת שיתוף פעולה עם גרסאות שולחן העבודה של Microsoft Office, אבל זה פשוט לא פיתרון שיתוף פעולה בוגר כמו שמציעה Google Docs. לדוגמה, רק אדם אחד יכול לעבוד על אותה פיסקה בכל פעם שהוא משתף פעולה משרד 2013 .
Office Online זמין בכתובת Office.com . זה דורש חשבון מיקרוסופט והוא שומר את המסמכים שלך בשירות אחסון הקבצים OneDrive של Microsoft (בעבר נקרא SkyDrive).
כדי להתחיל, בקר באתר Office Online ופתח את האפליקציה שבחרת - או בקר באתר OneDrive ופתח מסמך קיים. כאשר המסמך פתוח, לחץ על כפתור השיתוף בראש הדף. אתה יכול גם ללחוץ על תפריט FILE ברצועת הכלים, ללחוץ על שתף ולבחור שתף עם אנשים.
הזן את כתובות הדוא"ל שאיתן ברצונך לשתף ובחר את ההרשאות שתרצה להעניק. אתה יכול לבחור אם אנשים שאיתם אתה משתף את המסמך יכולים לערוך את המסמך והאם הם זקוקים לחשבון Microsoft כדי לעשות זאת.
האנשים שאיתם אתה משתף את המסמך יקבלו הזמנות בדוא"ל עם קישור למסמך שלך. הם יכולים לפתוח את המסמך, ללחוץ על כפתור העריכה ולבחור עריכה ב- Word Online כדי לעבוד עליו. באפשרותך לנהל את רשימת האנשים שיש להם הרשאה להציג או לערוך את המסמך מחלונית השיתוף.
ישנן מגוון דרכים אחרות לעבוד על אותם מסמכים בזמן אמת דרך האינטרנט, אך כנראה שעדיף שתעמוד בתכונות שיתוף הפעולה הללו. Google Docs ו- Office Online הופכים את זה לפשוטה וכוללים אפליקציות משרדיות מסוגלות לעבוד איתן.
