คุณอาจคุ้นเคยกับการสะกดคำและตัวตรวจสอบไวยากรณ์ของ Microsoft Word แล้วการตั้งค่าการสะกดคำที่ไม่ถูกต้องและ (บางครั้ง) ไวยากรณ์ที่ไม่ดี หากคุณกำลังตรวจสอบเอกสารที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเหล่านี้เพื่อเพิ่มความเร็วกระบวนการ
ตัวตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์สามารถทำได้และไม่สามารถทำได้
ตัวสะกดคำและไวยากรณ์ของคำคือ เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น . เมื่อคำที่สะกดผิดคำพูดกับเส้นโค้งสีแดงเป็นลอน เมื่อมีไวยากรณ์หรือการฟอร์แมตที่ไม่ถูกต้องคำศัพท์ด้วยขีดเส้นใต้สีน้ำเงินสองอัน
ในตัวอย่างข้างต้น WORD ตรวจพบสองช่องว่างระหว่าง "John" และ "ate" ดังนั้นจึงตั้งค่าสถานะเป็นปัญหาไวยากรณ์ นอกจากนี้ยังตรวจพบ "การกิน" ถูกสะกดผิดเป็น "aten" ดังนั้นจึงตั้งค่าสถานะว่าเป็นข้อผิดพลาดการสะกดคำ
นี่คือพื้นฐานที่ Word ตรวจสอบตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตามคุณสามารถทำ การสะกดคำและตัวตรวจสอบไวยากรณ์ของ Word ทำงานหนักขึ้น โดยการเปิดใช้งานคุณสมบัติเพิ่มเติมบางอย่างในเมนูการตั้งค่า (File & GT; ตัวเลือก & GT; การพิสูจน์อักษร & GT; การตั้งค่า) ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตรวจสอบคำศัพท์สำหรับเสียงแบบพาสซีฟ, การแยก infinitives, การแสดงออกที่ฟุ่มเฟือยและอื่น ๆ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการปรับปรุงตัวตรวจสอบไวยากรณ์ของ Microsoft Word
คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ เช่น ยกเว้นคำเฉพาะจากตัวตรวจสอบ , ตรวจสอบภาษารวม , ไม่สนใจ URL และอีกมากมาย
ดังนั้นอะไร ลาด ตัวสะกดคำและไวยากรณ์ของ Word ทำอย่างไร ครอบคลุมตามที่อาจดูเหมือนว่ามักจะล้มเหลวเมื่อพูดถึงการสังเกตการใช้คำที่ไม่ถูกต้องของคำที่สะกดอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "The Bare กินปลา"
ในกรณีนี้ Word ล้มเหลวในการจับการใช้งานที่ไม่ถูกต้องของ "Bare." ที่กล่าวว่าคุณสามารถนับคำเพื่อตรวจสอบปัญหาจำนวนมากในเอกสาร แต่คุณไม่สามารถพึ่งพาได้ 100% เป็นเรื่องของการปฏิบัติที่ดีให้ตรวจสอบเอกสารของคุณอีกครั้งก่อนที่จะส่งออก
การใช้แป้นพิมพ์การสะกดและแป้นพิมพ์ตัวตรวจสอบไวยากรณ์
ใน Word คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Alt + F7 เพื่อข้ามไปที่ข้อผิดพลาดแรกที่อยู่เบื้องหลังที่เคอร์เซอร์อยู่ในเอกสารในปัจจุบัน ดังนั้นหากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยข้อผิดพลาดแรกคุณจะต้องวางเคอร์เซอร์ของคุณที่จุดเริ่มต้นของเอกสารหรือด้านหน้าของข้อผิดพลาดแรก
เมื่อคุณกด ALT + F7 คำไฮไลต์ข้อผิดพลาดการสะกดคำหรือไวยากรณ์และให้ตัวเลือกแก่คุณในการแก้ไขหรือเพิกเฉยต่อปัญหา กดปุ่มลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อไฮไลต์ตัวเลือกที่ต้องการแล้วกด ENTER เพื่อเลือก
โปรดทราบว่าคุณสามารถเน้นการสะกดคำและคำแนะนำไวยากรณ์ด้วยปุ่มลูกศรของคุณ หากคุณต้องการเพิกเฉยต่อคำแนะนำคุณต้องคลิกตัวเลือกนั้นด้วยเมาส์ของคุณ
ข้อผิดพลาดการสะกดคำทั่วไปมีการแก้ไขที่แนะนำมากขึ้นให้เลือก
นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิกเฉยต่อข้อผิดพลาดการสะกดคำเช่นเดียวกับที่คุณต้องการด้วยข้อผิดพลาดไวยากรณ์ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือด้วยการสะกดคำคุณสามารถเลือกที่จะ (1) ไม่สนใจทุกอินสแตนซ์ของข้อผิดพลาดเดียวกันหรือ (2) เพียงข้อผิดพลาดเฉพาะ (แม้ว่าจะมีที่อื่นในเอกสาร)
นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มคำนั้นลงในพจนานุกรม เมื่อคุณทำเช่นนี้ Word จะไม่ตั้งค่าสถานะคำว่าเป็นข้อผิดพลาดอีกต่อไป สิ่งนี้มีประโยชน์หากคำเกิดขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของคู่มือสไตล์ในบ้านหรือสิ่งที่คล้ายกัน
คลิกจุดสามจุดทางด้านขวาของ "ละเว้นทั้งหมด" จากนั้นคลิก "เพิ่มไปยังพจนานุกรม" จากเมนูแบบเลื่อนลง
เมื่อคุณพร้อมที่จะไปยังข้อผิดพลาดต่อไปเพียงกด ALT + F7 อีกครั้ง ทำสิ่งนี้ต่อไปจนกว่าจะมีการตรวจสอบปัญหาทั้งหมดภายในเอกสาร
ไวยากรณ์ของ Word และตัวตรวจสอบการสะกดนั้นมีประโยชน์มากสำหรับการตรวจสอบเนื้อหาภายในเอกสาร แต่อาจทำให้เสียสมาธิเมื่อมันขว้างข้อผิดพลาดในขณะที่คุณเขียน ถ้ามันเสียสมาธิเกินไปสำหรับคุณคุณสามารถ ปิดมันตามที่คุณพิมพ์ .
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีปิดการตรวจสอบการสะกดตามที่คุณพิมพ์ใน Microsoft Office
