Microsoft Office umożliwia szyfrowanie dokumentów Office i plików PDF, dzięki czemu nikt nie może nawet przeglądać pliku, chyba że ma hasło. Nowoczesne wersje pakietu Office są bezpieczne szyfrowanie na którym możesz polegać - zakładając, że ustawiłeś silne hasło.
Poniższe instrukcje dotyczą programów Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access 2016, ale proces powinien być podobny w innych najnowszych wersjach pakietu Office.
Jak bezpieczna jest ochrona hasłem pakietu Microsoft Office?
W przeszłości funkcje ochrony hasłem w pakiecie Microsoft Office cieszą się złą sławą. Od Office 95 do Office 2003 schemat szyfrowania był bardzo słaby. Jeśli masz dokument chroniony hasłem w pakiecie Office 2003 lub wcześniejszej wersji, hasło można łatwo i szybko ominąć za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania do łamania haseł.
Wraz z pakietem Office 2007 firma Microsoft poważnie podchodziła do kwestii bezpieczeństwa. Office 2007 przeszedł na Zaawansowany Standard Szyfrowania (AES) z kluczem 128-bitowym. Jest to powszechnie uważane za bezpieczne i oznacza, że Office używa teraz prawdziwego, silnego szyfrowania do ochrony dokumentów podczas ustawiania hasła. Przetestowaliśmy funkcję szyfrowania PDF i stwierdziliśmy, że używa ona 128-bitowego szyfrowania AES również w pakiecie Office 2016.
ZWIĄZANE Z: Co to jest szyfrowanie i dlaczego ludzie się go boją?
Musisz uważać na dwie ważne rzeczy. Po pierwsze, tylko hasła, które w pełni szyfrują dokument, są bezpieczne. Pakiet Office umożliwia również ustawienie hasła „Ogranicz edycję” pliku - w teorii, umożliwiając użytkownikom przeglądanie pliku, ale nie pozwala edytować go bez hasła. Tego typu hasło można łatwo złamać i usunąć, umożliwiając użytkownikom edycję pliku.
Ponadto szyfrowanie pakietu Office działa dobrze tylko wtedy, gdy zapisujesz w nowoczesnych formatach dokumentów, takich jak .docx. Jeśli zapiszesz w starszych formatach dokumentów, takich jak .doc - które są zgodne z pakietem Office 2003 i wcześniejszymi - pakiet Office użyje starszej, niezabezpieczonej wersji szyfrowania.
Jednak o ile zapisujesz pliki w nowoczesnych formatach pakietu Office i używasz opcji „Szyfruj hasłem” zamiast opcji „Ogranicz edycję”, Twoje dokumenty powinny być bezpieczne.
Jak zabezpieczyć hasłem dokument pakietu Office
Aby zabezpieczyć hasłem dokument pakietu Office, najpierw otwórz go w programie Word, Excel, PowerPoint lub Access. Kliknij menu „Plik” w lewym górnym rogu ekranu. W okienku informacyjnym kliknij przycisk „Chroń dokument” i wybierz „Zaszyfruj hasłem”.
Przycisk nosi nazwę „Chroń dokument” tylko w programie Microsoft Word, ale w innych aplikacjach ma podobną nazwę. Poszukaj „Chroń skoroszyt” w programie Microsoft Excel i „Chroń prezentację” w programie Microsoft PowerPoint. W Microsoft Access na karcie Informacje zobaczysz tylko przycisk „Szyfruj hasłem”. W przeciwnym razie kroki będą działać tak samo.
UWAGA: Jeśli chcesz tylko ograniczyć edycję dokumentu, możesz tutaj wybrać opcję „Ogranicz edycję”, ale jak powiedzieliśmy, nie jest to zbyt bezpieczne i można je łatwo ominąć. Jeśli możesz, lepiej zaszyfruj cały dokument.
ZWIĄZANE Z: Jak stworzyć silne hasło (i je zapamiętać)
Wprowadź hasło, którym chcesz zaszyfrować dokument. Będziesz chciał wybierz dobre hasło tutaj. Słabe hasła można łatwo odgadnąć, włamując się do oprogramowania, jeśli ktoś uzyska dostęp do dokumentu.
Ostrzeżenie : Jeśli kiedykolwiek zapomnisz hasła, utracisz dostęp do dokumentu, więc chroń je! Firma Microsoft zaleca zapisanie nazwy dokumentu oraz hasła i przechowywanie go w bezpiecznym miejscu.
Gdy dokument jest zaszyfrowany, na ekranie Informacje zobaczysz komunikat „Do otwarcia tego dokumentu wymagane jest hasło”.
Gdy następnym razem otworzysz dokument, zobaczysz pole „Wpisz hasło, aby otworzyć plik”. Jeśli nie wprowadzisz prawidłowego hasła, w ogóle nie będziesz mógł wyświetlić dokumentu.
Aby usunąć zabezpieczenie hasłem z dokumentu, kliknij przycisk „Chroń dokument” i ponownie wybierz „Szyfruj hasłem”. Wpisz puste hasło i kliknij „OK”. Pakiet Office usunie hasło z dokumentu.
Jak utworzyć plik PDF chroniony hasłem
Możesz także wyeksportować dokument Office do pliku PDF i zabezpieczyć hasłem ten plik PDF. Dokument PDF zostanie zaszyfrowany za pomocą podanego hasła. Z jakiegoś powodu działa to w programie Microsoft Word, ale nie w programie Excel.
Aby to zrobić, otwórz dokument w programie Microsoft Word, kliknij przycisk menu „Plik” i wybierz „Eksportuj”. Kliknij przycisk „Utwórz PDF / XPS”, aby wyeksportować dokument jako plik PDF.
Kliknij przycisk „Opcje” u dołu okna dialogowego zapisywania, które się pojawi. U dołu okna opcji włącz opcję „Zaszyfruj dokument hasłem” i kliknij „OK”.
Wprowadź hasło, którym chcesz zaszyfrować plik PDF, a następnie kliknij „OK”.
Gdy skończysz, wprowadź nazwę pliku PDF i kliknij przycisk „Opublikuj”. Office wyeksportuje dokument do chronionego hasłem pliku PDF.
Ostrzeżenie : Nie będziesz mógł wyświetlić pliku PDF, jeśli zapomnisz hasła. Pamiętaj, aby to śledzić, w przeciwnym razie utracisz dostęp do pliku PDF.
Podczas otwierania musisz podać hasło do pliku PDF. Na przykład, jeśli otworzysz plik PDF w domyślnej przeglądarce plików PDF w Microsoft Edge – Windows 10, zostaniesz poproszony o podanie hasła, zanim będzie można go wyświetlić. Działa to również w innych czytnikach PDF.
Ta funkcja może pomóc chronić szczególnie wrażliwe dokumenty, zwłaszcza gdy przechowujesz je na dysku USB lub w usłudze pamięci masowej online, takiej jak Microsoft OneDrive.
Szyfrowanie całego dysku, takie jak Szyfrowanie urządzeń i funkcja BitLocker na komputerze z systemem Windows lub FileVault na komputerze Mac jest jednak bezpieczniejszy i bezbolesny, jeśli chodzi o ochronę wszystkich dokumentów na komputerze - zwłaszcza w przypadku kradzieży komputera.
