Microsoft Office зберігає приховані метадані у ваших документах Office, зокрема, як довго ви працювали з ними, імена всіх, хто працював над документом, коли документ був створений, і навіть попередні версії документа.
Перш ніж публічно публікувати документи Office або надсилати їх комусь, ви, мабуть, захочете перевірити, яку приховану інформацію містить документ, і видалити конфіденційні дані. Ці метадані можуть порушити вашу конфіденційність або потенційно збентежити.
Перегляд і видалення прихованих даних
Увімкнено Офіс 2013 або Office 2010, натисніть меню Файл, клацніть Інформація, і інструмент Перевірка документа буде розташовано в центрі, інформуючи вас про потенційно конфіденційну інформацію, яку містить документ. Ця інформація є більш очевидною, ніж у старих версіях Office, але її все одно легко пропустити, якщо ви не знаєте, що Office додає ці конфіденційні дані до своїх документів.
У Office 2007 натисніть стрічку Office orb на стрічці, наведіть вказівник миші на Підготовка та натисніть Перевірити документ.
Щоб переглянути приховані метадані в документі, натисніть кнопку Перевірити наявність проблем, клацніть Перевірити документ і виберіть типи метаданих, для яких потрібно перевірити документ. Ви можете просто залишити всі вибрані параметри для перевірки документа на всі типи метаданих.
Натисніть Перевірити, і Office перевірить документ на наявність метаданих. Натисніть кнопку Видалити все поруч із типом метаданих, щоб видалити їх.
Зауважте, що ви не зможете відновити більшість цих метаданих після їх видалення. З цієї причини корпорація Майкрософт рекомендує створити нову копію документа (скористатися функцією Зберегти як) перед видаленням метаданих та публікацією документа. Тоді ви отримаєте копію документа з метаданими. Звичайно, якщо ви взагалі не хочете ці метадані, ви можете просто видалити їх, не турбуючись про збереження копії.
Який тип метаданих зберігає Office?
Office зберігає властивості документа, включаючи такі дані, як автор, тему, заголовок, дату створення документа, коли ви востаннє його змінювали та скільки часу ви витратили на роботу над документом . Ці властивості також містять назву будь-якого шаблону, який ви використовували під час створення документа, заголовки електронної пошти та іншу пов’язану інформацію. Це потенційно може бентежити - наприклад, ви можете надіслати звіт про TPS своєму начальнику і сказати, що цілий день працювали над ним поодинці. Але метадані можуть виявити, що ви працювали над звітом TPS лише декілька хвилин, співпрацювали з іншими людьми та що ви використовували шаблон під назвою «Безкорисний шаблон звіту TPS» при його створенні. Гірше того, що тут є й інші наслідки для конфіденційності - можливо, ви захочете опублікувати документ в Інтернеті, не пов’язуючи з ним своє ім’я, але ваше ім’я за замовчуванням відображатиметься у властивостях документа.
Також можуть бути включені колонтитули, колонтитули, водяний знак та текст, відформатовані як прихований текст, але вони не з’являться, якщо виконати побіжну обробку документа. Інструмент повідомляє, чи містить ваш документ цю інформацію.
Якщо ви співпрацювали з іншими людьми під час написання документа, він міститиме ще більше даних. У метаданих відображатимуться імена всіх, хто працював над документом, а також будь-які коментарі, позначки редакції, чорнильні анотації та попередні версії документа. Якщо ви публікуєте документ, над яким працювали, ви, мабуть, захочете видалити всі ці дані, а не ділитися ними.
Як зупинити Office від збереження метаданих
На жаль, вам доведеться скористатися інструментом Інспектор документів, щоб видалити конфіденційні дані з кожного окремого документа, перш ніж публікувати чи ділитися ними з кимось. Немає вбудованого способу видалення цієї інформації з кількох документів одночасно, а також не існує налаштування для всього Office, щоб заборонити Office застосовувати ці дані до документів.
Однак ви можете домогтися автоматичного видалення метаданих Office кожного разу, коли ви зберігаєте файл. Ви повинні застосувати це налаштування до кожного документа, яким ви користуєтесь - це налаштування для конкретного документа, а не загальносистемне налаштування.
Щоб Office не зберігав метадані разом із вашими документами, натисніть меню Файл, клацніть Параметри та виберіть категорію Центр довіри. Натисніть кнопку Налаштування центру довіри та виберіть Параметри конфіденційності. Увімкніть параметр «Видалити особисту інформацію з властивостей файлу при збереженні». Якщо він виглядає сірим, натисніть кнопку «Інспектор документів» нижче, запустіть Інспектор документів і видаліть усі особисті дані документа. Потім ви зможете встановити прапорець.
Пам’ятайте, вам доведеться змінити цей параметр для кожного документа окремо.
Ця інформація може бути корисною, і деякі з них навіть мають вирішальне значення для співпраці або для корпорацій для відстеження того, хто працював над документом. Але коли настане час опублікувати документ, ви, мабуть, захочете видалити ці метадані.
