Å dele en fil fra Google Drive er en flott måte å la klienter og entreprenører få tilgang til dokumenter uten å måtte laste dem ned. Hvis du bare vil at folk skal ha midlertidig tilgang til filer, kan du angi en automatisk utløpsdato når du deler dem. Dette er hvordan.
Merk: For å bruke denne funksjonen, som eier av dokumentet, må du ha en betalt G Suite-konto. Det gjør folk det du deler dokument med ikke trenger en betalt konto for å se dokumentene.
Hvordan sette en utløpsdato på Google Drive-filer
Tenn opp Google Drive som er knyttet til G Suite-kontoen din, høyreklikker du filen du vil dele, og klikker deretter på "Del" på hurtigmenyen.
Legg til e-postadressene til alle personene du vil dele filen med, og klikk deretter på "Send" -knappen. Hvis du sender invitasjonen til en Gmail-konto, blir disse personene automatisk lagt til i listen over personer som har tilgang til filen. Hvis du sender til en annen type adresse, vil hver person motta en e-post med en lenke som henviser til filen.
Høyreklikk nå på filen og klikk på "Del" -kommandoen igjen.
Denne gangen med aksjeopsjonene åpne, klikk på "Avansert" -lenken.
Ved siden av hver persons kontaktinformasjon ser du et tidsurikon. Klikk på den for å angi en utløpsdato.
Herfra klikker du på rullegardinmenyen "Tilgang utløper" for å velge 7 dager, 30 dager, eller for å angi en egendefinert utløpsdato.
Ved å velge alternativet "Egendefinert dato" åpnes en kalender der du kan velge en mer presis dato.
Hvis du vil angi en utløpsdato for noen andre, klikker du på tidtakeren ved siden av navnet. Du må angi en utløpsdato for hver person.
Til slutt klikker du på "Lagre endringer" for å fullføre endringene du har gjort for alle brukerne.
Det er en advarsel her som du bør være klar over. Som standard kan folk du deler med laste ned, skrive ut eller kopiere filen, og hvis de gjør det, har de tilgang til kopiene etter utløpsdatoen du har angitt. Du kan angi deres tillatelse til å bare vise og deretter slå på "Deaktiver alternativer for nedlasting, utskrift og kopiering for kommentatorer og seere" for å forhindre dette, men disse personene vil ikke kunne redigere dokumentet.
Likevel, hvis du har folk som bare trenger midlertidig tilgang for å se eller kommentere et dokument, fungerer denne funksjonen bra.
