การป้อนข้อมูลด้วยตนเองสามารถใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด แต่ถ้าคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลใน Microsoft Excel คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการและลดความเสี่ยงของความผิดพลาดเช่น ข้อมูลที่ขาดหายไป .
เพิ่มตัวเลือกฟอร์ม
ในการใช้ตัวเลือกแบบฟอร์มใน Excel คุณจะต้องเพิ่มเป็นแถบเครื่องมือ Access Quick Access หรือ Ribbon ที่ง่ายที่สุดของทั้งสองคือ แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน . หากคุณตัดสินใจที่จะเพิ่มลงในริบบิ้นของคุณแทนคุณจะต้อง สร้างแท็บพิเศษ สำหรับมันซึ่งอาจไม่เหมาะ
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการสร้างแท็บที่กำหนดเองบน Microsoft Office Ribbon
ในการเพิ่มปุ่มฟอร์มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนของคุณให้คลิกลูกศรในแถบเครื่องมือเพื่อเปิดเมนูแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนที่กำหนดเอง เลือก "คำสั่งเพิ่มเติม"
ยืนยันว่ามีการเลือกแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วนทางด้านซ้าย ในกล่องดรอปดาวน์ "เลือกจาก" ทางด้านซ้ายให้เลือก "คำสั่งทั้งหมด"
ในกล่องแบบเลื่อนลง "ปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วน" ทางด้านขวาให้เลือกว่าคุณต้องการเพิ่มปุ่มฟอร์มลงในเอกสารทั้งหมดหรือปัจจุบันของคุณ
เลื่อนดูรายการคำสั่งทั้งหมดและเลือก "แบบฟอร์ม" คลิกปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อเพิ่มลงในแถบเครื่องมือ
คลิก "ตกลง" เพื่อปิดการตั้งค่าและกลับสู่สเปรดชีตของคุณ คุณควรเห็นปุ่มแบบฟอร์มในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน
แปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง
ในการใช้แบบฟอร์มคุณจะต้องใช้ป้ายกำกับสำหรับแต่ละฟิลด์ สิ่งเหล่านี้มาในรูปแบบของตารางส่วนหัวของตาราง หากข้อมูลอยู่แล้ว ฟอร์แมตเป็นตาราง คุณหนึ่งก้าวไปข้างหน้าและสามารถดำเนินการต่อเพื่อใช้แบบฟอร์ม ถ้าไม่คุณสามารถแปลงได้อย่างง่ายดาย
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการสร้างและใช้ตารางใน Microsoft Excel
เลือกเซลล์ที่มีข้อมูล ไปที่แท็บหน้าแรกและส่วนรูปแบบของริบบิ้น คลิก "รูปแบบเป็นตาราง" และเลือกสไตล์ตาราง
ในหน้าต่าง Create Table Pop-up ยืนยันช่วงเซลล์และตรวจสอบกล่อง "ตารางของฉันมีส่วนหัว" คลิก "ตกลง"
จากนั้นคุณจะเห็นข้อมูลของคุณฟอร์แมตเป็นตารางที่ดีและเรียบร้อย
ใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูล
ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือเริ่มป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มของคุณ! เลือกเซลล์ใด ๆ ภายในตารางและคลิกปุ่มแบบฟอร์มคุณ เพิ่มไปยังแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน .
คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปพร้อมส่วนหัวของตารางของคุณเป็นฉลากฟิลด์ กรอกข้อมูลในแต่ละฟิลด์
คุณสามารถย้ายระหว่างฟิลด์และไปยังระเบียนถัดไปได้อย่างรวดเร็ว หลังจากที่คุณกรอกข้อมูลฟิลด์ให้กดปุ่ม TAB ของคุณเพื่อย้ายไปที่ถัดไป เมื่อคุณเสร็จสิ้นทุกฟิลด์สำหรับบันทึกให้กด Enter จากนั้นกรอกบันทึกถัดไป ในขณะที่คุณป้อนข้อมูลคุณจะเห็นตารางของคุณกรอกข้อมูล
การใช้งานยังสามารถใช้ปุ่มในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลเพื่อเพิ่มรีวิวหรือลบบันทึก
- ในการสร้างระเบียนอื่นให้คลิก "ใหม่"
- หากต้องการเลื่อนผ่านบันทึกให้คลิก "ค้นหาก่อนหน้า" หรือ "ค้นหาต่อไป" นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้แถบเลื่อนในพื้นที่ฟิลด์ข้อมูล
- หากต้องการดูจำนวนระเบียนให้ดูเหนือปุ่มใหม่
- ในการลบบันทึกตรวจสอบให้แน่ใจว่าแสดงในแบบฟอร์มแล้วคลิก "ลบ" จากนั้นยืนยันโดยคลิก "ตกลง"
เมื่อคุณเสร็จสิ้นด้วยแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลให้คลิก "ปิด" คุณสามารถเปิดอีกครั้งได้ตลอดเวลาด้วยการเลือกเซลล์ตารางและคลิกปุ่มฟอร์มในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน
แก้ไขแบบฟอร์มของคุณ
หากคุณต้องการแก้ไขฉลากหรือจัดเรียงฟิลด์ใหม่ในแบบฟอร์มคุณจะทำเช่นนั้นในแผ่นงาน Excel ของคุณ ปิดแบบฟอร์มทำการเปลี่ยนแปลงในตารางของคุณจากนั้นเปิดฟอร์มอีกครั้ง คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณใช้กับแบบฟอร์ม
สำหรับวิธีที่รวดเร็วในการป้อนข้อมูลจำนวนมากลงในสเปรดชีตโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมาจากแหล่งภายนอกลองสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลของคุณเองใน Excel
หากคุณใช้ Excel บน Mac คุณอาจจะสนใจ เพิ่มข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยการสแกนเอกสารที่พิมพ์ .
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการแทรกข้อมูลจากรูปภาพใน Microsoft Excel สำหรับ Mac
