แม้ว่าอีเมลอาจได้รับความนิยมลดลง แต่ก็มีช่องทางในการสื่อสารออนไลน์ที่รวดเร็วมากขึ้น แต่ก็ยังคงเป็นส่วนสำคัญสำหรับละครมืออาชีพของคนส่วนใหญ่ แต่อีเมลที่ไม่เชื่องสามารถหลุดมือไปได้อย่างรวดเร็วด้วยเหตุนี้การใช้กฎและตัวกรองจึงสำคัญ
กฎของ Apple Mail ช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญในขณะที่กำจัดสิ่งที่ไม่เป็นไปได้ รูปแบบกฎที่ดีจะช่วยลดความยุ่งเหยิงของอีเมลได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ให้โอกาสคุณในการตอบกลับข้อความที่มีลำดับความสำคัญในเวลาที่เหมาะสม
Apple Mail ทำให้การตั้งค่ากฎเป็นไปอย่างรวดเร็วช่วยให้คุณสามารถยื่นตั้งค่าสถานะและแจ้งเตือนข้อความใหม่ได้อย่างไม่ลำบากคุณจึงไม่ต้องมองหาข้อความสำคัญจากเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานอยู่ตลอดเวลา
ในการตั้งค่ากฎก่อนอื่นคุณต้องเปิดค่ากำหนดของ Apple Mail ซึ่งทำได้โดยการเลือกเมนูเมลจากนั้นเลือก "ค่ากำหนด" หรือใช้แป้นพิมพ์ Command +
ในการตั้งค่าเราคลิกที่แท็บสุดท้ายทางด้านขวา "กฎ" แล้วคลิก "เพิ่มกฎ"
สำหรับตัวอย่างนี้เราจะตั้งกฎเพื่อกำหนดเส้นทางอีเมลจากผู้ส่งบางรายไปยังกล่องจดหมายที่ระบุ อย่างไรก็ตามก่อนที่เราจะดำเนินการนี้เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่ากล่องจดหมายเรียบร้อยแล้ว หากไม่เป็นเช่นนั้นเราสามารถคลิกที่เมนู“ กล่องจดหมาย” และเลือก“ กล่องจดหมายใหม่…” จากการเลือกเมนู ตอนนี้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้กล่องจดหมายใหม่ของคุณอยู่และตั้งชื่อที่เหมาะสม (ในกรณีของฉันฉันเรียกมันว่า "โลเวลล์" ซึ่งจดหมายทั้งหมดจากเจ้านายของฉันจะไปที่นั่น)
ย้อนกลับไปในการตั้งค่ากฎของเราเราจะสร้างกฎใหม่ซึ่งจะง่ายมาก ผู้ส่งที่มีปัญหา - เจ้านายของฉัน - มีที่อยู่อีเมลสองแห่งที่พวกเขาใช้กันทั่วไปดังนั้นเราจะรวมทั้งสองอย่างไว้ในกฎของเราเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลใด ๆ ที่มาจากที่อยู่ใดที่หนึ่งจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายใหม่ของเรา
ด้วยกฎใหม่นี้ ใด ๆ จดหมายที่มา จาก ที่อยู่อีเมลจะเป็น ย้าย ไปยังกล่องจดหมายที่ระบุ ซึ่งหมายความว่ามันจะข้ามกล่องจดหมายดังนั้นเราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบกล่องจดหมายนั้นบ่อยๆเพื่อให้แน่ใจว่าเราจะไม่พลาดอะไร
ขออภัยคุณไม่สามารถใช้ Boolean กับกฎ Mail ได้ดังนั้นทุกส่วนของกฎที่คุณตั้งขึ้นจะต้องมีรายการของตัวเอง มันจะง่ายมากที่จะใช้โอเปอเรเตอร์“ OR” ในกฎของเราเมื่อระบุที่อยู่อีเมลใด ๆ แต่เราไม่สามารถแต่ละอันจำเป็นต้องมีบรรทัดของตัวเอง
นั่นเป็นเพียงตัวอย่างง่ายๆลองทำอะไรที่ซับซ้อนขึ้นมาหน่อย สมมติว่าเราต้องการตั้งกฎที่จะตั้งค่าสถานะข้อความเฉพาะกำหนดเส้นทางไปยังกล่องจดหมายพิเศษและส่งต่อสำเนาไปยังที่อยู่อีเมลอื่น นี่คือวิธีที่เราจะทำ:
ดังนั้นด้วยกฎนี้ข้อความจะถูกคัดลอกไปยังโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำคัญของเราพื้นหลังจะถูกแรเงาเป็นสีแดงและจะถูกส่งต่อไปยังบัญชีอีเมลแยกต่างหาก เราสามารถเพิ่มเกณฑ์ในกฎของเราได้ แต่คุณอาจเข้าใจแล้ว
สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องสนุกดังนั้นลองอีกสักครั้งและทำให้นานขึ้นอีกหน่อย ในกฎนี้มีหลายสิ่งเกิดขึ้น
ก่อนอื่นถ้าเป็นเรื่อง หรือ เนื้อหาของข้อความของเรามีคำว่า "โรลเลอร์ดาร์บี้" จากนั้นข้อความจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์พิเศษ เมื่อได้รับข้อความนี้ Mail จะแจ้งให้เราทราบโดยเล่นเสียงส่งการแจ้งเตือนถึงเราและเด้งไอคอนใน Dock สุดท้ายมันจะเปลี่ยนพื้นหลังเป็นสีชมพูและทำเครื่องหมายด้วยธงสีเขียว
ฟังดูเหมือนมากสำหรับข้อความประเภทใดประเภทหนึ่ง แต่ถ้าคุณอยากรู้จริงๆว่ามีอะไรมาถึงคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่า Mail แจ้งเตือนคุณ
ก่อนที่เราจะสิ้นสุดลองดูที่การตั้งค่ากฎของเราอีกครั้งเนื่องจากมีฟังก์ชันที่มีค่าบางอย่างที่คุณอาจต้องการใช้
ฟังก์ชัน“ แก้ไข” ช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับและแก้ไขกฎต่างๆได้เมื่อจำเป็น หรือคุณสามารถดับเบิลคลิกที่กฎที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
ปุ่ม“ ทำซ้ำ” อาจมีประโยชน์เป็นครั้งคราวเมื่อคุณต้องการทำซ้ำกฎอีกครั้งโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพียงเล็กน้อย แต่ไม่ต้องการสร้างซ้ำหลายครั้ง
สุดท้ายหากคุณต้องการลบกฎให้คลิกปุ่ม "ลบ" หรือเพียงแค่เลือกกฎแล้วกดปุ่ม "ลบ" บนแป้นพิมพ์ของคุณ
หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีการตั้งค่ากฎเป็นวิธีที่ดีอย่างแน่นอนในการรวบรวมข้อความต่างๆของคุณให้เป็นสถานที่ที่สวยงามและเรียบร้อยเพื่อให้ไม่มีอะไรพลาดหรือสูญหายในการสับเปลี่ยน คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญก็สามารถใช้ได้เช่นกัน Mail ช่วยให้ตั้งค่ากฎง่ายๆได้อย่างง่ายดายคุณจึงสามารถค้นหาข้อความสำคัญได้ในไม่กี่คลิก เมื่อคุณได้รับมันคุณอาจจะสร้างกฎที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นซึ่งนอกเหนือไปจากที่เราได้แสดงให้คุณเห็นในวันนี้
