Microsoft Office, bunlar üzerinde ne kadar süredir çalıştığınız, belge üzerinde çalışan herkesin adı, belgenin ne zaman oluşturulduğu ve hatta belgenin önceki sürümleri dahil olmak üzere Office belgelerinize gizli meta verileri kaydeder.
Office belgelerini herkese açık olarak yayınlamadan veya birisine göndermeden önce, muhtemelen belgenin hangi gizli bilgileri içerdiğini kontrol etmek ve hassas verileri kaldırmak isteyeceksiniz. Bu meta veriler, gizliliğinizi ihlal edebilir veya potansiyel olarak utanç verici olabilir.
Gizli Verileri Görüntüle ve Kaldır
Açık Ofis 2013 veya Office 2010, Dosya menüsüne tıklayın, Bilgi'ye tıklayın; Belgeyi İncele aracı önde ve ortada olacak ve belgenin içerdiği potansiyel olarak hassas bilgiler hakkında sizi bilgilendirecektir. Bu bilgiler Office'in eski sürümlerinde olduğundan daha açıktır, ancak Office'in bu hassas verileri belgelerinize eklediğinin farkında değilseniz, yine de gözden kaçırmak kolaydır.
Office 2007'de, şerit üzerindeki Office küre düğmesine tıklayın, Hazırla'nın üzerine gelin ve Belgeyi İncele'ye tıklayın.
Belgedeki gizli meta verileri görüntülemek için Sorunları Kontrol Et düğmesini tıklayın, Belgeyi İncele'yi tıklayın ve belgeyi incelemek istediğiniz meta veri türlerini seçin. Belgeyi tüm meta veri türleri için incelemek üzere tüm seçenekleri seçili bırakabilirsiniz.
İncele'ye tıkladığınızda Office, meta veriler için belgeyi inceleyecektir. Kaldırmak için bir meta veri türünün yanındaki Tümünü Kaldır düğmesini tıklayın.
Silindikten sonra bu meta verilerin çoğunu kurtaramayacağınızı unutmayın. Bu nedenle Microsoft, meta verileri kaldırmadan ve belgeyi yayınlamadan önce belgenin yeni bir kopyasını oluşturmanızı (Farklı Kaydet özelliğini kullanın) önerir. Ardından, meta verileri içeren belgenin bir kopyasına sahip olursunuz. Elbette, bu meta veriyi hiç istemiyorsanız, bir kopyasını koruma endişesi duymadan kaldırabilirsiniz.
Office Ne Tür Meta Verileri Kaydediyor?
Office, yazar, konu, başlık, bir belgeyi oluşturduğunuz tarih, belgeyi en son değiştirdiğiniz tarih gibi ayrıntıları içeren belge özelliklerini kaydeder ve belge üzerinde ne kadar zaman harcadın . Bu özellikler aynı zamanda belgeyi oluştururken kullandığınız herhangi bir şablonun adını, e-posta başlıklarını ve diğer ilgili bilgileri içerecektir. Bu potansiyel olarak utanç verici olabilir - örneğin, patronunuza bir TPS raporu gönderebilir ve tüm gününü bunun üzerinde tek başına çalışarak geçirdiğinizi söyleyebilirsiniz. Ancak meta veriler, TPS raporu üzerinde yalnızca birkaç dakika çalıştığınızı, diğer insanlarla işbirliği yaptığınızı ve onu oluştururken "Yararsız TPS Rapor Şablonu" adlı bir şablon kullandığınızı ortaya çıkarabilir. Daha da kötüsü, burada başka gizlilik çıkarımları da vardır - adınız ilişkilendirilmeden web'de bir belge yayınlamak isteyebilirsiniz, ancak adınız varsayılan olarak belgenin özelliklerinde görünecektir.
Üstbilgiler, altbilgiler, filigran ve gizli metin olarak biçimlendirilmiş metin de dahil edilebilir, ancak belgeyi üstünkörü bir şekilde gözden geçirirseniz görünmezler. Araç, belgenizin bu bilgileri içerip içermediğini size söyler.
Belgeyi yazarken başkalarıyla işbirliği yaptıysanız, daha da fazla veri içerecektir. Meta veriler, belge üzerinde çalışan herkesin adlarının yanı sıra, tüm yorumları, düzeltme işaretlerini, mürekkep açıklamalarını ve belgenin önceki sürümlerini gösterecektir. Üzerinde çalıştığınız bir belgeyi yayınlıyorsanız, muhtemelen tüm bu verileri paylaşmak yerine kaldırmak isteyeceksiniz.
Office'in Meta Verileri Kaydetmesini Engelleme
Ne yazık ki, bir başkasıyla paylaşmadan veya yayınlamadan önce her bir belgedeki hassas verileri kaldırmak için Belge Denetçisi aracını kullanmanız gerekecek. Bu bilgileri aynı anda birden çok belgeden kaldırmanın yerleşik bir yolu veya Office'in bu verileri belgelere uygulamasını engelleyen Office çapında bir ayar yoktur.
Ancak, her dosya kaydettiğinizde Office'in meta verileri otomatik olarak kaldırmasını sağlayabilirsiniz. Bu ayarı kullandığınız her belgeye uygulamanız gerekir; bu, sistem genelinde bir ayar değil, belgeye özgü bir ayardır.
Office'in belgelerinizle birlikte meta verileri kaydetmesini önlemek için Dosya menüsünü, Seçenekler'i ve Güven Merkezi kategorisini seçin. Güven Merkezi Ayarları düğmesine tıklayın ve Gizlilik Seçenekleri'ni seçin. "Kaydederken dosya özelliklerinden kişisel bilgileri kaldır" seçeneğini etkinleştirin. Gri görünüyorsa, aşağıdaki Belge Denetçisi düğmesini tıklayın, Belge Denetçisini çalıştırın ve belgenin tüm kişisel bilgilerini kaldırın. Daha sonra onay kutusunu tıklayabilmeniz gerekir.
Unutmayın, bu seçeneği her belge için ayrı ayrı değiştirmeniz gerekecek.
Bu bilgiler yararlı olabilir ve hatta bazıları işbirliği için veya şirketlerin bir belge üzerinde kimin çalıştığını takip etmeleri için çok önemlidir. Ancak belgeyi yayınlama zamanı geldiğinde, muhtemelen bu meta verileri kaldırmak isteyeceksiniz.
