Nie musisz czatować na tym samym komputerze ani przesyłać plików w tę iz powrotem pocztą e-mail, jeśli chcesz współpracować z innymi osobami. Wszyscy możecie edytować tę samą kopię dokumentu - możecie nawet edytować ją razem w czasie rzeczywistym.
Polecamy Dokumenty Google, ponieważ jest to bardziej dojrzałe rozwiązanie do współpracy i mamy z nim największe doświadczenie. Witryna Microsoft Office Online niedawno zyskała funkcje współtworzenia w czasie rzeczywistym, więc warto też przyjrzeć się jej.
Dokumenty Google
Dokumenty Google to pakiet biurowy Google . Podobnie jak większość usług Google, jest to bezpłatna aplikacja, do której można uzyskać dostęp w przeglądarce internetowej. Pliki utworzone w Dokumentach Google są zapisywane na Dysku Google i powiązane z Twoim kontem Google. Ponieważ te pliki są dostępne online, a nie na komputerze, możesz łatwo udostępnić dokument innym osobom. Google kontroluje dokument i może udostępniać go innym osobom.
Aby używać Dokumentów Google do współpracy, przejdź do Witryna Dysku Google i zaloguj się na swoje konto Google. Kliknij przycisk Utwórz i wybierz typ dokumentu, nad którym chcesz pracować, aby utworzyć nowy dokument. Możesz także otworzyć istniejący dokument przechowywany na Dysku Google lub przesłać dokument ze swojego komputera.
Gdy dokument jest otwarty, kliknij przycisk Udostępnij. Możesz najechać kursorem na ten przycisk, aby zobaczyć, kto ma dostęp do tego dokumentu.
Wprowadź adresy e-mail osób, z którymi chcesz współpracować nad dokumentem. Osoby, które dodajesz, mają domyślnie uprawnienia do edycji, ale możesz też ograniczyć je tylko do komentowania lub przeglądania dokumentu. Uprawnienie „Może wyświetlać” jest przydatne, jeśli chcesz tylko pokazać dokument innym osobom.
Domyślnie osoby otrzymają wiadomość e-mail, gdy udostępnisz im dokument. Wiadomość e-mail zawiera łącze do dokumentu, dzięki czemu mogą go edytować razem z Tobą. Jeśli nie pracujesz nad dokumentem, to w porządku - mogą go edytować, a ich zmiany zobaczysz, gdy wrócisz do dokumentu później.
Gdy nad dokumentem pracuje wiele osób, zobaczysz wiele kursorów do wprowadzania tekstu. Zobaczysz w czasie rzeczywistym, co inne osoby piszą w dokumencie, dzięki czemu możesz współpracować nad skomplikowanym dokumentem bez wpadania na siebie i późniejszego rozwiązywania sprzecznych zmian. Dostępna jest nawet funkcja czatu, za pomocą której możesz porozmawiać ze swoimi współautorami.
Aby wyświetlić listę udostępnionych Ci dokumentów, możesz kliknąć kategorię Udostępnione dla mnie na Dysku Google.
Office Online
Witryna Microsoft Office Online była wcześniej znana jako Office Web Apps. Jest to całkowicie bezpłatna internetowa wersja pakietu Microsoft Office, do której masz dostęp w przeglądarce. Ponieważ jest to aplikacja internetowa, nie jest to pełny pakiet Microsoft Office i jest bardziej ograniczona. Możesz współpracować z komputerowymi wersjami pakietu Microsoft Office, ale nie jest to po prostu tak dojrzałe rozwiązanie do współpracy, jakie oferują Dokumenty Google. Na przykład tylko jedna osoba może pracować jednocześnie nad tym samym akapitem podczas współpracy w programie Pakiet Office 2013 .
Office Online jest dostępny pod adresem Office.com . Wymaga konta Microsoft i zapisuje Twoje dokumenty w usłudze przechowywania plików OneDrive (wcześniej znanej jako SkyDrive) firmy Microsoft.
Aby rozpocząć, odwiedź witrynę Office Online i otwórz wybraną aplikację - lub odwiedź witrynę OneDrive i otwórz istniejący dokument. Po otwarciu dokumentu kliknij przycisk Udostępnij u góry strony. Możesz także kliknąć menu PLIK na wstążce, kliknąć Udostępnij i wybrać Udostępnij osobom.
Wpisz adresy e-mail, którym chcesz się podzielić, i wybierz uprawnienia, które chcesz przyznać. Możesz zdecydować, czy osoby, którym udostępniasz dokument, mogą go edytować i czy będą potrzebować do tego konta Microsoft.
Osoby, którym udostępnisz dokument, otrzymają e-maile z zaproszeniami z łączem do Twojego dokumentu. Mogą otworzyć dokument, kliknąć przycisk Edytuj i wybrać Edytuj w Word Online, aby nad nim pracować. Listą osób, które mają uprawnienia do wyświetlania lub edytowania dokumentu, możesz zarządzać w okienku Udostępnij.
Istnieje wiele innych sposobów pracy nad tymi samymi dokumentami w czasie rzeczywistym przez Internet, ale prawdopodobnie lepiej będzie trzymać się tych funkcji współpracy. Dokumenty Google i Office Online upraszczają to zadanie i zawierają odpowiednie aplikacje biurowe do pracy.
