Selv om e-post kan avta i popularitet, noe som gir plass til mer øyeblikkelige midler for online kommunikasjon, er det fortsatt viktig komponent i de fleste menneskers profesjonelle repertoar. Men utemmet kan e-post raskt komme ut av hånden, og det er derfor det er viktig å bruke regler og filtre.
Apple Mails regler lar deg prioritere det som er viktig mens du lukker ut det som ikke er. En ordning med gode regler vil raskt redusere e-post-rot, samtidig som du får sjansen til å svare på prioriterte meldinger på en raskere måte.
Apple Mail gjør det enkelt å sette opp regler, slik at du smertefritt kan arkivere, flagge og varsle deg om nye meldinger, slik at du ikke hele tiden vil lete etter den viktige meldingen fra sjefen eller kollegaen.
For å sette opp regler må du først åpne preferansen til Apple Mail, som gjøres ved å velge Mail-menyen og deretter "Innstillinger" eller bruke tastaturkombinasjonen Command +.
I innstillingene klikker vi på den siste fanen til høyre, "Regler" og deretter klikker du på "Legg til regel".
For dette eksemplet setter vi opp en regel for å dirigere en e-post fra en bestemt avsender til en bestemt postkasse. Før vi gjør dette, må vi imidlertid sørge for at postkassen allerede er konfigurert. Hvis ikke, kan vi klikke på "Postkasse" -menyen og velge "Ny postkasse ..." fra menyvalgene. Velg nå hvor du vil at den nye postkassen skal oppholde deg, og gi den et passende navn. (I mitt tilfelle kaller jeg det "Lowell", der all e-post fra sjefen min vil gå.)
Tilbake i reglerpreferansene våre, bygger vi den nye regelen, som vil være veldig enkel. Avsenderen det er snakk om - sjefen min - har to e-postadresser som de ofte bruker, så vi tar begge med i regelen vår for å forsikre oss om at e-post som kommer fra begge adressene blir dirigert til den nye postkassen vår.
Med denne nye regelen, noen post som kommer fra enten e-postadressen vil være flyttet til den spesifikke postkassen. Dette betyr at den hopper over innboksen, så vi må sørge for at vi sjekker postkassen ofte for å sikre at vi ikke går glipp av noe.
Dessverre kan du ikke bruke Boolean med Mail-regler, så alle deler av regelen du setter opp, må ha sitt eget element. Det ville være enkelt å bruke “ELLER” -operatøren i vår regel når du spesifiserer en av e-postadressene, men vi kan ikke - hver og en trenger å ha sin egen linje.
Det er bare et enkelt eksempel, så la oss prøve noe litt mer komplisert. Si at vi vil sette opp en regel som vil flagge bestemte meldinger, dirigere dem til en spesiell postkasse og videresende en kopi til en annen e-postadresse. Slik gjør vi det:
Så, med denne regelen, blir meldingen kopiert til mappen Viktig postboks, bakgrunnen blir skyggelagt med rødt, og den vil bli videresendt til en egen e-postkonto. Vi kan fortsette å legge til kriterier for regelen vår, men du får sannsynligvis ideen.
Disse er litt morsomme, så la oss prøve en til og gjøre den litt lenger. I denne regelen skjer det alle slags ting.
Først, hvis emnet eller innholdet i meldingen vår inneholder ordene “roller derby”, så vil meldingen bli flyttet til en spesiell mappe. Ved mottak av denne meldingen vil Mail varsle oss ved å spille av en lyd, sende oss et varsel og sprette ikonet i Dock. Til slutt vil den endre bakgrunnen til rosa og merke den med et grønt flagg.
Det høres ut som mye for en bestemt type melding, men hvis du virkelig vil vite når noe kommer, kan du sikkert sørge for at Mail varsler deg.
Før vi avslutter, ta en titt på reglene våre en gang til fordi det er noen ganske verdifulle funksjoner du kanskje vil bruke.
“Rediger” -funksjonen er slik at du kan gå tilbake og endre hvilken som helst regel når det er nødvendig. Alternativt kan du bare dobbeltklikke på en hvilken som helst regel du vil endre.
“Dupliser” -knappen kan være nyttig fra tid til annen når du vil replikere en regel en gang til, med bare noen mindre endringer, men ikke ønsker å lage den flere ganger.
Til slutt, hvis du trenger å slette en regel, klikker du på "Fjern" -knappen, eller bare velger regelen og trykker på "Slett" -knappen på tastaturet.
Hvis du har flere e-postkontoer, er det absolutt en flott måte å sette opp alle dine forskjellige meldinger til fine, pene steder, slik at ingenting går glipp av eller går tapt. Du trenger ikke være ekspert for å bruke dem heller. Mail gjør det veldig enkelt å sette opp til og med noen få enkle regler, slik at du kan finne viktige meldinger med bare noen få klikk. Når du først har fått tak i det, vil du sannsynligvis lage enda mer komplekse regler som går utover det vi har vist deg her i dag.
