Το Microsoft Office αποθηκεύει κρυμμένα μεταδεδομένα στα έγγραφα του Office, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που εργάζεστε σε αυτά, του ονόματος όλων των ατόμων που εργάστηκαν στο έγγραφο, κατά τη δημιουργία του εγγράφου και ακόμη και προηγούμενων εκδόσεων του εγγράφου.
Προτού δημοσιεύσετε δημόσια έγγραφα του Office ή να τα στείλετε σε κάποιον, ίσως θέλετε να ελέγξετε ποιες κρυφές πληροφορίες περιέχει το έγγραφο και να καταργήσετε τα ευαίσθητα δεδομένα. Αυτά τα μεταδεδομένα ενδέχεται να παραβιάζουν το απόρρητό σας ή να είναι δυνητικά ενοχλητικά.
Προβολή και κατάργηση κρυφών δεδομένων
Επί Γραφείο 2013 ή Office 2010, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες και το εργαλείο επιθεώρησης εγγράφου θα βρίσκεται μπροστά και στο κέντρο, ενημερώνοντάς σας για τις πιθανώς ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχει το έγγραφο. Αυτές οι πληροφορίες είναι πιο προφανείς από ό, τι σε παλαιότερες εκδόσεις του Office, αλλά είναι ακόμα εύκολο να χάσετε εάν δεν γνωρίζετε ότι το Office προσθέτει αυτά τα ευαίσθητα δεδομένα στα έγγραφά σας.
Στο Office 2007, κάντε κλικ στο κουμπί σφαίρα του Office στην κορδέλα, επιλέξτε Προετοιμασία και κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση εγγράφου.
Για να δείτε τα κρυφά μεταδεδομένα στο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος για ζητήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση εγγράφου και επιλέξτε τους τύπους μεταδεδομένων για τα οποία θέλετε να εξετάσετε το έγγραφο. Μπορείτε απλώς να αφήσετε όλες τις επιλογές που έχετε επιλέξει για να εξετάσετε το έγγραφο για όλους τους τύπους μεταδεδομένων.
Κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση και το Office θα εξετάσει το έγγραφο για μεταδεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων δίπλα σε έναν τύπο μεταδεδομένων για να τα καταργήσετε.
Λάβετε υπόψη ότι δεν θα μπορείτε να ανακτήσετε τα περισσότερα από αυτά τα μεταδεδομένα μετά τη διαγραφή τους. Για το λόγο αυτό, η Microsoft συνιστά τη δημιουργία νέου αντιγράφου του εγγράφου (χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αποθήκευση ως) πριν αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα και δημοσιεύσετε το έγγραφο. Στη συνέχεια, θα έχετε ένα αντίγραφο του εγγράφου με τα μεταδεδομένα. Φυσικά, εάν δεν θέλετε καθόλου αυτά τα μεταδεδομένα, μπορείτε απλώς να τα καταργήσετε χωρίς να ανησυχείτε για τη διατήρηση ενός αντιγράφου.
Τι είδους μεταδεδομένα αποθηκεύει το Office;
Το Office αποθηκεύει ιδιότητες εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών όπως ο συγγραφέας, το θέμα, ο τίτλος, η ημερομηνία δημιουργίας ενός εγγράφου, την τελευταία φορά που το τροποποιήσατε και πόσο καιρό ξοδέψατε να εργαστείτε στο έγγραφο . Αυτές οι ιδιότητες θα περιέχουν επίσης το όνομα οποιουδήποτε προτύπου που χρησιμοποιήσατε κατά τη δημιουργία του εγγράφου, των κεφαλίδων email και άλλων σχετικών πληροφοριών. Αυτό μπορεί δυνητικά να είναι ενοχλητικό - για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε μια αναφορά TPS στο αφεντικό σας και να πείτε ότι περάσατε όλη μέρα δουλεύοντας μόνοι της. Ωστόσο, τα μεταδεδομένα θα μπορούσαν να αποκαλύψουν ότι δουλεύατε μόνο στην αναφορά TPS για λίγα λεπτά, συνεργαστήκατε με άλλα άτομα και ότι χρησιμοποιήσατε ένα πρότυπο με το όνομα "Άχρηστο πρότυπο αναφοράς TPS" κατά τη δημιουργία του. Ακόμα χειρότερα, υπάρχουν και άλλες επιπτώσεις απορρήτου εδώ - ίσως θελήσετε να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο στον ιστό χωρίς το όνομά σας να σχετίζεται με αυτό, αλλά το όνομά σας θα εμφανίζεται από προεπιλογή στις ιδιότητες του εγγράφου.
Θα μπορούσαν επίσης να συμπεριληφθούν κεφαλίδες, υποσέλιδα, υδατογράφημα και κείμενο που έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφό κείμενο, αλλά δεν θα εμφανιστούν εάν κάνετε μια σύντομη παράλειψη του εγγράφου. Το εργαλείο σάς ενημερώνει εάν το έγγραφό σας περιέχει αυτές τις πληροφορίες.
Εάν συνεργαστήκατε με άλλα άτομα κατά τη σύνταξη του εγγράφου, θα περιέχει ακόμη περισσότερα δεδομένα. Τα μεταδεδομένα θα εμφανίζουν τα ονόματα όλων όσων εργάστηκαν στο έγγραφο, καθώς και τυχόν σχόλια, σήματα αναθεώρησης, σχολιασμούς μελανιού και προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου. Εάν δημοσιεύετε ένα έγγραφο στο οποίο επεξεργαστήκατε, ίσως θέλετε να καταργήσετε όλα αυτά τα δεδομένα αντί να τα μοιραστείτε.
Πώς να σταματήσετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων
Δυστυχώς, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Επιθεώρησης εγγράφων για να καταργήσετε ευαίσθητα δεδομένα από κάθε μεμονωμένο έγγραφο προτού το δημοσιεύσετε ή το μοιραστείτε με κάποιον. Δεν υπάρχει ενσωματωμένος τρόπος για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, ούτε υπάρχει μια ρύθμιση σε ολόκληρο το Office για να αποτρέψετε το Office από την εφαρμογή αυτών των δεδομένων σε έγγραφα.
Ωστόσο, μπορείτε να έχετε το Office να καταργεί αυτόματα τα μεταδεδομένα κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο. Πρέπει να εφαρμόσετε αυτήν τη ρύθμιση σε κάθε έγγραφο που χρησιμοποιείτε - είναι μια ρύθμιση για συγκεκριμένα έγγραφα και όχι μια ρύθμιση για ολόκληρο το σύστημα.
Για να αποτρέψετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων μαζί με τα έγγραφά σας, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές και επιλέξτε την κατηγορία Κέντρο αξιοπιστίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις του Κέντρου αξιοπιστίας και επιλέξτε Επιλογές απορρήτου. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση". Εάν εμφανίζεται γκρι, κάντε κλικ στο κουμπί Επιθεώρηση εγγράφων παρακάτω, εκτελέστε το Επιθεωρητής εγγράφων και καταργήστε όλα τα προσωπικά στοιχεία του εγγράφου. Στη συνέχεια, θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.
Θυμηθείτε, θα πρέπει να αλλάξετε αυτήν την επιλογή για κάθε έγγραφο ξεχωριστά.
Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι χρήσιμες και μερικές από αυτές είναι ακόμη ζωτικής σημασίας για τη συνεργασία ή για τις εταιρείες να παρακολουθούν ποιος δούλευε σε ένα έγγραφο. Αλλά όταν είναι ώρα να δημοσιεύσετε το έγγραφο, πιθανότατα θα θέλετε να καταργήσετε αυτά τα μεταδεδομένα.
