Office Dokumenter bruges nogle gange som juridiske dokumenter og kræver ofte en underskrift. Eller nogle gange kan du tilføje en usynlig underskrift for at beskytte dokumentets integritet. Du kan enten gøre i visse Office Apps.
Tilføj en synlig underskrift i Word og Excel
Microsoft Word og Excel Begge har en indbygget funktion, der lader dig indsætte en signaturlinje og signatur i dokumentet eller regnearket. Du skal også have en digital signatur til at indsætte på signaturlinjen. Her er alt hvad du behøver at gøre.
Indsæt en signaturlinje
Først skal du gå videre og åbne Word-dokumentet eller Excel-regnearket, du vil tilføje signaturlinjen til, og sæt derefter markøren, hvor du vil indsætte den. Klik derefter på "Signature Line", fundet i "Tekst" -gruppen for fanen "Indsæt".
Vinduet Signatur Setup vises. Du skal udfylde disse felter:
- Foreslået underskriver - navnet på den person, der underskriver dokumentet.
- Foreslået Signers Titel - Titlen på underskriveren.
- Foreslået Signers e-mail-adresse - Signers e-mail.
- Instruktioner til underskrivningen - Du kan tilføje eventuelle specielle instruktioner, du vil have, at underskriveren ved at vide, før du underskriver her.
Du skal også kontrollere / fjerne markeringen af disse muligheder:
- Tillad, at underskrivningen tilføjer kommentarer i skilt dialogboksen - dokumentets underskriver kan også tilføje formålet med deres underskrift.
- Vis Sign Date i Signature Line - Når dokumentet er underskrevet, vises datoen for, hvornår den blev underskrevet.
Når du har udfyldt alt, skal du klikke på knappen "OK" nederst i vinduet.
Signaturlinjen vises derefter.
Send filen til den person, der skal underskrive dokumentet. Eller hvis du er den, der underskriver dokumentet, læs videre.
Skriv dit ord eller Excel-fil med din digitale signatur
Hvis du ikke allerede har en digital signatur, får du en hurtig fra Office, der fortæller dig, at du skal bruge en til at underskrive til dokument, når du dobbeltklikker på signaturlinjen. Office vil også spørge, om du gerne vil få en fra en Microsoft-partner i prompten.
Hvis du vælger "Ja", vil det bringe dig til Officiel Support Site. , hvor det forklarer fordelene ved et digitalt id, sammen med et par anbefalede certificerede myndigheder, der er kvalificeret til at udstede digitale certifikater. I dokumentationen er GlobalSign. og Identrust. , men der er mange andre at vælge imellem.
Et digitalt id fra en certificeret myndighed er forskellig fra en håndskrevet signatur, fordi den tilføjer kode til det dokument, der viser, at det faktisk var dig, ikke nogen som foregiver at være dig, der underskrev dokumentet.
Bemærk: Du kan oprette dit eget digitale certifikat ved at køre Selfcert.exe i Office installationsmappen. Dette bekræfter imidlertid ikke din identitet som en underskrift fra en certificeret myndighed, som svindlere også kan oprette denne type certifikat ved hjælp af dit navn. Som en form for sikkerhed, hvis du bruger et digitalt certifikat, som du har oprettet dig selv, vil et advarselsbannere blive tilføjet til dokumentet.
For at indsætte denne digitale signatur skal du dobbeltklikke på signaturlinjen. En pop-up dialog vises. Her skal du klikke på "Sign".
Dokumentet er nu underskrevet.
For at fjerne den underskrift, skal du bare redigere dokumentet. Når dokumentet er redigeret, fjernes underskriften automatisk. Dette er at beskytte dokumentets ægthed og også for at beskytte den person, der underskrev originaldokumentet.
Hvis du ønsker at indsætte en trukket eller skrevet signatur, er du også fri til at gøre det. Mens det ikke beviser ægtheden af signaturen, er der flere steder derude, der giver dig mulighed for Tegn eller skriv en underskrift , og derefter download det som et billede. Derfra ville du simpelthen Indsæt billedet i dokumentet med INSERT & GT; Billede og klik derefter og træk det til signaturlinjen.
RELATEREDE: Sådan indsættes et billede eller et andet objekt i Microsoft Office
For at det kan fungere korrekt, skal du sørge for at klikke på ikonet Formatindstillinger til højre for billedet, og derefter klikke på "foran tekst" Tekstindpakning.
For at fjerne denne signatur skal du blot vælge signaturen ved at klikke på den med musen og derefter trykke på DELETE-tasten.
Tilføj en usynlig underskrift i Word, Excel og PowerPoint
Du kan også tilføje en usynlig underskrift til dit dokument. Dette beskytter ægtheden af indholdet i dokumentet. Og i modsætning til funktionen for at indsætte en signaturlinje, kan du tilføje en usynlig signatur til dine PowerPoint-præsentationer.
For at gøre dette skal du have en Digital signatur fra en certificeret myndighed .
Først skal du åbne Word-dokumentet, Excel-regnearket eller PowerPoint-præsentationen, som du gerne vil tilføje den usynlige signatur til, og derefter klikke på fanen "Fil".
Klik derefter på "Info" i venstre rude.
Teksten vil være anderledes for det næste trin afhængigt af hvilken app du bruger. Hvis du arbejder i Excel, skal du klikke på "Beskyt projektbog". Hvis du bruger PowerPoint, skal du klikke på "Beskyt præsentation". Eller hvis du bruger Word, skal du klikke på "Beskyt dokument".
Klik nu på "Tilføj en digital signatur" i rullemenuen, der vises.
Derfra skal du bruge den digitale signatur, du har erhvervet fra den certificerede myndighed. Hvis du allerede har din digitale signatur, er alt, hvad du skal gøre nu, klik på "Sign."
Når det er underskrevet, vises et banner øverst på dokumentet, der siger, at det indeholder en underskrift.
For at fjerne denne underskrift er alt, hvad du skal gøre, redigere dokumentet. Når dokumentet er redigeret, bliver underskriften ugyldig. En meddelelse vises, så du kan vide, at signaturen er blevet fjernet, når du foretager en redigering.
Dette beskytter både underskriveren og integriteten af indholdet.
Det er alt, hvad der er til det. Mens du underskriver et dokument er ikke nødvendigvis svært, er der et par lag af gyldighed her. For at fjerne al tvivl om ægtheden af signaturen, få din digitale signatur fra en certificeret myndighed.
RELATEREDE: Hvad er de tre søjler i cybersecurity?
