Tiedoston jakaminen Google Drivesta on erinomainen tapa antaa asiakkaille ja urakoitsijoille pääsy asiakirjoihin ilman, että heidän on ladattava niitä. Jos haluat, että vain tiedostoilla on väliaikainen käyttöoikeus, voit asettaa automaattisen viimeisen käyttöpäivän, kun jaat ne. Näin.
Huomautus: Tämän ominaisuuden käyttämiseksi asiakirjan omistajana sinulla on oltava maksettu G Suite -tili. Ihmiset, joiden kanssa jaat asiakirjan, tekevät ei tarvitsevat maksetun tilin asiakirjojen katseluun.
Kuinka asettaa vanhentumispäivä Google Drive-tiedostoihin
Käynnistä Google Drive joka on linkitetty G Suite -tiliisi, napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten pikavalikosta Jaa.
Lisää kaikkien niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, ja napsauta sitten Lähetä-painiketta. Jos lähetät kutsun Gmail-tilille, nämä henkilöt lisätään automaattisesti henkilöiden luetteloon, jotka voivat käyttää tiedostoa. Jos lähetät toisen tyyppiseen osoitteeseen, jokainen henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon.
Napsauta nyt tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta uudelleen Jaa-komentoa.
Tällä kertaa, kun jakoasetukset ovat auki, napsauta Lisäasetukset-linkkiä.
Jokaisen henkilön yhteystietojen vieressä näkyy ajastinkuvake. Napsauta sitä asettaaksesi viimeisen käyttöpäivän.
Napsauta tästä avattavaa "Pääsy vanhenee" -valikkoa ja valitse 7 päivää, 30 päivää tai aseta mukautettu vanhentumispäivä.
Mukautetun päivämäärän valitseminen avaa kalenterin tarkemman päivämäärän valitsemiseksi.
Jos haluat asettaa vanhentumispäivän kenellekään muulle, napsauta ajastinta hänen nimensä vieressä. Jokaiselle henkilölle on määritettävä viimeinen voimassaolopäivä.
Napsauta lopuksi Tallenna muutokset viimeistele muokkaukset, jotka olet tehnyt kaikille käyttäjille.
Tässä on yksi varoitus, josta sinun tulisi olla tietoinen. Oletuksena ihmiset, joiden kanssa jaat, voivat ladata, tulostaa tai kopioida tiedoston, ja jos he tekevät niin, heillä on pääsy kyseisiin kopioihin asettamasi vanhentumispäivän jälkeen. Voit asettaa heidän oikeutensa vain tarkasteluun ja ottaa sitten käyttöön Poista käytöstä ladata, tulostaa ja kopioida vaihtoehtoja kommentoijille ja katsojille -vaihtoehdon estääksesi tämän, mutta nämä eivät voi muokata asiakirjaa.
Silti, jos sinulla on ihmisiä, jotka tarvitsevat vain väliaikaisen oikeuden tarkastella tai kommentoida asiakirjaa, tämä ominaisuus toimii hyvin.
