Microsoft Office дозволяє шифрувати документи Office та файли PDF, дозволяючи нікому навіть не переглядати файл, якщо він не має пароля. Сучасні версії Office використовують безпеку шифрування на який ви можете покластись - за умови, що ви встановили надійний пароль.
Наведені нижче вказівки стосуються Microsoft Word, PowerPoint, Excel та Access 2016, але процес повинен бути подібним в інших останніх версіях Office.
Наскільки захищений захист паролем Microsoft Office?
Функції захисту паролем від Microsoft Office у минулому сильно погіршились. Від Office 95 до Office 2003 схема шифрування була дуже слабкою. Якщо у вас є документ, захищений паролем за допомогою Office 2003 або попередньої версії, його можна легко та швидко обійти за допомогою широко доступного програмного забезпечення для злому паролів.
З Office 2007 компанія Microsoft стала більш серйозно ставитись до безпеки. Office 2007 перейшов на Розширений стандарт шифрування (AES) із 128-бітовим ключем. Це широко вважається безпечним і означає, що зараз Office використовує справжнє, надійне шифрування для захисту ваших документів, коли ви встановлюєте пароль. Ми протестували функцію шифрування PDF і виявили, що вона використовує 128-розрядне шифрування AES і в Office 2016.
ПОВ'ЯЗАНІ: Що таке шифрування та чому люди цього бояться?
Є дві великі речі, на які потрібно стежити. По-перше, захищені лише паролі, які повністю шифрують документ. Office також дозволяє встановити пароль "Обмежити редагування" файлу - теоретично, дозволяючи людям переглядати файл, але не редагувати його без пароля. Цей тип пароля можна легко зламати та видалити, дозволяючи людям редагувати файл.
Крім того, шифрування Office працює добре, лише якщо ви зберігаєте дані у сучасних форматах документів, таких як .docx. Якщо зберегти у старих форматах документів, таких як .doc –, які сумісні з Office 2003 та раніше, - Office використовуватиме стару, незахищену версію шифрування.
Але поки ви зберігаєте свої файли в сучасних форматах Office і використовуєте параметр «Шифрувати за допомогою пароля» замість параметра «Обмежити редагування», ваші документи повинні бути захищеними.
Як захистити паролем документ Office за допомогою пароля
Щоб захистити документ Office паролем, спочатку відкрийте його у програмах Word, Excel, PowerPoint або Access. Клацніть меню «Файл» у верхньому лівому куті екрана. На інформаційній панелі натисніть кнопку «Захистити документ» і виберіть «Шифрувати за допомогою пароля».
Кнопка в Microsoft Word має назву «Захистити документ», але в інших програмах вона має щось подібне. Шукайте “Захист робочої книги” у Microsoft Excel та “Захист презентації” у Microsoft PowerPoint. У Microsoft Access ви просто побачите кнопку "Шифрувати за допомогою пароля" на вкладці "Інформація". В іншому випадку кроки будуть працювати однаково.
ПРИМІТКА. Якщо ви хочете лише обмежити редагування документа, ви можете вибрати тут “Обмежити редагування”, але, як ми вже говорили, це не надто безпечно, і його можна легко обійти. Вам краще зашифрувати весь документ, якщо можете.
ПОВ'ЯЗАНІ: Як створити надійний пароль (і пам’ятати його)
Введіть пароль, за допомогою якого потрібно зашифрувати документ. Ви захочете виберіть хороший пароль тут. Слабкі паролі можна легко вгадати за допомогою злому програмного забезпечення, якщо хтось отримає доступ до документа.
Увага : Ви втратите доступ до документа, якщо коли-небудь забудете свій пароль, тому захищайте його! Корпорація Майкрософт радить записати ім'я документа та його пароль і зберігати його в безпечному місці.
Коли документ зашифровано, на екрані інформації з’явиться повідомлення „Для відкриття цього документа потрібен пароль”.
Наступного разу, коли ви відкриєте документ, ви побачите поле "Введіть пароль для відкриття файлу". Якщо ви не введете правильний пароль, ви взагалі не зможете переглянути документ.
Щоб зняти захист паролем із документа, натисніть кнопку «Захистити документ» і знову виберіть «Зашифрувати паролем». Введіть пустий пароль і натисніть «ОК». Office видалить пароль з документа.
Як створити PDF-файл, захищений паролем
Ви також можете експортувати документ Office у файл PDF і захистити цей файл PDF паролем. Документ PDF буде зашифровано за допомогою введеного вами пароля. Це чомусь працює в Microsoft Word, але не в Excel.
Для цього відкрийте документ у Microsoft Word, натисніть кнопку меню «Файл» і виберіть «Експорт». Натисніть кнопку «Створити PDF / XPS», щоб експортувати документ як файл PDF.
Натисніть кнопку «Параметри» внизу діалогового вікна збереження, що з’явиться. У нижній частині вікна параметрів увімкніть параметр «Зашифрувати документ паролем» і натисніть «ОК».
Введіть пароль, за допомогою якого потрібно зашифрувати файл PDF, а потім натисніть кнопку «OK».
Закінчивши, введіть назву файлу PDF і натисніть кнопку «Опублікувати». Office експортує документ у захищений паролем файл PDF.
Увага : Ви не зможете переглянути файл PDF, якщо забудете пароль. Обов’язково слідкуйте за цим, інакше ви втратите доступ до свого файлу PDF.
Вам потрібно буде ввести пароль PDF-файлу, коли ви його відкриєте. Наприклад, якщо ви відкриваєте файл PDF у програмі перегляду PDF за замовчуванням для Microsoft Edge – Windows 10 - вам буде запропоновано ввести пароль, перш ніж ви зможете його переглянути. Це також працює в інших програмах зчитування PDF.
Ця функція може допомогти захистити особливо конфіденційні документи, особливо коли ви зберігаєте їх на USB-накопичувачі або в Інтернет-службі зберігання, як Microsoft OneDrive.
Повнодискове шифрування, як Шифрування пристрою та BitLocker на ПК з ОС Windows або FileVault на Mac є більш безпечним та безболісним для захисту всіх документів на вашому комп’ютері, однак – особливо, якщо ваш комп’ютер викрадено.
