La condivisione di un file da Google Drive è un ottimo modo per consentire a clienti e appaltatori di accedere ai documenti senza doverli scaricare. Se desideri che le persone abbiano solo accesso temporaneo ai file, puoi impostare una data di scadenza automatica quando li condividi. Ecco come.
Nota: Per utilizzare questa funzione, come proprietario del documento, devi disporre di un account G Suite a pagamento. Le persone con cui condividi il documento lo fanno non serve un account a pagamento per visualizzare i documenti.
Come impostare una data di scadenza sui file di Google Drive
Accendi il Google Drive collegato al tuo account G Suite, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file che desideri condividere, quindi fai clic su "Condividi" nel menu contestuale.
Aggiungi gli indirizzi email di tutte le persone con cui desideri condividere il file e poi clicca sul pulsante "Invia". Se invii l'invito a un account Gmail, quelle persone vengono aggiunte automaticamente all'elenco delle persone che possono accedere al file. Se invii a un altro tipo di indirizzo, ogni persona riceverà un'e-mail con un collegamento che rimanda al file.
Ora, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e fai nuovamente clic sul comando "Condividi".
Questa volta con le opzioni di condivisione aperte, fare clic sul collegamento "Avanzate".
Accanto alle informazioni di contatto di ogni persona, vedrai un'icona del timer. Fare clic per impostare una data di scadenza.
Da qui, fai clic sul menu a discesa "Scadenza accesso" per scegliere 7 giorni, 30 giorni o per impostare una data di scadenza personalizzata.
Scegliendo l'opzione "Data personalizzata" si apre un calendario per la selezione di una data più precisa.
Se desideri impostare una data di scadenza per chiunque altro, fai clic sul timer accanto al suo nome. È necessario impostare una data di scadenza per ogni persona.
Infine, fai clic su "Salva modifiche" per finalizzare le modifiche che hai apportato a tutti gli utenti.
C'è un avvertimento qui di cui dovresti essere a conoscenza. Per impostazione predefinita, le persone con cui condividi possono scaricare, stampare o copiare il file e, se lo fanno, avranno accesso a tali copie dopo qualsiasi data di scadenza impostata. Puoi impostare la loro autorizzazione alla sola visualizzazione e quindi attivare le "Disabilita le opzioni di download, stampa e copia per commentatori e visualizzatori" per impedirlo, ma queste persone non saranno in grado di modificare il documento.
Tuttavia, se hai persone che hanno solo bisogno di un accesso temporaneo per visualizzare o commentare un documento, questa funzione funziona alla grande.
