Microsoft Office antaa sinun salata Office-asiakirjat ja PDF-tiedostot, jolloin kukaan ei edes näe tiedostoa, ellei hänellä ole salasanaa. Officen modernit versiot käyttävät suojattua salaus johon voit luottaa - olettaen, että asetat vahvan salasanan.
Alla olevat ohjeet koskevat Microsoft Wordia, PowerPointia, Exceliä ja Access 2016: ta, mutta prosessin tulisi olla samanlainen muissa Officen uusissa versioissa.
Kuinka turvallinen on Microsoft Officen salasanasuojaus?
Microsoft Officen salasanasuojausominaisuudet ovat saaneet aikaisemmin huonoa räppää. Office 95: stä Office 2003: een salausjärjestelmä oli hyvin heikko. Jos sinulla on asiakirjan salasanasuojattu Office 2003: lla tai vanhemmalla versiolla, salasana voidaan ohittaa helposti ja nopeasti laajalti saatavilla olevilla salasanojen murtamisohjelmilla.
Office 2007: n myötä Microsoft vakautui turvallisuuteen. Office 2007 siirtyi Advanced Encryption Standard (AES) 128-bittisellä avaimella. Tätä pidetään yleisesti turvallisena ja se tarkoittaa, että Office käyttää nyt aitoa, vahvaa salausta asiakirjojesi suojaamiseen, kun asetat salasanan. Testasimme PDF-salausominaisuuden ja havaitsimme, että se käyttää 128-bittistä AES-salausta myös Office 2016: ssa.
LIITTYVÄT: Mikä on salaus ja miksi ihmiset pelkäävät sitä?
Sinun on varottava kahta isoa asiaa. Ensinnäkin vain asiakirjan täysin salaavat salasanat ovat turvallisia. Officen avulla voit myös asettaa salasanan "Rajoita muokkausta" - teoriassa, jolloin ihmiset voivat tarkastella tiedostoa, mutta eivät muokata sitä ilman salasanaa. Tämän tyyppinen salasana voidaan helposti murtaa ja poistaa, jolloin ihmiset voivat muokata tiedostoa.
Lisäksi Officen salaus toimii hyvin vain, jos tallennat nykyaikaisiin asiakirjamuotoihin, kuten .docx. Jos tallennat vanhempiin asiakirjamuotoihin, kuten .doc, jotka ovat yhteensopivia Office 2003: n ja aiempien kanssa, Office käyttää salauksen vanhempaa, suojaamatonta versiota.
Mutta niin kauan kuin tallennat tiedostosi nykyaikaisissa Office-muodoissa ja käytät Salaa salasanalla -vaihtoehtoa Rajoita muokkausta -vaihtoehdon sijaan, asiakirjojesi tulisi olla suojattuja.
Office-asiakirjan salasanasuojaus
Voit suojata Office-asiakirjan salasanalla avaamalla sen ensin Wordissa, Excelissä, PowerPointissa tai Accessissa. Napsauta "File" -valikkoa näytön vasemmassa yläkulmassa. Napsauta Tietoruudussa "Suojaa asiakirja" -painiketta ja valitse "Salaa salasanalla".
Painikkeen nimi on vain "Suojaa asiakirja" Microsoft Wordissa, mutta se on nimetty jotain vastaavaa muissa sovelluksissa. Etsi "Suojaa työkirja" Microsoft Excelissä ja "Suojaa esitys" Microsoft PowerPointista. Microsoft Accessissa näet vain "Salaa salasanalla" -painikkeen Tiedot-välilehdessä. Vaiheet toimivat muuten samalla tavalla.
HUOMAUTUS: Jos haluat rajoittaa vain asiakirjan muokkausta, voit valita täältä ”Rajoita muokkausta”, mutta kuten sanoimme, se ei ole kovin turvallista ja voidaan helposti ohittaa. Sinun on parempi salata koko asiakirja, jos voit.
LIITTYVÄT: Kuinka luoda vahva salasana (ja muistaa se)
Kirjoita salasana, jolla haluat salata asiakirjan. Haluat valitse hyvä salasana tässä. Heikot salasanat voidaan helposti arvata murtamalla ohjelmisto, jos joku saa pääsyn asiakirjaan.
Varoitus : Menetät pääsyn asiakirjaan, jos unohdat salasanasi, joten pidä se turvassa! Microsoft neuvoo kirjoittamaan muistiin asiakirjan nimen ja salasanan ja pitämään sitä turvallisessa paikassa.
Kun asiakirja on salattu, näet Info-näytössä Viesti Salasana tarvitaan tämän asiakirjan avaamiseen.
Kun seuraavan kerran avaat asiakirjan, näet "Anna salasana tiedoston avaamiseksi" -ruutu. Jos et anna oikeaa salasanaa, et voi tarkastella asiakirjaa ollenkaan.
Poista salasanasuojaus asiakirjasta napsauttamalla "Suojaa asiakirja" -painiketta ja valitsemalla uudelleen "Salaa salasanalla". Kirjoita tyhjä salasana ja napsauta "OK". Office poistaa salasanan asiakirjasta.
Salasanalla suojatun PDF-tiedoston luominen
Voit myös viedä Office-asiakirjan PDF-tiedostoon ja suojata salasanalla PDF-tiedoston. PDF-dokumentti salataan antamallasi salasanalla. Tämä toimii Microsoft Wordissa, mutta ei Excelissä, jostain syystä.
Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan Microsoft Wordissa, napsauttamalla Tiedosto-valikkopainiketta ja valitsemalla Vie. Vie asiakirja PDF-tiedostona napsauttamalla Luo PDF / XPS-painiketta.
Napsauta näkyviin tulevan tallennusvalintaikkunan alaosassa olevaa Asetukset-painiketta. Ota asetusikkunan alaosassa käyttöön "Salaa asiakirja salasanalla" -vaihtoehto ja napsauta "OK".
Kirjoita salasana, jolla haluat salata PDF-tiedoston, ja napsauta sitten "OK".
Kun olet valmis, kirjoita PDF-tiedoston nimi ja napsauta Julkaise-painiketta. Office vie asiakirjan salasanasuojatulla PDF-tiedostolla.
Varoitus : Et voi tarkastella PDF-tiedostoa, jos unohdat salasanan. Muista seurata sitä, tai menetät pääsyn PDF-tiedostoon.
Sinun on annettava PDF-tiedoston salasana, kun avaat sen. Esimerkiksi, jos avaat PDF-tiedoston Microsoft Edge -käyttöjärjestelmässä - Windows 10: n oletusarvoisessa PDF-esityksessä, sinua pyydetään antamaan salasana ennen kuin voit tarkastella sitä. Tämä toimii myös muissa PDF-lukijoissa.
Tämä ominaisuus voi auttaa suojaamaan erityisen arkaluontoisia asiakirjoja, varsinkin kun tallennat niitä USB-asemaan tai online-tallennuspalveluun, kuten Microsoft OneDrive.
Koko levyn salaus kuten Laitesalaus ja BitLocker Windows-tietokoneessa tai FileVault Macissa on turvallisempi ja kivuttomampi suojaamaan kaikkia tietokoneellasi olevia asiakirjoja, varsinkin jos tietokone varastetaan.
