Microsoft Office מאפשר לך להצפין את מסמכי Office וקבצי ה- PDF שלך, ומאפשר לאף אחד אפילו לראות את הקובץ אלא אם כן יש לו את הסיסמה. בגרסאות מודרניות של Office משתמשים מאובטחים הצפנה שאתה יכול להסתמך עליו - בהנחה שאתה מגדיר סיסמה חזקה.
ההוראות שלהלן חלות על Microsoft Word, PowerPoint, Excel ו- Access 2016, אך התהליך אמור להיות דומה בגירסאות אחרות אחרות של Office.
עד כמה הגנת הסיסמאות של Microsoft Office מאובטחת?
תכונות הגנת הסיסמאות של מיקרוסופט אופיס קיבלו ראפ גרוע בעבר. ממשרד 95 ועד אופיס 2003, תוכנית ההצפנה הייתה חלשה מאוד. אם יש לך מסמך המוגן באמצעות סיסמה באמצעות Office 2003 או גרסה קודמת, ניתן לעקוף את הסיסמה בקלות ובמהירות באמצעות תוכנת פיצוח סיסמאות זמינה.
עם Office 2007, מיקרוסופט נעשתה רצינית יותר בנוגע לאבטחה. Office 2007 עבר ל תקן הצפנה מתקדם (AES) עם מקש 128 סיביות. הדבר נחשב באופן מאובטח ומשמעותו כי Office משתמש כעת בהצפנה אמיתית וחזקה כדי להגן על המסמכים שלך כאשר אתה מגדיר סיסמה. בדקנו את תכונת הצפנת PDF וגילינו שהיא משתמשת בהצפנת AES של 128 סיביות גם ב- Office 2016.
קָשׁוּר: מהי הצפנה ומדוע אנשים מפחדים מכך?
ישנם שני דברים גדולים שאתה צריך להיזהר מהם. ראשית, רק סיסמאות שמצפינות את המסמך באופן מלא מאובטחות. Office מאפשר לך גם להגדיר סיסמה ל"הגבלת עריכה "של קובץ - בתיאוריה, המאפשרת לאנשים לצפות בקובץ אך לא לערוך אותו ללא סיסמה. ניתן לפצח ולהסיר סיסמה מסוג זה בקלות, ומאפשרת לאנשים לערוך את הקובץ.
כמו כן, ההצפנה של Office פועלת רק טוב אם אתה שומר בתבניות מסמכים מודרניות כמו .docx. אם אתה שומר בפורמטים ישנים יותר של מסמכים כמו .doc - התואמים ל- Office 2003 ולפני קודמות - Office ישתמש בגרסת ההצפנה הישנה והלא מאובטחת.
אבל, כל עוד אתה שומר את הקבצים שלך בפורמטים מודרניים של Office ומשתמש באפשרות "הצפן באמצעות סיסמה" במקום באפשרות "הגבל עריכה", המסמכים שלך צריכים להיות מאובטחים.
כיצד להגן על מסמך משרד באמצעות סיסמה
כדי להגן על מסמך Office באמצעות סיסמה, ראשית פתח אותו ב- Word, Excel, PowerPoint או Access. לחץ על תפריט "קובץ" בפינה השמאלית העליונה של המסך. בחלונית המידע, לחץ על הלחצן "הגן על מסמך" ובחר "הצפן באמצעות סיסמה".
הכפתור נקרא רק ב- Microsoft Word "Protect Document", אך הוא נקרא במשהו דומה באפליקציות אחרות. חפש את "הגן על חוברת עבודה" ב- Microsoft Excel ו"הגן על מצגת "ב- Microsoft PowerPoint. ב- Microsoft Access, פשוט תראה לחצן "הצפן באמצעות סיסמה" בכרטיסיית המידע. הצעדים אחרת יעבדו זהה.
הערה: אם ברצונך להגביל רק את עריכת המסמך, תוכל לבחור באפשרות "הגבל עריכה" כאן, אך כפי שאמרנו, הדבר אינו מאובטח במיוחד וניתן לעקוף אותו בקלות. עדיף לך להצפין את כל המסמך, אם אתה יכול.
קָשׁוּר: כיצד ליצור סיסמה חזקה (ולזכור אותה)
הזן את הסיסמה שאיתה ברצונך להצפין את המסמך. תרצה בחר סיסמה טובה כאן. ניתן לנחש סיסמאות חלשות בקלות על ידי פיצוח תוכנות אם מישהו מקבל גישה למסמך.
אַזהָרָה : אם תאבד את הסיסמה שלך תאבד את הגישה למסמך, אז שמור על בטיחותה! מיקרוסופט ממליצה לך לרשום את שם המסמך ואת הסיסמה שלו ולשמור אותו במקום בטוח.
כאשר מסמך מוצפן, תראה את ההודעה "נדרשת סיסמה לפתיחת מסמך זה" במסך המידע.
בפעם הבאה שתפתח את המסמך תראה את התיבה "הזן סיסמה לפתיחת קובץ". אם לא תזין את הסיסמה הנכונה, לא תוכל להציג את המסמך כלל.
כדי להסיר את הגנת הסיסמה ממסמך, לחץ על כפתור "הגן על מסמך" ובחר שוב "הצפן באמצעות סיסמה". הזן סיסמה ריקה ולחץ על "אישור". Office יסיר את הסיסמה מהמסמך.
כיצד ליצור קובץ PDF המוגן באמצעות סיסמה
באפשרותך גם לייצא מסמך Office לקובץ PDF ולהגן על סיסמת קובץ ה- PDF באמצעות סיסמה. מסמך PDF יוצפן באמצעות הסיסמה שתספק. זה עובד במיקרוסופט וורד אבל לא באקסל, משום מה.
לשם כך, פתח את המסמך ב- Microsoft Word, לחץ על לחצן התפריט "קובץ" ובחר "ייצא". לחץ על הלחצן "צור PDF / XPS" כדי לייצא את המסמך כקובץ PDF.
לחץ על כפתור "אפשרויות" בתחתית חלון הדו-שיח שמירה שמופיע. בתחתית חלון האפשרויות, הפעל את האפשרות "הצפן את המסמך באמצעות סיסמה" ולחץ על "אישור".
הזן את הסיסמה שאיתה ברצונך להצפין את קובץ ה- PDF ואז לחץ על "אישור".
לאחר שתסיים, הזן שם לקובץ ה- PDF ולחץ על כפתור "פרסם". משרד ייצא את המסמך לקובץ PDF המוגן בסיסמה.
אַזהָרָה : לא תוכל להציג את קובץ ה- PDF אם תשכח את הסיסמה. הקפד לעקוב אחרי זה או שתאבד את הגישה לקובץ ה- PDF שלך.
יהיה עליך להזין את סיסמת קובץ ה- PDF כשתפתח אותו. לדוגמא, אם אתה פותח את קובץ ה- PDF במציג ה- PDF של ברירת המחדל של Windows 10 - מציג ה- PDF - תתבקש להזין את הסיסמה לפני שתוכל להציג אותה. זה עובד גם בקוראי PDF אחרים.
תכונה זו יכולה לסייע בהגנה על מסמכים רגישים במיוחד, במיוחד כאשר אתה שומר אותם בכונן USB או בשירות אחסון מקוון כמו Microsoft OneDrive.
הצפנה בדיסק מלא כמו הצפנת התקנים ו- BitLocker במחשב Windows אוֹ FileVault ב- Mac מאובטח יותר וכאוב יותר להגנה על כל המסמכים במחשב שלך, אולם במיוחד אם המחשב שלך נגנב.
