Microsoft Office ช่วยให้คุณเข้ารหัสเอกสาร Office และไฟล์ PDF ทำให้ไม่มีใครสามารถดูไฟล์ได้เว้นแต่จะมีรหัสผ่าน Office เวอร์ชันใหม่ใช้ความปลอดภัย การเข้ารหัส ที่คุณวางใจได้ - สมมติว่าคุณตั้งรหัสผ่านที่คาดเดายาก
คำแนะนำด้านล่างนี้ใช้กับ Microsoft Word, PowerPoint, Excel และ Access 2016 แต่กระบวนการนี้ควรจะคล้ายกันใน Office เวอร์ชันล่าสุดอื่น ๆ
การป้องกันรหัสผ่านของ Microsoft Office ปลอดภัยแค่ไหน?
ฟีเจอร์การป้องกันรหัสผ่านของ Microsoft Office ได้รับความนิยมอย่างมากในอดีต จาก Office 95 ถึง Office 2003 รูปแบบการเข้ารหัสอ่อนแอมาก หากคุณมีเอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านด้วย Office 2003 หรือเวอร์ชันก่อนหน้าคุณสามารถข้ามรหัสผ่านได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วด้วยซอฟต์แวร์ถอดรหัสรหัสผ่านที่มีอยู่ทั่วไป
ด้วย Office 2007 Microsoft ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยมากขึ้น Office 2007 เปลี่ยนไปใช้ มาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูง (AES) ด้วยคีย์ 128 บิต สิ่งนี้ถือว่าปลอดภัยอย่างกว้างขวางและหมายความว่าขณะนี้ Office ใช้การเข้ารหัสจริงที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องเอกสารของคุณเมื่อคุณตั้งรหัสผ่าน เราทดสอบคุณสมบัติการเข้ารหัส PDF และพบว่ามันใช้การเข้ารหัส AES 128 บิตบน Office 2016 ด้วย
ที่เกี่ยวข้อง: การเข้ารหัสคืออะไรและเหตุใดผู้คนจึงกลัว
มีสองสิ่งใหญ่ ๆ ที่คุณต้องระวัง อันดับแรกรหัสผ่านที่เข้ารหัสเอกสารทั้งหมดเท่านั้นที่ปลอดภัย Office ยังอนุญาตให้คุณตั้งรหัสผ่านเพื่อ“ จำกัด การแก้ไข” ของไฟล์ในทางทฤษฎีทำให้ผู้อื่นสามารถดูไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน รหัสผ่านประเภทนี้สามารถถอดรหัสและลบออกได้อย่างง่ายดายทำให้ผู้อื่นสามารถแก้ไขไฟล์ได้
นอกจากนี้การเข้ารหัสของ Office จะใช้ได้ดีก็ต่อเมื่อคุณบันทึกเป็นรูปแบบเอกสารสมัยใหม่เช่น. docx ถ้าคุณบันทึกเป็นรูปแบบเอกสารที่เก่ากว่าเช่น. doc ซึ่งเข้ากันได้กับ Office 2003 และรุ่นก่อนหน้า - Office จะใช้การเข้ารหัสรุ่นเก่าและไม่ปลอดภัย
แต่ตราบใดที่คุณบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Office สมัยใหม่และใช้ตัวเลือก“ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน” แทนตัวเลือก“ จำกัด การแก้ไข” เอกสารของคุณก็ควรปลอดภัย
วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสาร Office
ในการป้องกันรหัสผ่านเอกสาร Office อันดับแรกให้เปิดใน Word, Excel, PowerPoint หรือ Access คลิกเมนู "ไฟล์" ที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ ในบานหน้าต่างข้อมูลคลิกปุ่ม“ ป้องกันเอกสาร” แล้วเลือก“ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน”
ปุ่มนี้มีชื่อว่า "ป้องกันเอกสาร" ใน Microsoft Word เท่านั้น แต่มีชื่อคล้ายกันในแอปอื่น ๆ มองหา“ Protect Workbook” ใน Microsoft Excel และ“ Protect Presentation” ใน Microsoft PowerPoint ใน Microsoft Access คุณจะเห็นปุ่ม“ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน” บนแท็บข้อมูล ขั้นตอนต่างๆจะทำงานเหมือนเดิม
หมายเหตุ: หากคุณต้องการ จำกัด การแก้ไขเอกสารเท่านั้นคุณสามารถเลือก“ จำกัด การแก้ไข” ได้ที่นี่ แต่อย่างที่เรากล่าวไปว่านั่นไม่ปลอดภัยและสามารถข้ามได้อย่างง่ายดาย คุณควรเข้ารหัสทั้งเอกสารหากทำได้
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายาก (และจดจำไว้)
ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการเข้ารหัสเอกสารด้วย คุณจะต้องการ เลือกรหัสผ่านที่ดี ที่นี่. รหัสผ่านที่อ่อนแอสามารถเดาได้ง่ายโดยการแคร็กซอฟต์แวร์หากมีคนเข้าถึงเอกสาร
คำเตือน : คุณจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้หากคุณลืมรหัสผ่านดังนั้นโปรดเก็บไว้ให้ปลอดภัย Microsoft แนะนำให้คุณจดชื่อเอกสารและรหัสผ่านและเก็บไว้ในที่ปลอดภัย
เมื่อเอกสารถูกเข้ารหัสคุณจะเห็นข้อความ“ ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสารนี้” บนหน้าจอข้อมูล
ในครั้งต่อไปที่คุณเปิดเอกสารคุณจะเห็นช่อง "ป้อนรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์" หากคุณไม่ป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องคุณจะไม่สามารถดูเอกสารได้เลย
หากต้องการลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านออกจากเอกสารให้คลิกปุ่ม“ ป้องกันเอกสาร” แล้วเลือก“ เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน” อีกครั้ง ป้อนรหัสผ่านเปล่าแล้วคลิก“ ตกลง” Office จะลบรหัสผ่านออกจากเอกสาร
วิธีสร้างไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
คุณยังสามารถส่งออกเอกสาร Office ไปยังไฟล์ PDF และรหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ PDF นั้น เอกสาร PDF จะถูกเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านที่คุณระบุ สิ่งนี้ใช้ได้กับ Microsoft Word แต่ไม่ใช่ Excel ด้วยเหตุผลบางประการ
ในการดำเนินการนี้ให้เปิดเอกสารใน Microsoft Word คลิกปุ่มเมนู“ ไฟล์” แล้วเลือก“ ส่งออก” คลิกปุ่ม“ สร้าง PDF / XPS” เพื่อส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF
คลิกปุ่ม“ ตัวเลือก” ที่ด้านล่างของหน้าต่างโต้ตอบบันทึกที่ปรากฏขึ้น ที่ด้านล่างของหน้าต่างตัวเลือกให้เปิดใช้ตัวเลือก“ เข้ารหัสเอกสารด้วยรหัสผ่าน” แล้วคลิก“ ตกลง”
ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการเข้ารหัสไฟล์ PDF จากนั้นคลิก“ ตกลง”
เมื่อเสร็จแล้วให้ป้อนชื่อไฟล์ PDF แล้วคลิกปุ่ม "เผยแพร่" Office จะส่งออกเอกสารเป็นไฟล์ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
คำเตือน : คุณจะไม่สามารถดูไฟล์ PDF ได้หากคุณลืมรหัสผ่าน อย่าลืมติดตามไม่เช่นนั้นคุณจะสูญเสียการเข้าถึงไฟล์ PDF ของคุณ
คุณจะต้องป้อนรหัสผ่านของไฟล์ PDF เมื่อคุณเปิด ตัวอย่างเช่นหากคุณเปิดไฟล์ PDF ในโปรแกรมดู PDF เริ่มต้นของ Microsoft Edge– Windows 10 ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านก่อนจึงจะสามารถดูได้ นอกจากนี้ยังใช้ได้กับโปรแกรมอ่าน PDF อื่น ๆ
คุณลักษณะนี้สามารถช่วยปกป้องเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยเฉพาะโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ USB หรือในบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์เช่น Microsoft OneDrive
การเข้ารหัสแบบเต็มดิสก์เช่น การเข้ารหัสอุปกรณ์และ BitLocker บนพีซี Windows หรือ FileVault บน Mac ปลอดภัยกว่าและไม่เจ็บปวดสำหรับการปกป้องเอกสารทั้งหมดในคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างไรก็ตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคอมพิวเตอร์ของคุณถูกขโมย
