Trots att e-postmeddelandet kan sjunka i popularitet och ge plats för mer omedelbara medel för online-kommunikation, är det fortfarande en viktig komponent för de flesta människors professionella repertoar. Men otämnat kan e-post snabbt komma ur hand, varför det är viktigt att använda regler och filter.
Med Apple Mails regler kan du prioritera det som är viktigt medan du rensar bort det som inte är. Ett bra reglerprogram minskar snabbt e-postrutterna samtidigt som du får en chans att svara på prioriterade meddelanden på ett snabbare sätt.
Apple Mail gör det enkelt att ställa in regler, så att du smidigt kan arkivera, flagga och meddela dig om nya meddelanden så att du inte ständigt letar efter det viktiga meddelandet från din chef eller kollega.
För att ställa in regler måste du först öppna Apple Mails preferenser, vilket görs genom att välja e-postmenyn och sedan "Inställningar" eller använda tangentbordskombinationen Command +.
I inställningarna klickar vi på den sista fliken till höger, "Regler" och sedan på "Lägg till regel".
I det här exemplet ställer vi in en regel för att dirigera ett e-postmeddelande från en specifik avsändare till en viss postlåda. Innan vi gör det måste vi dock se till att brevlådan redan är konfigurerad. Om det inte är så kan vi klicka på "Brevlåda" -menyn och välja "Ny brevlåda ..." från menyvalen. Välj nu var du vill att din nya postlåda ska finnas och ge den ett lämpligt namn. (I mitt fall kallar jag det "Lowell", där all post från min chef kommer att gå.)
Tillbaka i våra reglerpreferenser bygger vi vår nya regel, som blir väldigt enkel. Avsändaren i fråga - min chef - har två e-postadresser som de brukar använda, så vi tar med båda i vår regel för att se till att alla e-postmeddelanden som kommer från någon av adresserna dirigeras till vår nya postlåda.
Med denna nya regel, några post som kommer från antingen e-postadressen kommer att vara rörd till den specifika brevlådan. Det betyder att den hoppar över inkorgen så vi måste se till att vi kollar den postlådan ofta för att se till att vi inte missar någonting.
Tyvärr kan du inte använda booleska med e-postregler, så varje del av regeln som du ställer in måste ha sitt eget objekt. Det skulle vara enkelt att använda ”ELLER” -operatören i vår regel när du anger någon av e-postadresserna, men vi kan inte - var och en behöver ha en egen rad.
Det är bara ett enkelt exempel, så låt oss prova något lite mer komplicerat. Säg att vi vill skapa en regel som kommer att flagga specifika meddelanden, dirigera dem till en speciell postlåda och vidarebefordra en kopia till en annan e-postadress. Så här skulle vi göra det:
Med den här regeln kopieras meddelandet till vår viktiga brevlådemapp, bakgrunden skuggas i rött och vidarebefordras till ett separat e-postkonto. Vi kan fortsätta att lägga till kriterier i vår regel, men du får förmodligen idén.
Dessa är ganska roliga, så låt oss prova en till och göra det lite längre. I den här regeln händer alla möjliga saker.
Först, om ämnet eller innehållet i vårt meddelande innehåller orden ”roller derby” då kommer meddelandet att flyttas till en speciell mapp. Efter mottagandet av detta meddelande kommer Mail att meddela oss genom att spela ett ljud, skicka ett meddelande till oss och studsa ikonen i Dock. Slutligen ändrar den bakgrunden till rosa och markerar den med en grön flagga.
Det låter mycket för en viss typ av meddelande, men om du verkligen vill veta när något kommer kan du säkert se till att Mail varnar dig.
Innan vi slutar, ta en titt på våra reglerpreferenser en gång till eftersom det finns några ganska värdefulla funktioner som du kanske vill använda.
Funktionen "Redigera" är så att du kan gå tillbaka och ändra alla regler när det behövs. Alternativt kan du bara dubbelklicka på vilken regel du vill ändra.
Knappen “Duplicera” kan komma till nytta då och då när du vill replikera en regel en gång till, med bara några mindre ändringar, men inte vill skapa den flera gånger.
Slutligen, om du behöver ta bort en regel, klicka sedan på "Ta bort" -knappen, eller välj bara regeln och tryck på "Radera" -knappen på tangentbordet.
Om du har flera e-postkonton är det definitivt ett utmärkt sätt att sammanställa alla dina olika meddelanden till fina, snygga platser så att ingenting går miste om eller går förlorat. Du behöver inte heller vara expert för att använda dem. Mail gör det väldigt enkelt att ställa in några enkla regler så att du kan hitta viktiga meddelanden på bara några få klick. När du väl har fattat det kommer du antagligen att skapa ännu mer komplexa regler som går utöver vad vi har visat dig här idag.
