مائیکروسافٹ آفس آپ کے آفس دستاویزات میں چھپی ہوئی میٹا ڈیٹا کو بچاتا ہے ، اس میں شامل ہے کہ آپ ان پر کتنے عرصے سے کام کر رہے ہیں ، دستاویز پر کام کرنے والے ہر فرد کا نام ، جب دستاویز تیار کیا گیا تھا ، اور یہاں تک کہ دستاویز کے پچھلے ورژن بھی۔
اس سے پہلے کہ آپ دفتر کے دستاویزات کو عوامی طور پر شائع کریں یا کسی کو بھیجیں ، آپ شاید یہ چیک کرنا چاہتے ہیں کہ دستاویز میں کون سی پوشیدہ معلومات ہے اور حساس ڈیٹا کو ہٹا دینا ہے۔ یہ میٹا ڈیٹا آپ کی رازداری کی خلاف ورزی کرسکتا ہے یا ممکنہ طور پر شرمناک ہوسکتا ہے۔
پوشیدہ ڈیٹا دیکھیں اور ہٹائیں
پر آفس 2013 یا آفس 2010 ، فائل مینو پر کلک کریں ، معلومات پر کلک کریں اور معائنہ کریں دستاویز کا ٹول سامنے اور وسط میں ہوگا ، اس دستاویز میں شامل ممکنہ طور پر حساس معلومات کے بارے میں آپ کو آگاہ کرے گا۔ یہ معلومات آفس کے پرانے نسخوں سے کہیں زیادہ واضح ہے ، لیکن اگر آپ کو معلوم نہیں ہے تو آفس آپ کے دستاویزات میں اس حساس ڈیٹا کو شامل کرتا ہے تو یہ یاد کرنا آسان ہے۔
آفس 2007 پر ، ربن پر آفس اورب بٹن پر کلک کریں ، تیار کی طرف اشارہ کریں ، اور دستاویز کا معائنہ کریں پر کلک کریں۔
دستاویز میں چھپے ہوئے میٹا ڈیٹا کو دیکھنے کے لئے ، ایشوز کے لئے چیک کریں کے بٹن پر کلک کریں ، دستاویز کا معائنہ کریں پر کلک کریں ، اور جس قسم کے میٹا ڈیٹا کے لئے آپ دستاویز کو جانچنا چاہتے ہیں اس کا انتخاب کریں۔ آپ صرف تمام اقسام کے میٹا ڈیٹا کے لئے دستاویز کی جانچ پڑتال کے لئے منتخب کردہ تمام اختیارات چھوڑ سکتے ہیں۔
انسپکٹ پر کلک کریں اور آفس میٹا ڈیٹا کیلئے دستاویز کی جانچ کرے گا۔ اسے ہٹانے کے لئے ایک قسم کے میٹا ڈیٹا کے ساتھ موجود تمام کو ہٹانے کے بٹن پر کلک کریں۔
نوٹ کریں کہ آپ اس میں سے بیشتر میٹا ڈیٹا کو حذف کرنے کے بعد اسے بازیافت نہیں کرسکیں گے۔ اس وجہ سے ، مائیکروسافٹ نے میٹا ڈیٹا کو ہٹانے اور دستاویز کو شائع کرنے سے قبل دستاویز کی ایک نئی کاپی (اس کے بطور محفوظ کریں کی خصوصیت استعمال کریں) تیار کرنے کی سفارش کی ہے۔ تب آپ کے پاس اس دستاویز کی ایک کاپی میٹا ڈیٹا کے پاس ہوگی۔ البتہ ، اگر آپ یہ میٹا ڈیٹا بالکل بھی نہیں چاہتے ہیں ، تو آپ کسی کاپی کو محفوظ رکھنے کی فکر کیے بغیر اسے ختم کرسکتے ہیں۔
آفس کس قسم کا میٹا ڈیٹا محفوظ کرتا ہے؟
آفس دستاویز کی خصوصیات کو محفوظ کرتا ہے جیسے تفصیلات میں مصنف ، مضمون ، عنوان ، آپ نے دستاویز بنائے جانے کی تاریخ ، جب آپ نے آخری بار اس میں ترمیم کی تھی ، اور آپ نے کتنی دیر دستاویز پر کام کرنے میں صرف کیا . ان خصوصیات میں دستاویز ، ای میل ہیڈر ، اور دیگر متعلقہ معلومات بناتے وقت آپ کے استعمال کردہ کسی ٹیمپلیٹ کا نام بھی ہوگا۔ یہ ممکنہ طور پر شرمناک ہوسکتا ہے - مثال کے طور پر ، آپ اپنے مالک کو ٹی پی ایس کی ایک رپورٹ بھیج سکتے ہیں اور یہ کہہ سکتے ہیں کہ آپ نے سارا دن صرف اس پر کام کرتے ہوئے گزارا ہے۔ لیکن میٹا ڈیٹا اس بات کا انکشاف کرسکتا ہے کہ آپ نے ٹی پی ایس کی رپورٹ پر صرف چند منٹ کام کیا ، دوسرے لوگوں کے ساتھ تعاون کیا ، اور یہ کہ آپ نے "بیکار ٹی پی ایس رپورٹ ٹیمپلیٹ" کے نام سے ایک ٹیمپلیٹ بناتے وقت استعمال کیا۔ اس سے بھی بدتر بات یہ ہے کہ یہاں پرائیویسی کے دیگر مضمرات ہیں۔ آپ ویب پر اپنے نام کے بغیر کسی دستاویز کو ویب پر شائع کرنا چاہتے ہیں ، لیکن آپ کا نام دستاویز کی خصوصیات میں پہلے سے ظاہر ہوگا۔
ہیڈر ، فوٹر ، واٹر مارک ، اور پوشیدہ متن کی شکل میں بنا ہوا متن بھی شامل ہوسکتا ہے ، لیکن اگر آپ دستاویز کی سرسری اسکیم کرتے ہیں تو ظاہر نہیں ہوگا۔ ٹول آپ کو بتاتا ہے کہ آیا آپ کی دستاویز میں یہ معلومات شامل ہیں۔
اگر آپ نے دستاویز لکھتے وقت دوسرے لوگوں کے ساتھ تعاون کیا تو اس میں اور بھی زیادہ ڈیٹا ہوگا۔ میٹا ڈیٹا ہر اس شخص کے نام دکھائے گا جس نے دستاویز پر کام کیا اور اس کے ساتھ ساتھ کسی بھی تبصرے ، نظرثانی کے نشانات ، سیاہی تشریحات ، اور دستاویز کے پچھلے ورژن بھی دکھائے گیں۔ اگر آپ کسی دستاویز کو شائع کررہے ہیں جس پر آپ نے کام کیا ہے تو ، آپ شاید اس کوائف کو شیئر کرنے کی بجائے اسے ہٹانا چاہیں گے۔
آفس کو میٹا ڈیٹا کی بچت سے کیسے روکا جائے
بدقسمتی سے ، کسی کو شائع کرنے یا کسی کے ساتھ شیئر کرنے سے پہلے آپ کو ہر انفرادی دستاویز سے حساس ڈیٹا کو ہٹانے کے لئے دستاویز انسپکٹر ٹول کا استعمال کرنا ہوگا۔ متعدد دستاویزات سے ایک بار میں اس معلومات کو ہٹانے کا کوئی بلٹ ان طریقہ موجود نہیں ہے ، اور نہ ہی آفس کو دستاویزات پر اس ڈیٹا کو لاگو کرنے سے روکنے کے لئے دفتر بھر میں کوئی ترتیب موجود ہے۔
تاہم ، آپ ہر بار جب فائل کو محفوظ کرتے ہیں تو آفس خود بخود میٹا ڈیٹا کو ہٹا سکتا ہے۔ آپ کو اپنی اس دستاویز کو ہر دستاویز پر لاگو کرنا چاہئے جو آپ استعمال کرتے ہیں۔ یہ ایک دستاویز سے متعلق مخصوص ترتیب ہے ، سسٹم وسیع ترتیب نہیں۔
آفیس کو اپنی دستاویزات کے ساتھ میٹا ڈیٹا کو بچانے سے روکنے کے لئے ، فائل مینو پر کلک کریں ، اختیارات پر کلک کریں ، اور ٹرسٹ سینٹر زمرہ منتخب کریں۔ ٹرسٹ سینٹر کی ترتیبات کے بٹن پر کلک کریں اور رازداری کے اختیارات منتخب کریں۔ "محفوظ کریں پر فائل کی خصوصیات سے ذاتی معلومات کو ہٹائیں" کے اختیار کو فعال کریں۔ اگر یہ رنگین ہو رہا ہے تو ، ذیل میں دستاویز انسپکٹر کے بٹن پر کلک کریں ، دستاویز انسپکٹر چلائیں ، اور دستاویز کی تمام ذاتی معلومات کو ہٹا دیں۔ اس کے بعد آپ کو چیک باکس پر کلک کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔
یاد رکھنا ، آپ کو ہر دستاویز کے ل separately یہ اختیار الگ سے بدلنا ہوگا۔
یہ معلومات کارآمد ثابت ہوسکتی ہیں ، اور اس میں سے کچھ باہمی تعاون کے لئے یا کارپوریشنوں کے لئے یہ بھی ضروری ہے کہ کسی دستاویز پر کس نے کام کیا اس سے باخبر رہیں۔ لیکن جب دستاویز شائع کرنے کا وقت آگیا ہے تو ، آپ شاید یہ میٹا ڈیٹا ہٹانا چاہیں گے۔
