Tài liệu văn phòng. đôi khi được sử dụng như các tài liệu pháp lý và thường yêu cầu một chữ ký. Hoặc, đôi khi, bạn có thể muốn thêm một chữ ký vô hình để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Bạn có thể làm trong một số ứng dụng Office nhất định.
Thêm một chữ ký nhìn thấy trong Word và Excel
Microsoft Word và Excel đều có một tính năng tích hợp cho phép bạn chèn một dòng chữ ký và chữ ký trong tài liệu hoặc bảng tính. Bạn cũng sẽ cần một chữ ký số để chèn vào dòng chữ ký. Đây là tất cả mọi thứ bạn cần để làm.
Chèn một dòng chữ ký
Đầu tiên, hãy tiếp tục và mở bảng tính từ hoặc bảng tính Excel bạn muốn thêm dòng chữ ký vào, sau đó đặt con trỏ nơi bạn muốn chèn nó. Tiếp theo, nhấp vào "Dòng chữ ký", được tìm thấy trong nhóm "Văn bản" của tab "Chèn".
Cửa sổ thiết lập chữ ký sẽ xuất hiện. Bạn sẽ cần điền vào các trường này:
- Người ký được đề xuất - Tên của người ký tài liệu.
- Tiêu đề của người ký gợi ý - tiêu đề của người ký.
- Địa chỉ email của người ký gợi ý - email của người ký.
- Hướng dẫn cho người ký - Bạn có thể thêm bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào bạn muốn người ký biết trước khi ký vào đây.
Bạn cũng sẽ cần kiểm tra / bỏ chọn các tùy chọn sau:
- Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Đăng nhập - người ký tài liệu cũng có thể thêm mục đích chữ ký của họ.
- Hiển thị ngày đăng nhập trong dòng chữ ký - một khi tài liệu được ký, ngày khi nó được ký sẽ xuất hiện.
Khi bạn điền vào tất cả mọi thứ, nhấp vào nút "OK" ở dưới cùng của cửa sổ.
Dòng chữ ký sau đó sẽ xuất hiện.
Gửi tệp cho cá nhân cần ký tài liệu. Hoặc, nếu bạn là người ký tài liệu, hãy đọc.
Ký vào tệp Word hoặc Excel của bạn với chữ ký số của bạn
Nếu bạn chưa có chữ ký số, bạn sẽ nhận được một lời nhắc từ Office nói với bạn rằng bạn sẽ cần một người để ký vào tài liệu bất cứ khi nào bạn nhấp đúp vào dòng chữ ký. Office cũng sẽ hỏi nếu bạn muốn có được một từ một đối tác của Microsoft trong dấu nhắc.
Nếu bạn chọn "Có," nó sẽ đưa bạn đến Trang web hỗ trợ chính thức , nơi nó giải thích những lợi ích của ID kỹ thuật số, cùng với một vài cơ quan được chứng nhận được khuyến nghị đủ điều kiện để cấp chứng chỉ kỹ thuật số. Trong tài liệu là GlobalSign. và Nhận diện , nhưng có nhiều người khác để lựa chọn.
ID kỹ thuật số từ cơ quan được chứng nhận là khác với chữ ký viết tay vì nó thêm mã vào tài liệu cho thấy đó thực sự là bạn, không phải ai đó giả vờ là bạn, đã ký tài liệu.
Ghi chú: Bạn có thể tạo chứng chỉ kỹ thuật số của riêng mình bằng cách chạy selfcert.exe trong thư mục cài đặt Office. Tuy nhiên, điều này không xác minh danh tính của bạn như chữ ký từ một cơ quan được chứng nhận sẽ, vì những kẻ lừa đảo cũng có thể tạo loại chứng chỉ này bằng tên của bạn. Là một hình thức bảo mật, nếu bạn sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số mà bạn đã tạo, một biểu ngữ cảnh báo sẽ được thêm vào tài liệu.
Để chèn chữ ký số này, bấm đúp vào dòng chữ ký. Một hộp thoại bật lên sẽ xuất hiện. Ở đây, nhấp vào "Dấu hiệu".
Tài liệu hiện đã được ký.
Để xóa chữ ký đó, chỉ cần chỉnh sửa tài liệu. Khi tài liệu đã được chỉnh sửa, chữ ký sẽ tự động bị xóa. Điều này là để bảo vệ tính xác thực của tài liệu và cũng để bảo vệ người đã ký vào tài liệu gốc.
Nếu bạn muốn chèn một chữ ký được vẽ hoặc gõ, bạn cũng có thể thực hiện việc đó. Mặc dù nó không chứng minh tính xác thực của chữ ký, có một số trang web ngoài kia cho phép bạn Vẽ hoặc nhập chữ ký , và sau đó tải về nó như một hình ảnh. Từ đó, bạn sẽ đơn giản là Chèn hình ảnh Trong tài liệu có chèn & gt; Hình ảnh và sau đó nhấp và kéo nó vào dòng chữ ký.
CÓ LIÊN QUAN: Cách chèn hình ảnh hoặc đối tượng khác trong Microsoft Office
Để nó hoạt động đúng cách, hãy nhớ nhấp vào biểu tượng Tùy chọn định dạng ở bên phải của hình ảnh, sau đó nhấp vào tùy chọn "ở phía trước văn bản".
Để xóa chữ ký này, chỉ cần chọn chữ ký bằng cách nhấp vào nó bằng chuột của bạn và sau đó nhấn phím XÓA.
Thêm chữ ký vô hình trong Word, Excel và PowerPoint
Bạn cũng có thể thêm một chữ ký vô hình vào tài liệu của bạn. Điều này bảo vệ tính xác thực của nội dung trong tài liệu. Và không giống như tính năng chèn một dòng chữ ký, bạn có thể thêm một chữ ký vô hình vào bản trình bày PowerPoint của mình.
Để làm điều này, bạn phải có một Chữ ký số từ một cơ quan được chứng nhận .
Đầu tiên, hãy mở tài liệu Word, bảng tính Excel hoặc bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn thêm chữ ký vô hình vào, sau đó nhấp vào tab "Tệp".
Tiếp theo, nhấp vào "Thông tin" trong ngăn bên trái.
Văn bản sẽ khác nhau cho bước tiếp theo tùy thuộc vào ứng dụng nào bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang làm việc trong Excel, hãy nhấp vào "Bảo vệ sổ làm việc". Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint, hãy nhấp vào "Bảo vệ trình bày". Hoặc, nếu bạn đang sử dụng Word, hãy nhấp vào "Bảo vệ tài liệu".
Bây giờ bấm vào "Thêm chữ ký số" trong menu thả xuống xuất hiện.
Từ đó, bạn sẽ cần sử dụng chữ ký số mà bạn có được từ cơ quan được chứng nhận. Nếu bạn đã có chữ ký số, tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là nhấp vào "Dấu hiệu".
Sau khi được ký, một biểu ngữ sẽ xuất hiện ở đầu tài liệu nói rằng nó chứa chữ ký.
Để xóa chữ ký này, tất cả những gì bạn cần làm là chỉnh sửa tài liệu. Khi tài liệu được chỉnh sửa, chữ ký sẽ không hợp lệ. Một tin nhắn sẽ xuất hiện cho bạn biết chữ ký đã bị xóa khi bạn thực hiện chỉnh sửa.
Điều này bảo vệ cả người ký và tính toàn vẹn của nội dung.
Thats tất cả để có nó. Trong khi ký một tài liệu không nhất thiết phải khó khăn, có một vài lớp hợp lệ ở đây. Để xóa tất cả nghi ngờ về tính xác thực của chữ ký, hãy lấy chữ ký số của bạn từ một cơ quan được chứng nhận.
CÓ LIÊN QUAN: Ba trụ cột của an ninh mạng là gì?
