Microsoft Office vă permite să criptați documentele Office și fișierele PDF, permițând nimănui să vizualizeze fișierul chiar dacă nu are parola. Versiunile moderne ale Office utilizează sigur criptare pe care vă puteți baza - presupunând că setați o parolă puternică.
Instrucțiunile de mai jos se aplică Microsoft Word, PowerPoint, Excel și Access 2016, dar procesul ar trebui să fie similar în alte versiuni recente de Office.
Cât de sigură este protecția prin parolă a Microsoft Office?
Funcțiile de protecție prin parolă ale Microsoft Office au înregistrat un rău rău în trecut. De la Office 95 la Office 2003, schema de criptare a fost foarte slabă. Dacă aveți un document protejat prin parolă cu Office 2003 sau o versiune anterioară, parola poate fi ocolită cu ușurință și rapid cu ajutorul software-ului de cracare a parolelor disponibil pe scară largă.
Cu Office 2007, Microsoft a devenit mai serios în ceea ce privește securitatea. Office 2007 a trecut la Standard de criptare avansat (AES) cu o cheie pe 128 de biți. Acest lucru este considerat în mare măsură sigur și înseamnă că Office folosește acum o criptare reală și puternică pentru a vă proteja documentele atunci când setați o parolă. Am testat caracteristica de criptare PDF și am constatat că utilizează criptare AES pe 128 de biți și în Office 2016.
LEGATE DE: Ce este criptarea și de ce oamenii se tem de ea?
Există două lucruri mari de care trebuie să fii atent. În primul rând, numai parolele care criptează complet documentul sunt sigure. Office vă permite, de asemenea, să setați o parolă pentru „Restricționarea editării” unui fișier - în teorie, permițând oamenilor să vadă un fișier, dar să nu-l editeze fără o parolă. Acest tip de parolă poate fi ușor crăpată și eliminată, permițând oamenilor să editeze fișierul.
De asemenea, criptarea Office funcționează bine numai dacă salvați în formate de documente moderne precum .docx. Dacă salvați în formate de documente mai vechi, cum ar fi .doc - care sunt compatibile cu Office 2003 și versiunile anterioare - Office va utiliza versiunea mai veche, ne-securizată a criptării.
Dar, atâta timp cât vă salvați fișierele în formatele Office moderne și utilizați opțiunea „Criptare cu parolă” în loc de opțiunea „Restricționare editare”, documentele dvs. ar trebui să fie sigure.
Cum să protejați prin parolă un document Office
Pentru a proteja prin parolă un document Office, deschideți-l mai întâi în Word, Excel, PowerPoint sau Access. Faceți clic pe meniul „Fișier” din colțul din stânga sus al ecranului. În panoul Info, faceți clic pe butonul „Protejați documentul” și selectați „Criptare cu parolă”.
Butonul este numit „Protejați documentul” numai în Microsoft Word, dar este denumit ceva similar în alte aplicații. Căutați „Protejați registrul de lucru” în Microsoft Excel și „Protejați prezentarea” în Microsoft PowerPoint. În Microsoft Access, veți vedea doar un buton „Criptare cu parolă” în fila Informații. În caz contrar, pașii vor funcționa la fel.
NOTĂ: Dacă doriți doar să restricționați editarea documentului, puteți alege aici „Restricționarea editării”, dar, așa cum am spus, acest lucru nu este foarte sigur și poate fi ușor ocolit. Este mai bine să criptați întregul document, dacă puteți.
LEGATE DE: Cum să creați o parolă puternică (și să o amintiți)
Introduceți parola cu care doriți să criptați documentul. Veți dori alegeți o parolă bună aici. Parolele slabe pot fi ușor ghicite prin spargerea software-ului dacă cineva câștigă acces la document.
Avertizare : Veți pierde accesul la document dacă vă uitați vreodată parola, așa că păstrați-l în siguranță! Microsoft vă sfătuiește să scrieți numele documentului și parola acestuia și să îl păstrați într-un loc sigur.
Când un document este criptat, veți vedea mesajul „O parolă este necesară pentru a deschide acest document” pe ecranul Info.
Data viitoare când deschideți documentul, veți vedea o casetă „Introduceți parola pentru a deschide fișierul”. Dacă nu introduceți parola corectă, nu veți putea vedea deloc documentul.
Pentru a elimina protecția prin parolă dintr-un document, faceți clic pe butonul „Protejați documentul” și selectați din nou „Criptare cu parolă”. Introduceți o parolă necompletată și faceți clic pe „OK”. Office va elimina parola din document.
Cum se creează un fișier PDF protejat prin parolă
De asemenea, puteți exporta un document Office într-un fișier PDF și protejați prin parolă acel fișier PDF. Documentul PDF va fi criptat cu parola pe care o furnizați. Acest lucru funcționează în Microsoft Word, dar nu în Excel, dintr-un anumit motiv.
Pentru aceasta, deschideți documentul în Microsoft Word, faceți clic pe butonul meniu „Fișier” și selectați „Export”. Faceți clic pe butonul „Creați PDF / XPS” pentru a exporta documentul ca fișier PDF.
Faceți clic pe butonul „Opțiuni” din partea de jos a ferestrei de dialog de salvare care apare. În partea de jos a ferestrei de opțiuni, activați opțiunea „Criptați documentul cu o parolă” și faceți clic pe „OK”.
Introduceți parola cu care doriți să criptați fișierul PDF și apoi faceți clic pe „OK”.
Când ați terminat, introduceți un nume pentru fișierul PDF și faceți clic pe butonul „Publicați”. Office va exporta documentul într-un fișier PDF protejat prin parolă.
Avertizare : Nu veți putea vizualiza fișierul PDF dacă uitați parola. Asigurați-vă că îl urmăriți sau veți pierde accesul la fișierul PDF.
Va trebui să introduceți parola fișierului PDF când îl deschideți. De exemplu, dacă deschideți fișierul PDF în Microsoft Edge - vizualizatorul PDF implicit al Windows 10 - vi se va cere să introduceți parola înainte să o puteți vizualiza. Acest lucru funcționează și în alte cititoare de PDF.
Această caracteristică poate ajuta la protejarea documentelor deosebit de sensibile, mai ales atunci când le stocați pe o unitate USB sau într-un serviciu de stocare online precum Microsoft OneDrive.
Criptare pe disc complet, cum ar fi Criptare dispozitiv și BitLocker pe un computer Windows sau FileVault pe un Mac este mai sigur și nedureros pentru protejarea tuturor documentelor de pe computer, totuși - mai ales dacă computerul este furat.
