שיתוף קובץ מגוגל דרייב הוא דרך נהדרת לאפשר ללקוחות ולקבלנים לגשת למסמכים מבלי שהם צריכים להוריד אותם. אם ברצונך שאנשים יקבלו גישה זמנית לקבצים, תוכל להגדיר תאריך תפוגה אוטומטי כאשר אתה משתף אותם. הנה איך.
הערה: כדי להשתמש בתכונה זו, כבעלים של המסמך, עליך להיות בעל חשבון G Suite בתשלום. אנשים שאתה משתף איתם מסמך עושים זאת לֹא צריך חשבון בתשלום כדי להציג את המסמכים.
כיצד לקבוע תאריך תפוגה בקבצי Google Drive
תדליק את גוגל דרייב שמקושר לחשבון G Suite שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך לשתף ואז לחץ על "שתף" בתפריט ההקשר.
הוסף את כתובות הדוא"ל של כל האנשים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ ואז לחץ על כפתור "שלח". אם אתה שולח את ההזמנה לחשבון Gmail, אנשים אלה מתווספים אוטומטית לרשימת האנשים שיכולים לגשת לקובץ. אם תשלח לסוג כתובת אחר, כל אדם יקבל דוא"ל עם קישור המפנה לקובץ.
כעת לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ ולחץ שוב על הפקודה "שתף".
הפעם עם אפשרויות השיתוף פתוחות, לחץ על הקישור "מתקדם".
לצד פרטי הקשר של כל אדם, תראה סמל טיימר. לחץ עליו כדי להגדיר תאריך תפוגה.
מכאן, לחץ על התפריט הנפתח "הגישה לפג תוקף" כדי לבחור 7 ימים, 30 יום, או להגדיר תאריך תפוגה מותאם אישית.
בחירת האפשרות "תאריך מותאם אישית" פותחת בפניך לוח שנה לבחירת תאריך מדויק יותר.
אם ברצונך להגדיר תאריך תפוגה לכל אחד אחר, לחץ על הטיימר לצד שמם. עליך לקבוע תאריך תפוגה לכל אדם.
לבסוף, לחץ על "שמור שינויים" כדי לסיים את העריכות שביצעת לכל המשתמשים.
יש כאן סייג אחד שאתה צריך להיות מודע אליו. כברירת מחדל, אנשים שאיתם אתה משתף יכולים להוריד, להדפיס או להעתיק את הקובץ, ואם הם עושים זאת, תהיה להם גישה לעותקים האלה לאחר כל תאריך תפוגה שתגדיר. אתה יכול להגדיר את הרשאתם להצגה בלבד ולאחר מכן להפעיל את האפשרות "השבת אפשרויות להורדה, הדפסה והעתקה עבור מגיבים וצופים" כדי למנוע זאת, אך אנשים אלה לא יוכלו לערוך את המסמך.
ובכל זאת, אם יש לך אנשים שרק זקוקים לגישה זמנית כדי להציג מסמך או להגיב עליו, תכונה זו עובדת מצוין.
